¿Tienes que comunicar información a todo tu equipo, resolver un problema, implementar un proyecto o seguir su avance de manera precisa y eficiente, innovar encontrando EL producto / servicio disruptivo que permitirá que tu servicio o tu empresa se destaque?
No puedes ignorar un mínimo de intercambios entre los distintos protagonistas dentro de tu propio proyecto o que giran en torno a él: miembros de tu equipo, expertos, proveedores, inversores, etc. Sin la comunicación de diversos y variados elementos, su proyecto no verá la luz del día.
Por lo tanto, tendrá que organizar y realizar una, o incluso varias, reuniones adecuadas y eficaces si desea llevar a cabo su misión y alcanzar sus objetivos.
¿Por qué organizar reuniones corporativas?
Si la palabra "reencuentro" - a veces aguda - no se le escapa a nadie y le haría estremecer, lo cierto es que las reuniones entre colegas, miembros del mismo equipo, expertos, varios socios, etc. son esenciales para el buen funcionamiento y el éxito de cualquier acción.
De hecho, sin un mínimo de coordinación y discusión, muchos proyectos simplemente nunca llegarían a buen término.
Los encuentros tienen, pues, su razón de ser. Son, cuando se preparan bien de antemano y se llevan a cabo con destreza, muchas palancas de rendimiento, tanto individuales como colectivas.
Antes de planificar una reunión, es fundamental considerar si la reunión es de utilidad real.
Los diferentes formatos de reuniones
Hay tantos tipos de reuniones como razones existen para organizarlas. Durante estos encuentros, la información puede circular de forma horizontal, transversal, descendente o ascendente, siempre según el objetivo definido por el organizador.
Reuniones informativas
Este es probablemente el tipo de citas más común, pero también el que se lleva a cabo menos. Durante estas reuniones, el facilitador da información de una manera relativamente estructurada a los participantes que tienen una postura "pasiva". La información circula aquí de arriba hacia abajo.
Objetivo
Transmitir un mensaje - más o menos detallado - a todos los interesados - y en teoría presentes en dicha reunión.
Algunos ejemplos situacionales
- nombramiento de un nuevo gerente,
- llegada de un nuevo empleado a un equipo,
- conferencia,
- reorganización de un departamento,
- recordatorio de instrucciones de seguridad,
- compra por parte de otra entidad,
- capacitación,
- el establecimiento de metas,
- reunión de trabajo
- etc.
Formato de animación
La animación es directiva : un presentador, una audiencia.
Algunos enfoques de la animación
Presentación clásica de PowerPoint; para mayor eficiencia y cuando el tiempo es limitado: Pitch, Pechakucha, breve reunión
Revisar reuniones
Muy formales, estas reuniones son más formales, pero esenciales para el éxito de cualquier proyecto. Ellas reunir a todas las personas involucradas en un proyecto en particular : patrocinador, director de proyecto, equipo, socios, patrocinador, etc.
Razón de la reunión
Reunir a todos los actores de un proyecto para validar los diferentes entregables para hacer un balance de manera muy formal en un proyecto con todos los actores involucrados. . De hecho, durante estas reuniones, los participantes siguen las diferentes etapas del proyecto, validan su avance, corrigen la trayectoria haciendo los cambios necesarios si es necesario, etc.
Algunos contextos
- revisión del proyecto ,
- revisión de fabricación,
- Comité Directivo,
- revisión de sprint,
- etc.
¿Cómo animar?
los El protocolo de estas revisiones tiene un formato relativamente . Aquí es fundamental seguirlo para asegurar el éxito del proyecto.
Los métodos preferidos : Diagrama de Gantt, diagrama de Pareto, RACI
Reuniones de intercambio
Los protagonistas discuten un tema en particular. . Al igual que el debate, cada participante puede opinar, hacer preguntas, proponer nuevas vías de trabajo, etc. La postura de cada uno de los protagonistas es, por tanto, "participativa". El facilitador, por su parte, tendrá un papel más de "facilitador".
Objetivo del intercambio
Realizar colectivamente trabajos sobre un tema en particular. para moverse más rápido y de manera más eficiente.
Ejemplos de intercambios
- ambiente de servicio,
- progreso de cada uno en su parte de un proyecto,
- innovación,
- etc.
Tipo de entretenimiento a preferir
Reunión de pie, reunión inicial para el lanzamiento de un proyecto, taller, sesión informativa del equipo (por ejemplo, para hacer un balance de la semana)
Algunas herramientas útiles : planificación inversa, SCAMPER, lluvia de ideas o su contrario, lluvia de ideas inversa …
Reuniones de resolución de problemas
Los participantes se reúnen en el marco de una disfunción, un problema particular, un incidente no especificado sacado a la luz y que impide la buena marcha del proyecto con el fin de evolucionar positivamente la situación.
Objetivo
Desbloquear una situación, resolver un problema, encontrar una solución a una dificultad encontrada, gestionar un conflicto, etc.
Formato de animación encontrado
La postura del facilitador es aquí semi-directiva. .
Algunas metodologías a aplicar : Lluvia de ideas o su opuesto, lluvia de ideas inversa, método 5 por qué, diagrama de Ishikawa, análisis de brechas, CATWOE, 6 sombreros de reflexión, QQOQCP, reunión silenciosa, etc.
Reuniones de toma de decisiones
Como sugiere su nombre, lo que está en juego en estas reuniones es muy claro aquí y muy a menudo estratégicamente esencial: se trata de tomar una decisión sobre una situación determinada. Así, los participantes piensan juntos sobre la mejor opción posible.
Objetivo
Tomar una decisión para desbloquear la situación, sea la que sea, y reiniciar el proyecto en la dirección correcta o darle una nueva orientación más favorable.
Ejemplos de situaciones
- elección (proveedor, tecnología, etc.),
- reclutamiento: selección del candidato seleccionado,
- orientación estratégica,
- etc.
Diferentes practicas : CATWOE, matriz de decisión, árbol de decisión, Pareto
