No improvisas una organización estúpida de la noche a la mañana … Sin embargo, cuando sabes que un mínimo de organización puede aportar muchos beneficios para ti, tus colaboradores y compañeros o para tu empresa, ¡el juego merece la pena!
Sabiendo que el tiempo es un recurso escaso, conviene interesarse de cerca por las herramientas que mejor puedan rentabilizar la elección de las tareas y acciones prioritarias. Se han probado algunos métodos que le permitirán ahorrar un tiempo precioso y, por lo tanto, serán más eficientes y productivos. Los encontrará en este archivo, así como en nuestro tema de "gestión del tiempo".
¿Qué es la organización personal?
Esto es lo que te permitirá ahorrar tiempo y ser más eficiente en tu vida diaria, tanto personal como profesional. Esto va desde ordenar su escritorio hasta la organización relevante de su espacio de trabajo en su conjunto, administrar sus correos electrónicos, citas, reuniones, diversas notificaciones, etc. gracias en particular a los métodos y / o nuevas tecnologías.
En la oficina, actuar en su organización utilizando métodos, técnicas o prácticas probados y efectivos, concierne, entre otras, a las siguientes áreas:
- procesamiento de correos electrónicos y llamadas telefónicas,
- manejo de distracciones (notificaciones de calendario, teléfono inteligente, correos electrónicos, etc.) y varias interrupciones (colegas, ruidos improvisados, etc.),
- ergonomía del espacio de trabajo ,
- clasificación documentos virtuales o físicos,
- organización del trabajo al hacer teletrabajo ,
- Tomar nota eficaz,
- gestión del tiempo : lectura rápida, priorización, negociación de plazos, aprender a dejar de procrastinar, etc.
Las virtudes de una organización destacada
La búsqueda de la productividad personal debe ser una motivación para todos: gerente, gerente … Sin esto, es difícil dedicar toda tu energía a producir trabajo de valor agregado.
Puede parecer obvio. Sin embargo, muchos son aquellos que se encuentran abrumados, incluso totalmente abrumados, por la simple falta de organización.
Así, la aplicación de métodos y consejos fáciles de configurar con un mínimo de buena voluntad y perseverancia induce a muchas ventajas. A continuación, presentamos algunos:
- evitar perder el tiempo ,
- ganancia en productividad y eficiencia ,
- deja de esparcirse ,
- reduce el estres ,
- ganar serenidad ,
- estar más disponible y atento a sus empleados ,
¿Cómo organizarme mejor?
Para estructurar mejor su trabajo y sus diferentes tareas, primero necesita mostrar voluntad y tenacidad . Algunas herramientas y métodos de configuración efectivos y relativamente simples pueden ayudarlo en este proceso. Algunos tienen objetivos muy específicos, otros se pueden utilizar en diferentes niveles y para diferentes propósitos.
No todo el mundo trabaja igual, ni tiene las mismas necesidades, horarios, tareas, responsabilidades, etc. no dude en elige las soluciones que más te convengan la mayoría, teniendo en cuenta que se necesita un mínimo de tiempo antes de ver los primeros beneficios.
Una mejor organización no significa pensar y estructurar sus días al minuto, ni querer a toda costa usar el último método de moda cuando simplemente no está en sintonía con sus necesidades. Sencillez y sentido común ¡así permanezca - como a menudo - en orden!
Haga que su espacio de trabajo sea ergonómico
Un espacio agradable propicio para la concentración y el trabajo es un elemento esencial para la buena eficiencia y la máxima motivación. Si bien algunos tienen la capacidad de trabajar en cualquier lugar, independientemente del ruido o del entorno circundante, una gran mayoría necesita un lugar dedicado para trabajar y un mínimo de orden.
Adaptar tu espacio de trabajo a tu actividad es, por tanto, el primer reflejo a tener : diseño, equipamiento, altura de la mesa / silla, teclado, pantalla, entorno silencioso, etc. son todos elementos a considerar.
Teletrabajo
La organización del trabajo está en constante evolución y el trabajo a distancia se ha democratizado ampliamente. Si este nuevo modo de organización no es posible en todos los campos profesionales, tiene muchas ventajas cuando se puede implementar, tanto para el empleado como para el empleador; ganancia de productividad, reducción o incluso desaparición del absentismo, aumento de la motivación, etc.
En el marco del teletrabajo deben ponerse en marcha determinados elementos:
- provisión de todo el equipo necesario el teletrabajador para la correcta ejecución desde su casa / un espacio de coworking / una oficina remota de las misiones encomendadas,
- adecuada organización del trabajo (carpetas compartidas, intranet, conferencias de video / audio, etc.),
- comunicación fluida entre el gerente y su colaborador trabajando de forma remota,
- para el teletrabajador: delimitación vida privada / vida profesional en su caso, rigor y organización impecable.
¿Cómo gestionar un equipo de teletrabajadores?
Ambiente de trabajo
Limpiar, ordenar, limpiar, mantener el orden y ser riguroso … Aquí están los 5 principios de una práctica directamente de Japón: el llamado método 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke … 5 verbos japoneses para expresar las 5 acciones clave del proceso). Un enfoque simple y eficaz para un marco y un clima propicio para el trabajo.
¡Mejore su entorno de trabajo con el método 5S!
Organiza tu trabajo
Enumere las tareas a realizar
El objetivo aquí es hacer un inventario de las diversas tareas que necesita realizar sin caer en la trampa de la lista ampliada sobre detallada que sería totalmente contraproducente. Luego defina, para cada uno de los elementos enumerados, un orden de prioridad con el fin de establecer una lista que vaya desde la tarea más importante / urgente hasta la más insignificante.
Cómo establecer una lista de tareas: el método paso a paso.
Para priorizar
Saber priorizar los niveles de importancia y urgencia de cada una de tus tareas es fundamental para actuar de forma adecuada y eficaz. Muchas herramientas están a su disposición aquí, que incluyen:
- Matriz de Eisenhower: 2 líneas de pensamiento - importancia y urgencia - para clasificar sus tareas en 4 categorías distintas (importante Y urgente; importante, pero no urgente; no importante sino urgente; no importante y no urgente).
- Método MoSCoW: una metodología destinada a facilitar la toma de decisiones ayudando a priorizar. El acrónimo resume el proceso: M de Debe tener esto - S para Debería tener esto si es posible - Es para Podría tener esto si no afecta a nada más - W para No tendré este tiempo pero me gustaría en el futuro - las 2 "o" sólo sirven para dar un "sentido" a la palabra así constituida para facilitar su memorización.
- Enfoque GTD (Getting Things Done): 5 pasos clave para organizarse eficazmente: recopilar, procesar, organizar, revisar y actuar.
- el método CIRCEPT - CIRulaire conCEPT: concepto propuesto por Michel Fustier, sociólogo, cuyo propósito es estructurar el resultado del trabajo creativo mediante la construcción de una cuadrícula de lectura circular, una especie de rueda de estrellas.
Consulte también nuestras secciones Organización de un taller y Realización de una reunión para limitar las condiciones de la reunión y organizar sesiones eficientes y productivas.
Optimiza tu eficiencia personal
Tomando notas en una reunión
Aquí hay un ejercicio mucho más difícil de lo que parece … Si ciertas herramientas permiten facilitar la tarea, para que sea eficaz, debe respetar algunas reglas básicas, de las cuales:
- referencia su documento (fecha de la reunión, participantes, temas discutidos, objetivo, etc.),
- usar oraciones cortas o algunos palabras clave ,
- estructura el documento de forma relevante: 1 párrafo por tema, viñetas, palabras en mayúsculas, etc. ,
- escribe tus preguntas , comentarios para no olvidarlos,
- releer caliente para aclarar o reescribir ciertos puntos mientras está en el tema.
Vea nuestra sección dedicada a la toma de notas.
Gestión de correo electrónico
Disciplínese para revisar su bandeja de entrada con regularidad y procesar todos los correos electrónicos recibidos: eliminar mensajes innecesarios o spam, procesar otros: responder si es urgente y requiere poco tiempo, transferir si es necesario, archivar en directorios que habrá creado para este propósito si no puede procesar el correo electrónico en el momento - urgente / en curso / para ser procesado más tarde, por ejemplo.
¿Cómo administrar sus correos electrónicos de manera eficiente?
Clasifica tus documentos
De la misma forma que clasificas los correos entrantes, clasificas tus documentos de forma relevante y encuéntralos rápidamente (por proyecto, tema, fecha límite … depende de ti encontrar lo que más te habla). Esta clasificación puede ser física: carpetas, carpetas de cartón, etc. - o computadora - los archivos serán virtuales.
Clasifique documentos fácilmente de manera relevante y eficiente.
Para perder el menor tiempo posible y ganar eficiencia y productividad, es importante saber cómo concentrarse en lo que está haciendo. Para ello, puedes confiar en la técnica Pomodoro, una interesante herramienta para concentrarte en tus tareas.
