Los proveedores juegan un papel importante en el negocio. Aunque no son una parte integral del mismo, tienen una influencia primordial en la calidad del producto final. Este archivo de método presenta los pasos para realizar una evaluación de proveedores.
Definir la necesidad
Antes de embarcarse en un proceso de evaluación de sus socios, debe definir su necesidad inicial.
- Coloque el marco : "¿Qué quiero evaluar? ¿Un proveedor específico? ¿Una gama de productos? ¿La combinación de estos dos criterios? ¿La imagen del proveedor en la empresa?" Etc.
- Diríjase a los proveedores : ¿a quién quiero evaluar? ¿Un proveedor? ¿Todos los proveedores? ¿Los proveedores del producto estrella de la empresa? Etc.
- Identificar quién realizará la tarea. : ¿se puede encomendar esta tarea a un aprendiz? ¿Tiene un equipo dedicado? ¿Subcontratado a un proveedor de servicios? etc.
- Elija la ubicación de la evaluación : "Quiero evaluar al proveedor en su fábrica", "durante el transporte de su producto", "al recibir el producto en mi centro logístico", etc.
- Apunta a una fecha límite : ¿Es esta evaluación un proyecto a corto, medio o largo plazo?
- Definir los medios de evaluación de proveedores : financiero, logístico, humano. - "¿Tengo un presupuesto para asignar a la evaluación de proveedores?" La pregunta es muy importante, porque es decisiva para definir el marco de la evaluación. Esto puede ser un gran obstáculo si no cuenta con el presupuesto suficiente (número de personas en este proyecto, viajar al sitio del proveedor si es necesario, etc.)
- Caracterizar las razones por las que quiero evaluar a los proveedores. : ¿Esta evaluación está vinculada a la retroalimentación? ¿Como parte de la mejora continua? ¿Lanzar una nueva licitación? etc.
- "Cuáles son las limitaciones que me enfrento? "
- "Cuáles son las limites de esta evaluación? "
El método utilizado anteriormente para definir su necesidad es el de QQOQCP, una herramienta simple y poderosa para enmarcar adecuadamente el tema.
Es importante comenzar (y siempre lo es), escribiendo sus especificaciones, su hoja de proyecto y su estudio de necesidades antes de embarcarse en un tema de este tipo.
Defina su política de evaluación de proveedores
Este paso equivale a responder a las primeras preguntas que se plantean al definir la necesidad: ¿qué quieres evaluar? ¿Cuál es el propósito de su enfoque? ¿Es esta una solicitud de la dirección? ¿Un enfoque de prevención? ¿Un objetivo de mejora continua de su Sistema de Gestión de la Calidad?
Por ejemplo, quieres:
- evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad de todos los proveedores de la empresa,
- evaluar a los proveedores de un producto (por lo tanto, todas las etapas del ciclo de vida del producto),
- evaluar al proveedor en el momento de su referencia.
Estructura tu evaluación
Se trata de poner por escrito un proceso bien definido para enmarcar el tema. Este proceso ayudará a organizar su proyecto y dejar un rastro de cómo se llevó a cabo la evaluación. Este paso puede ser realizado por la dirección o por el director del proyecto si este último ya ha sido identificado.
Identificar al director del proyecto
Para cada proyecto, debe identificar un piloto. Puede ser una sola persona o un grupo de personas, un equipo cada uno con una función específica.
Este proyecto puede:
- estar dedicado a un equipo interno,
- llamar a un organismo de control independiente,
- Ser una combinación de los dos: un equipo interno para la gestión del proyecto y un equipo de campo externo que evaluará al proveedor directamente en su fábrica a través de auditorías e inspecciones.
Cada uno de sus métodos tiene ventajas y desventajas. Puede identificarlos utilizando, por ejemplo, la herramienta DAFO que le permitirá definir su mejor estrategia.
Seleccionar proveedores para evaluar
En cada negocio, existen diferentes tipos de proveedores. Es posible clasificarlos por categorías según diferentes criterios como:
- la cantidad y / o número de productos que suministran,
- el costo de la falta de calidad y las anomalías encontradas en sus productos
- su ubicación geográfica
Lo importante es apunte a sus proveedores y productos más críticos : en términos de seguridad de suministro, valor, volumen.
Por ejemplo, puede hacer un diagrama de Pareto y seleccionar los proveedores de productos que representan el 80% de su facturación.
¿Qué herramientas puede utilizar para evaluar a sus proveedores?
Varias herramientas están a su disposición para realizar esta tarea. Siempre es importante referirse a su necesidad antes de hacer su elección.
Dependiendo de su presupuesto y el tiempo asignado a este proyecto, puede:
- encontrar una herramienta ya creada desde cero por una entidad externa,
- solicite a una empresa especializada que desarrolle una herramienta que se adapte a sus necesidades,
- Desarrolle su propia herramienta de evaluación de proveedores.
Al hacer la investigación correcta, ya tiene algunas herramientas a su disposición internamente, por ejemplo:
- informes de seguimiento y control,
- herramientas de referencia de proveedores, si ya está en este proceso,
- la lista de quejas de los clientes.
También puede crear herramientas específicas para la evaluación de sus proveedores, por ejemplo:
- una cuadrícula de auditoría e inspección
- un cuestionario de autoevaluación. La ventaja de este último es que no tiene que viajar a los sitios de sus proveedores para realizar su auditoría, especialmente cuando no se encuentran en el país donde reside. La desventaja es confiar en que su proveedor sea honesto en su calificación.
Ejemplo de una cuadrícula de evaluación:
Determine los temas, áreas de evaluación, que desea discutir con sus proveedores. Puede elegir, por ejemplo, los siguientes ejes:
- - compra
- - calidad
- - habilidad
- - límite de tiempo
- - las relaciones comerciales
- - relaciones técnicas
- - Servicio al Cliente
- - disponibilidad de producto
- - flexibilidad
- - capacidad de respuesta del proveedor para satisfacer la demanda
En el eje de la calidad, puede aportar información: certificaciones, organización de la calidad, documentos aportados, cumplimiento de productos y servicios, procesos de gestión de problemas, etc.
Preguntas de ejemplo:
- "¿Tiene una política de calidad?"
- "¿Está certificado de acuerdo con la norma ISO 9001 o una norma equivalente del sistema de garantía de calidad?"
- "¿Está implementando un plan de mejora para mejorar sistemáticamente la eficiencia de su Sistema de Gestión de Calidad?"
Para cada eje, elija los criterios retenidos y su medida, ponderando los resultados obtenidos según sus criterios de prioridad y definiendo un método de cálculo. Por ejemplo: de 0 a 3, 0 es bajo y 3 es la puntuación óptima.
Siguiendo el resultado, defina acciones de mejora o elija cambiar de proveedor.
Conclusión
Por tanto, son posibles varias formas de evaluar a sus proveedores. Todo depende del tamaño de su empresa y de la inversión que desee realizar. El objetivo es siempre enmarcar bien tu proyecto y estar en un proceso constante de mejora continua.
Se hace referencia a este archivo en: Compras
