¿Qué es una licitación?
Su objetivo es consultar a un conjunto de proveedores preseleccionados para que presenten una propuesta comercial y técnica que responda a las necesidades expresadas por la empresa.
A partir de un conjunto común de especificaciones, es posible comparar las propuestas (precios, propuestas de soluciones, etc.) de posibles socios según diferentes criterios.
La convocatoria de licitaciones se puede utilizar tanto para el suministro de productos como para servicios (asesoramiento, formación, etc.).
No está reservado para grandes empresas, Las pymes tienen todas las ventajas de utilizar esta herramienta cuando hay mucho en juego. Al adoptar este enfoque, los administradores de estructuras pequeñas pueden organizar consultas rigurosas.
Algunos términos utilizados: El acrónimo "RFP" para Solicitud de propuesta, o una convocatoria de ofertas. No debe confundirse con "RFQ", solicitud de cotización, una propuesta comercial simple. La "RFQ" se produce después de una "RFI" - Solicitud de información.
Presentamos aquí una convocatoria de licitación privada. No confundir con la licitación de contratos públicos reservada a organismos públicos y parapúblicos, cumpliendo con normas y procedimientos precisos.
¿En qué casos utilizar este modo de consulta?
Realizar una licitación es un procedimiento engorroso y costoso. Por tanto, debe reservarse para compras importantes en términos económicos y / o estratégicos que ofrecen un potencial de beneficio sustancial.
También permite empujar a los proveedores habituales (con los que la rueda del negocio es consecuente) cuestionar sus ofertas y prácticas comerciales, y tal vez encontrar proveedores alternativos para encomendarles el contrato de suministro o servicio para la necesidad en cuestión.
Otros casos de uso para una consulta formal: para una nueva compra o cuando el panel de proveedores potenciales se ve abrumado por la aparición de nuevos participantes, siempre con la restricción del volumen de compras para hacer la operación económicamente interesante.
Tenga en cuenta que en el proceso de compra, la consulta se lleva a cabo después de calificar a los proveedores potenciales.
Además, el llamado a licitación es una herramienta útil para buscar nuevas soluciones técnicas valor agregado en respuesta a una necesidad formalizada (con una salvedad: si la solicitud es demasiado específica, los proveedores no podrán demostrar innovación).
¿Cómo hacer un dossier de licitación?
¿Qué incluye un archivo de consulta? En general, cualquier licitación contiene esta información:
Quién ? - Breve presentación de la empresa
Incluya cualquier información útil para un conocimiento mínimo de la empresa: propietario, facturación en los últimos años, principales actividades… + todos los demás datos que ayuden a comprender la situación.
Por qué ? - Descripción del contexto de la solicitud y los problemas a resolver
Se trata de informar a los potenciales proveedores sobre la situación que motiva el llamado a licitación: cambios, amenazas, oportunidades … y los problemas concretos que se derivan de ellos. Esta información ayuda a los proveedores a comprender la génesis de la demanda y así posicionar mejor su respuesta. La experiencia de los socios también puede llevarlos a arrojar luz innovadora sobre la situación.
Qué ? - Especificaciones
En el corazón de la solicitud y resultado del trabajo concertado entre el comprador y el solicitante / prescriptor, el comité de compras formaliza las necesidades y expectativas a las que el socio deberá dar una solución.
Incluye en particular:
- - la descripción de la necesidad,
- - la declaración de objetivos y entregables (incluidos los volúmenes),
- - detalles de las características esperadas.
Para expresar las necesidades en profundidad y definir mejor sus requisitos, se recomienda construir una especificación funcional (CdCF). Este último enumera las funciones principales y secundarias, las limitaciones, los criterios de evaluación con los niveles impuestos, etc.
¿Cómo? 'O' ¿Qué? - Realización de la convocatoria de licitaciones
Esta parte contiene todas las modalidades del proceso incluyendo diferentes tipos de información:
- - Criterios de selección (general)
- - Contactos internos según el tipo de solicitudes de información (técnicas, económicas, etc.)
- - Formato de la respuesta esperada sobre el fondo y la forma (por ejemplo, un precio por lote, con opciones, en formato electrónico para el formulario)
- - Condiciones de compra
- - Cláusulas adicionales: confidencialidad, estándares a respetar …
Cuándo ? - Fechas claves
Indique las principales fechas del proceso:
- - fecha de presentación de la propuesta comercial y técnica (respuesta del proveedor),
- - fecha de toma de decisiones,
- - fecha de realización del pedido,
- - fecha de entrega de la solución.
Escribir un documento así no se hace a la ligera. Se necesita una metodología rigurosa para hacer un buen inventario de sus necesidades y perfiles de proveedores probable que responda a sus solicitudes.
El comprador no puede eximirse de una análisis detallado de sus requisitos para generar una licitación cualitativa fácil de leer, de entender y que respira cierta profesionalidad. Hacerlo reduce el riesgo de recibir infinitas propuestas. Caer en esta trampa equivale a perder el tiempo de todos: departamentos de compras y proveedores.
