¿Qué es la EDT?
El PMI (Project Management Institute, editor de la guía PMBOK), inspirado en las prácticas de la NASA, recomienda dividir los proyectos en subconjuntos ordenados.
Este desglose da como resultado subproyectos (o tareas, misiones, fases, componentes, paquetes de trabajo, etc.), organizados en forma de árbol y que representan los entregables o tareas a realizar. Varias visiones chocan en este último punto. Para algunos, una WBS solo debe contener entregables.
El paquete de trabajo representa el nivel más bajo
En francés, se trata de estructura de desglose del proyecto (SDP ), Organigrama de tareas (OT) o organigrama técnico del proyecto (OTP)
La principal ventaja de WBS es simplificar los proyectos reduciéndolos a partes más fáciles de entender por el equipo y otras partes interesadas. Facilita la organización al permitir la asignación de un presupuesto, roles y responsabilidades para cada rama.
Nota: este método de trabajo puede ser abordado por productos con la Estructura de Desglose del Producto (PBS) o incluso el Organigrama Técnico del Producto (OTP).
Ver también el Métodos ágiles de gestión de proyectos que impulsan aún más el concepto de división y gestión autónoma de la actividad
¿Qué es el diccionario WBS?
Es un documento que describe el contenido de cada paquete de trabajo: entregables, responsable, costos, elementos de planificación, tareas principales, etc.
Los beneficios del desglose jerárquico
Veamos con más detalle las ventajas de esta estructuración:
- mejor planificación: la descomposición facilita la estimación de las duraciones a otorgar a cada operación. También da una visión global del trabajo a realizar a través de una representación visual.
- control de seguimiento - el desglose de entregables facilita la gestión global del proyecto: asignación de hitos, revisión de la articulación del trabajo, etc.
- mejor comunicación: simplifica los intercambios entre partes interesadas del proyecto y ahorra tiempo a todos al ofrecer una vista completa de las diferentes fases.
- mejor gestión de costes: la asignación de recursos y su seguimiento son más precisos. Se facilita la preparación de un presupuesto provisional.
- gestión de riesgos : identificación de áreas críticas e implementación de escenarios preventivos.
¿Cómo implementar una estructura de desglose del trabajo?
En este enfoque, comenzamos con el entregable principal y luego lo dividimos en entregables intermedios, antes de dividirlos en paquetes de trabajo.
También es posible empezar mapeo jerárquico por las principales actividades a realizar y desglosarlas en tareas.
Son posibles otros criterios de desglose: por negocio, por función, por proceso, por propósito, etc.
Nota: un punto importante es que el nivel superior debe representar el 100% de la descomposición inferior. Esta es la "regla del 100%". Sin esto no sería posible consolidar todos los períodos de ejecución y recursos presupuestarios para obtener el 100% del proyecto. Así como los elementos de un nivel idéntico deben ser mutuamente excluyentes: no hay superposición entre ellos.
Ejemplo de división WBS
Para ilustrar el método, tomemos como ejemplo la creación de una nueva agencia de ventas, el entregable final.
El proyecto se compone de varios entregables que requieren la realización de un cierto número de tareas.
1 Desglose del proyecto en entregables principales
Hágase preguntas como: ¿Cuáles son los entregables intermedios para completar mi proyecto?
Su proyecto "Nueva agencia de ventas" consta principalmente de:
- lugareños
- de un equipo
- equipo de trabajo
- un presupuesto operativo
2 - Desglose de cada entregable en componentes (sub entregables)
Tomemos, por ejemplo, equipo. Pregúntese sobre la composición de este entregable. Pueden subdividirse en
- equipo de computadora
- equipo de oficina
Cada elemento de este nivel representa un paquete de trabajo. Cada uno dando lugar a responsabilidad contractual, presupuesto y planificación.
3 - Detalles del trabajo a realizar (esta fase está fuera de la WBS)
Tomemos material de oficina, este paquete de trabajo se puede desglosar en actividades a realizar:
- diseñar el diseño de interiores
- elegir muebles de oficina
- pedir equipo
- instalado en las instalaciones
Nota: el uso de verbos de acción permite distinguir entre actividades y entregables (sustantivos). También da una dimensión operativa que dice mucho para todas las partes interesadas.
¿A qué nivel desciende en la estructura del árbol?
La descomposición debe permitir crear niveles por los que sea posible afectar:
- una responsabilidad,
- una estimación de tiempo
- recursos
El cumplimiento de estas condiciones valida cada nivel. Sin él, es irrelevante ir más allá del nivel actual.
La malla adecuada a encontrar es un equilibrio entre un nivel demasiado alto, que no permite obtener todos los beneficios del método, y un nivel demasiado bajo, inmanejable, que complica innecesariamente el proyecto.
También es aconsejable subdividir un nivel si su duración total representa una parte importante de la duración del proyecto.
