¿De qué sirve dedicar tiempo a fijar objetivos, liberar recursos económicos y humanos si, al final, no se elabora un balance? Para mejorar en el enfoque y la gestión de los próximos proyectos, esta etapa es rica en información.
Utilidad del informe de fin de proyecto
Es interesante producir una hoja de evaluación del proyecto (o informe de cierre) para estandarizar la información recopilada, analizada y llevar un historial.
Primero, el balance subraya el éxito o el fracaso del proyecto . Evalúa la consecución de objetivos, el buen uso de los recursos, etc. También permite medir el desempeño individual de cada persona.
Además, este documento sintético Facilita el intercambio y la transferencia de conocimientos para capitalizar cada enseñanza. extraídos de los proyectos realizados. Evita cometer los mismos errores identificando disfunciones y otras dificultades encontradas. Bien usado, se refuerza el saber hacer.
¿Qué debe contener una hoja de informe del proyecto?
Recordatorios descriptivos
Esta parte especifica en particular:
- el propósito del proyecto,
- el director del proyecto , la composición del equipo ,
- las distintas partes interesadas (usuarios clave, etc.).
En resumen, los elementos esenciales para comprender cómo se estructuró el proyecto , ¿con quién y en qué condiciones se ejecutó?
Esta descripción realmente permite relacionar los resultados con las características.
Objetivos establecidos vs resultados alcanzados
Detalle los objetivos expresados en términos de calidad, costos y plazos . Esta parte recuerda los objetivos de desempeño y sus variaciones.
Combinar los resultados y comentar las desviaciones negativas como positivas : ¿Por qué no se ha alcanzado tal o cual objetivo? O al contrario: ¿Cuáles son las razones de tal éxito?
Revisión técnica
Profundizar la relevancia de las opciones técnicas seleccionadas con respecto a las especificaciones funcionales . Evaluar el resultado del producto: técnico, organizativo, sistema de gestión …
Recursos planeados vs usados
Revisar los recursos humanos, financieros, organizativos, técnicos, etc. dedicada a la realización de este proyecto. Haga un balance de lo que realmente se consumió . Enriquece la observación con comentarios que expliquen las diferencias.
Fecha de finalización planificada frente a fecha real
De nuevo, regrese al fecha de implementación estimada en comparación con la fecha límite real . En caso de un patinazo, detalle los motivos de la deriva. ¿Es un hecho aleatorio? ¿Una causa anticipable? ¿Qué medidas se pueden tomar para evitar que esto vuelva a suceder?
Por el contrario, si se han sobreestimado los plazos, identifique el motivo de esta situación.
Revisión metodológica
Evaluar cómo se llevó a cabo el proyecto: distribución de roles y responsabilidades dentro del equipo, el método adoptado (Scrum, Prince, etc.),
Satisfacción del patrocinador y del usuario
Eche un vistazo a la evaluación general del cliente y los usuarios.
Síntesis
Resuma los puntos importantes identificados en el informe para identificar:
- buenas prácticas a generalizar,
- mejoras: aspectos metodológicos a revisar, por ejemplo
- Seguimiento periférico a dar: acciones correctivas derivadas del proyecto en cuestión.
¿Cuándo hacer balance?
Lo más rápido posible. Cuanto más espere, menos precisos serán sus análisis. Esta tarea debe ser realizada por todo el equipo. . Todos tienen su propio punto de vista y su propio pensamiento crítico. Al asociar los diferentes ángulos de visión, obtendrás una valoración completa, una verdadera fuente de progreso.
