En primer lugar, es importante definir claramente la estructura documental. Encontrará un ejemplo comúnmente adoptado por las empresas en este artículo sobre la pirámide documental: http://www.qualiblog.fr/documentation/la-pyramide-documentaire-revisitee/ luego debe mirar las expectativas de los usuarios del documentos.
De hecho, cada usuario tiene diferentes expectativas que dependen de su nivel de habilidades y la complejidad de las actividades descritas en un documento.
Aquí encontrará otro artículo sobre la redacción de un procedimiento sencillo y eficaz: http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-une-procedure-efficace/ recuerde que no hay nadie Regla de tamaño adecuado para todos sobre la forma y el alcance de la documentación, y lo que funciona para algunos puede no funcionar para otros. Además, la norma ISO 9001 especifica que la documentación depende de:
- - el tamaño de la organización y el tipo de actividades;
- - la complejidad de los procesos y sus interacciones;
- - la competencia del personal.
Para haber apoyado estructuras de todos los tamaños en la formalización de su documentación, diría que es recomendable tener en cuenta las expectativas de los clientes internos (usuarios) y que es preferible configurar grupos de trabajo para reflexionar sobre el tema. y elija la forma y alcance de los documentos.
Lo ideal es que estos grupos de trabajo se formen de acuerdo con los procesos identificados por la empresa. Esto le da más significado a la organización por proceso.
Finalmente, el piloto del rediseño de documentos debe imponerse y obligar a otros a prohibir cualquier práctica que complique la gestión de documentos, con por ejemplo:
- - codificaciones de documentos excesivamente complicadas y sobre todo innecesarias (por ejemplo, DOC / QUAL / 7.4 / 01-03)
- - circuitos de validación de documentos que involucran a varias personas
- - cartuchos incomprensibles, feos y engorrosos (monitoreo de versiones) (un vestigio de prácticas de calidad de los años 90)
- - páginas y páginas de texto que no resaltan información clave,
- - etc.
La norma ISO 9001 es bastante clara en cuanto a los procedimientos a aplicar para la gestión documental. Solo presenta requisitos de resultados, no medios. Por lo tanto, es más libre de lo que piensa en cuanto al volumen de su documentación.
