Gestión interfuncional: definición y buenas prácticas

Resumen

• Definición de gestión transversal
• Las especificidades de la gestión transversal
• Beneficios de la gestión transversal
• Implementación de la gestión transversal: formas de organización
• Las dificultades de la gestión transversal
• Las cualidades gerenciales y el saber hacer del gerente.
• ¿Cómo constituir un equipo transversal?

Definición de gestión transversal

Se trata de una forma de gestión que se ejerce al margen de cualquier autoridad jerárquica directa. En esta configuración, el gerente está a cargo de un equipo multifuncional formado por diferentes perfiles de variada experiencia funcional con un objetivo común. Los miembros del equipo provienen de diferentes departamentos, en todos los niveles jerárquicos.

A diferenciarse de la organización horizontal que consiste en reducir el número de niveles jerárquicos.

Especificamos "autoridad jerárquica directa", porque la posición del gerente transversal en el organigrama aún puede crear una cierta relación de autoridad.

Ejemplo: un director de marketing que coordina un proyecto que involucra a los departamentos de ventas y logística. Su condición de "entrenador" le da poder sobre todos los equipos. El hecho es que para tener éxito en estas condiciones, el gerente tiene todo el interés en no usar su estatus.

Las especificidades de la gestión transversal

Una relación tripartita

A diferencia de la gestión tradicional, "gerente-administrado", la relación se establece aquí entre 3 jugadores:

• el colaborador
• su gerente de línea
• el gerente transversal

Esta especificidad hace que este tipo de organización sea más compleja en el día a día. Los intercambios regulares, incluso las negociaciones, son necesarios para que la misión transversal funcione.

Coordinación y cooperación

El ajuste mutuo generalmente se favorece dentro del equipo multifuncional, dejando que los miembros del grupo discutan para coordinar sus acciones y definir las reglas de operación. Sin embargo, generalmente se implementan herramientas para facilitar la coordinación y cooperación: software de gestión de proyectos, intranet, herramientas colaborativas, etc.

En algunos casos, especialmente con los gerentes de línea, el gerente multifuncional recurre a métodos más formales, como los contratos. Según la experiencia, la resistencia y las dificultades suelen ser más fuertes por parte de estos jefes de departamento que por parte de sus empleados involucrados en el equipo multifuncional.

La cooperación dentro del colectivo es natural ya que la producción del grupo y la actuación generada son fruto del trabajo conjunto. Cada uno coopera con los demás para lograr objetivos compartidos. Se deja mucha autonomía al equipo para organizarse y definir objetivos.

Beneficios de la gestión transversal

• Optimice la organización previniendo los silos - Cada departamento tiene su propia experiencia, conocimientos y habilidades. Trabajar en el vacío, es decir, compartir lo estrictamente necesario con otros departamentos, no permite a la empresa optimizar sus recursos internos, satisfacer mejor al cliente e innovar creando siempre más valor. La gestión multifuncional ayuda a romper estas fronteras descompartimentalizando la empresa . Permite aprovechar sinergias, de la inteligencia colectiva que se expresa a través de la diversidad de conocimientos y habilidades. La empresa gana en capacidad de respuesta y agilidad.
• Desarrollar la cooperación y la colaboración dentro de la empresa. - Al acostumbrarse a trabajar con compañeros adscritos a otros departamentos, este método de gestión incide en la cultura de la empresa.
• Resuelva problemas complejos / tome decisiones relevantes y rápidas - El equipo multidisciplinar es capaz de aprovechar las sinergias colectivas para estudiar un tema desde todos los ángulos y tomar las mejores decisiones en consecuencia.
• Adopte una postura orientada al cliente: En este modo de operación se toman decisiones transversales en interés del cliente. El objetivo común se sitúa por encima de los retos de los distintos servicios.
• Capitalizar el aprendizaje colectivo - A través de la diversidad de intercambios multidominio, todos aprenden a su propio nivel mientras se benefician del conocimiento de los demás para su propio enriquecimiento.
• Impulsar la innovación - La mezcla de ideas, el enfrentamiento de visiones y experiencias propicia el surgimiento de ideas innovadoras.

Implementación de la gestión transversal: formas de organización

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos se basa en un equipo que comprende diversos perfiles y talentos para producir los entregables esperados. El director del proyecto asume este rol de director transversal liderando el equipo. Dispone de los recursos necesarios para el éxito de la misión transversal. Supervisa el proyecto.

La gestión basada en proyectos designa a las empresas que hacen del proyecto un tipo de gestión central en su organización.

Gestión de proceso

La gestión de un proceso es similar a la gestión de proyectos: el equipo está formado por partes interesadas en el proceso en cuestión; la animación la proporciona un piloto; se asignan objetivos. La diferencia radica en la temporalidad. El proyecto tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización. El proceso continúa.

El grupo de trabajo, el grupo de trabajo …

Construidos para un objetivo específico, la toma de decisiones … estos efímeros equipos multifuncionales integran a los mejores expertos para hacer frente al problema definido y encontrar la mejor solución (por ejemplo en "gestión de riesgos").

Administración de redes

Se pueden crear muchas redes, como comunidades de práctica, dentro de la empresa. La idea subyacente es el intercambio de información, conocimientos y habilidades en torno a temas transversales.

Las dificultades de la gestión transversal

La organización por departamento es el modelo estándar. La transversalidad se injerta en ella con distintos grados de dificultad …

• doble gestión - Es complicado para un colaborador tener dos jefes. Si la coordinación entre sus dos superiores es imperfecta, es probable que sufra las consecuencias.
• Las apuestas del poder La doble lectura, piramidal y transversal genera problemas de poder. Todos se arriesgan a hacer valer sus prerrogativas para mantener y fortalecer un lugar central en la organización. Bloqueos, tensiones… ¡de esperarse!
• La dificultad de los medios - En el mejor de los casos, el gestor transversal dispone de recursos suficientes y medios dedicados para llevar a cabo sus misiones. En general, sus medios se reducen. Muy a menudo depende de los presupuestos de los distintos departamentos afectados por su actuación. Luego deberá enfrentarse al arbitraje de los jefes de departamento en la constitución del sobre que se le asigna.

Las cualidades gerenciales y el saber hacer del gerente.

Un gerente sin poder jerárquico requiere cualidades de liderazgo esenciales para motivar e involucrar a un equipo. Gerente GO! aconseja adoptar el estilo de gestión adecuado, afirmando su legitimidad, mostrando diplomacia, escucha y, a veces, firmeza. Un emocionante acto de equilibrio, pero exigente física y moralmente.

Un líder

Sus cualidades personales le otorgan la credibilidad y legitimidad necesarias para liderar a su equipo hacia la consecución de los objetivos del grupo. Inspirador, digno de confianza … es un individuo que te hace querer que te sigan. Ésta es una de las claves de la gestión transversal.

Un influencer

Asociado a sus habilidades de liderazgo, sabe cómo encontrar y activar las palancas para apoyar a su equipo en la dirección correcta utilizando su poder de influencia.

Un estratega

Un gestor transversal debe conocer a la perfección el contexto, su entorno, los stakeholders implicados en su perímetro: sus motivaciones, sus expectativas, sus miedos, sus metas. Armado con esta información, está en condiciones de diseñar una estrategia relevante para ayudar a su equipo a lograr sus objetivos. Su red interna le permite acceder a recursos sin necesariamente someterse a la ruta formal.

Un excelente comunicador con habilidades interpersonales incomparables.

Incluso más que un gerente funcional, una parte importante del trabajo de un gerente transversal se basa en la comunicación: explicar claramente los objetivos de un proyecto, recopilar comentarios de su equipo, discutir durante una discusión individual sobre las dificultades de un empleado. etc. Con un equipo formado por personas con diferentes culturas empresariales y conocimientos, pero que pueden tener intereses divergentes, el dominio de la comunicación es imprescindible para tener éxito en sus misiones.

Empatía y escucha

La empatía consiste en saber ponerse en la piel de tus interlocutores para comprender mejor sus problemas, sus miedos, sus motivaciones … Para ello, escuchar es fundamental.

Cómodo con el conflicto

Saber gestionar situaciones conflictivas es muy útil para aliviar momentos de tensión entre los miembros del equipo.

Un buen negociador

La ausencia de poder jerárquico proporciona un alivio especial a la negociación. Especialmente cuando se trata de convencer a los gerentes de línea para que dediquen más tiempo al proyecto con ciertos miembros de sus equipos.

Dominar el funcionamiento de la organización interna

Llevar a cabo tal misión requiere un buen conocimiento del funcionamiento de la empresa, de los distintos actores así como de cada ladrillo que constituye la organización de la empresa: sus especificidades técnicas y culturales, así como los flujos que los conectan. Este conocimiento permite construir un equipo de alto desempeño, entender los temas desde el mejor ángulo, tener una excelente visión general para llevar a cabo su misión transversal.

¿Cómo constituir un equipo transversal?

Dependiendo de los objetivos, es importante elegir las habilidades adecuadas. Una elección que se basa en el conocimiento y la experiencia empresarial, pero no solo. La selección de personalidades y sus antecedentes es también un criterio a tener en cuenta.

Por ejemplo, un empleado constructivo que está abierto a la discusión es más interesante que otro que es experto en retener información y que experimenta dificultades reales para colaborar con otros. Asimismo, la capacidad para trabajar de forma independiente es una cualidad importante a considerar.