Clasifique y ordene, para que pueda orientarse en sus documentos
Más allá de la cuestión legal, la clasificación de tus trabajos está dirigida a una cuestión práctica: por un lado debes optimizar el espacio, por otro, poder encontrar cualquier documento útil de forma fácil y rápida.
De la edición a la eliminación del documento
- Editar / recibir: Si está esperando un comprobante (contrato firmado devuelto, por ejemplo), asegúrese de haberlo recibido. De no ser así, vuelva a llamar a su interlocutor.
- Clasificar: una vez que el documento esté en la mano, determine su destino. Algunos papeles se pueden desechar de inmediato, conserve solo lo que necesita para evitar abarrotarse.
- Clasificar: la clasificación debe seguir una organización rigurosa. Identifique la naturaleza del documento para saber dónde guardarlo, luego colóquelo inmediatamente en el lugar correcto.
- Archivo: preste atención al período de retención legal … El almacenamiento de documentos "sensibles" también debe ser seguro. Una vez transcurrido el período de conservación, puede deshacerse del documento.
¿Archivo físico o digital?
Los documentos digitalizados ahora tienen el mismo valor probatorio que los papeles. Por tanto, su elección a la hora de organizar la clasificación de sus documentos es muy personal … Algunos consejos que le ayudarán a arbitrar:
- En caso de gran volumen, el archivo digital es una buena opción para ahorrar espacio.
- El papel ofrece una mayor comodidad de lectura, especialmente para documentos de varias páginas (informe anual, por ejemplo): un argumento a favor de la clasificación física.
- La desmaterialización de sus documentos administrativos recibidos en formato papel puede resultar restrictiva. A menos que confíe la tarea de digitalización a un proveedor de servicios, pero a costa de pagar el costo …
Buenas herramientas y un buen método para archivar en papel.
Para almacenar sus documentos en formato papel, sea metódico en su organización:
- Clasifique sus trabajos por tipo: sus preocupaciones administrativas se refieren a diferentes interlocutores. Clientes, proveedores, banco, personal, administración tributaria: se puede crear una carpeta por tipo de interlocutor.
- Elija un orden de clasificación: puede clasificar sus documentos en orden cronológico (recomendado para sus documentos contables y fiscales) o alfabéticamente (útil para encontrar documentos relacionados con un cliente o un proveedor).
Obtenga los accesorios de almacenamiento que mejor se adapten a su uso. Cestas, clasificadores, archivadores colgantes, bolsillos y carpetas … ¡encontrarás una amplia variedad de herramientas para una organización infalible!
Soluciones de archivo digital
Puede escanear y archivar fácilmente sus documentos administrativos usted mismo, utilizando potentes herramientas tecnológicas. En ausencia de tiempo o habilidades de TI, ¡subcontrate la tarea! Tenga cuidado de presupuestar el costo del servicio: el costo de una caja fuerte electrónica aumenta con el volumen de documentos a archivar …
2 reglas de oro a la hora de guardar tus papeles:
- ¡No pospongas las cosas! Archiva el documento tan pronto como lo edites o lo recibas para no sentirte abrumado.
- Asegure sus datos. Si opta por un archivo digital, asegúrese de tener un sistema de seguridad confiable en su lugar. En caso de archivo físico, restrinja el acceso para evitar el robo o destrucción de documentos estratégicos.
La buena gestión de su gestión administrativa, un tema legal
La administración es una tarea inevitable, sea cual sea la actividad del emprendedor. Establecer presupuestos, presentar declaraciones de IVA, completar declaraciones de impuestos … Los papeles se amontonan y es tentador deshacerse de ellos. Atención ! La ley le exige que conserve determinados documentos durante un período mínimo de tiempo. En el caso de un control administrativo o una disputa con un tercero, por lo tanto, tiene los documentos de respaldo y las pruebas necesarios.
Los plazos legales de conservación a respetar:
- Mantenga todos sus registros contables durante al menos 10 años. Se trata de empresas comerciales sujetas a la obligación de mantener cuentas en cumplimiento, pero también de microempresas para sus órdenes de compra, facturas, etc.
- Los documentos fiscales deben conservarse durante un mínimo de 6 años. Recuerde archivar sus documentos de respaldo al realizar sus declaraciones (IS o IR, VAT, CFE, etc.).
- ¿Eres gerente de una empresa comercial? Debe mantener su GA PV durante al menos 5 años. ¿Emplea a personas? Conserve recibos de pago duplicados durante al menos 5 años. Asimismo, todos sus contratos deben estar archivados durante 5 años a partir de su celebración.
Nota: los tiempos indicados son los tiempos mínimos impuestos por ley. Puede exceder estos períodos de retención, pero dentro de los límites de las regulaciones de GDPR. Si su procesamiento incluye datos personales, asegúrese de limitar el tiempo de almacenamiento.
