Plan Do Check Act (método PDCA): saber cómo usar la rueda Deming

Una piedra angular de la mejora continua, el PDCA es un método ampliamente utilizado para mejorar el desempeño de una organización. Y esto, sea cual sea la profesión: RRHH, Marketing, Finanzas, Logística, etc. La rueda Deming, que lleva el nombre de su inventor, ofrece un proceso aplicable a una gran cantidad de cuestiones. Aprenda a utilizar esta herramienta para aprovecharla al máximo en su negocio.

Definición de la rueda de Deming

William Edwards Deming, investigador estadounidense, es un reconocido especialista en el mundo de la calidad. Su investigación y experiencia han demostrado lo importante que es seguir un círculo virtuoso para resolver de forma sostenible todo tipo de problemas a los que se enfrenta la empresa, pero también para innovar lanzando nuevas ideas de forma controlada.

Basado en la mejora continua, el ciclo PDCA de Deming, desarrollado en la década de 1950, es más relevante que nunca. En efecto, la complejidad de la economía digital requiere el uso frecuente de pruebas y experimentos antes de generalizar una solución. Un estado de ánimo ágil, muy actual entre las startups enfocadas a la innovación.

Interpretación de la rueda PDCA

Mientras navega por la web, encontrará 2 interpretaciones del PDCA.

• El primero es un ciclo que establece principios generales de mejora continua donde el paso "HACER" es implementar la solución.
• El segundo destaca un método basado en la experimentación . Esto implica probar y analizar la solución implementada en un alcance limitado (un proceso, un servicio, una línea de productos, etc. En resumen, en una muestra piloto) antes de implementar y perpetuar la prueba.

Veamos con más detalle las 4 fases según el tipo de uso:

ENFOQUE GENERAL	EXPERIMENTACIÓN
PLAN
Analizar, preparar, planificar Análisis de la situación, problema o cuestión en cuestión, búsqueda y selección de soluciones.	Analizar, preparar, planificar Identificación y definición del problema o pregunta. Investigación y elección de solución.
HACER
Hacer - poner en producción - implementar Implementación de la solución elegida.	Prueba - experimento Implementación de la prueba o de la solución piloto, del prototipo.
CHEQUE
Verificar - medir Evaluación de los resultados mediante diferentes medidas.	Verificar - medir Supervisión del rendimiento de la solución experimental
ACTUAR
Mejorar - corregir Identificar áreas de mejora de la solución implementada.	Actuar - Estandarizar - Implementar - Mejorar - Corregir Despliegue de la solución tras posibles ajustes. Generalización de la solución elegida a todo el perímetro afectado. Seguimiento del desempeño e identificación de mejoras

En nuestra opinión, las 2 cuadrículas de lectura son interesantes. Ellas ayudar a resolver problemas concretos . La experimentación es ideal para reducir riesgos, especialmente si hay mucho en juego, con decisiones importantes a tomar (grandes inversiones, posicionamiento estratégico en un mercado, etc.).

¿Por qué una cuña en las representaciones gráficas?

La respuesta es simple: la rueda solo puede girar en una dirección. El método excluye las reversiones. De ahí el agarre.

¿Cuándo usar la rueda Deming?

Este método es particularmente interesante para casos que son parte de un proceso de mejora continua al experimentar con nuevas fuentes de desempeño.

Más globalmente, la forma general ofrece una verdadera metodología completa de resolución de problemas.

Aplicado a toda la empresa, facilita la agilidad con ciclos cortos, animándolo a cuestionarse constantemente a sí mismo.

¿Sus límites? Cuando se debe encontrar una solución en una emergencia o en una situación de crisis. Entonces, el modelo se vuelve demasiado pesado para seguir.

Implementación concreta del método.

Este ciclo proporciona un marco de referencia para identificar, encontrar soluciones e implementarlas minimizando los riesgos equivocarse a través de la experimentación. Solo necesita seguir los 4 pasos a continuación para maximizar las posibilidades de éxito de sus proyectos.

En cada paso, le ofrecemos herramientas o métodos adicionales para utilizar.

1. Plan

   1 - empezar con identificar y definir el problema o el tema en cuestión.

   Las herramientas a utilizar

   • lluvia de ideas
   • el CATWOE
   • el 20/80

   El objetivo es definir claramente el contexto, el perímetro, los efectos, los impactos, etc.

   2 - El problema está definido con precisión, ahora puede busque las causas.

   Para ayudarlo, puede confiar en:

   • el diagrama de Ishikawa
   • los 5 por qué

   3 - Evalúe las posibles soluciones y decida cuál utilizar.

   Ejemplo de herramientas para listar y decidir:

   • árbol de decisión
   • la matriz de decisiones

   4 - Prepárese para la implementación de la solución.

   Escriba especificaciones para finalizar su proyecto, estimar costos, establecer un cronograma, elegir indicadores clave de éxito.

   Este último punto es importante, porque para asegurarse en la fase de "Verificación" que la solución implementada es eficiente, se necesitan medidas estándar y un repositorio.

   Hacer

   Ahora que ha decidido una solución, es hora de pasar a las pruebas. Mantenga un perímetro suficientemente grande para validar sus hipótesis. Implementa tu plan con los pasos definidos.

   Cheque

   Estudie los resultados de sus pruebas para averiguar si puede o no generalizar la solución. ¿Están a la altura de los resultados esperados? Si el experimento no es satisfactorio, capitalice las lecciones que se aprenderán.

   actuar

   Ahora es la fase de implementación. Su experimento fue coronado por el éxito, por lo que debe perpetuar y extender la solución a todo el perímetro definido.

   Aquí comienza un trabajo sustancial (dependiendo del tamaño del proyecto):

   • Presupuesto
   • Organización de procesos
   • Organización de servicios
   • Redacción de trámites
   • Formación de stakeholders
   • Gestión del cambio
   • elección e implementación de indicadores de gestión y desempeño
   • …

   La fase "Actuar" es a menudo un proyecto completo, las primeras 3 partes sirven para calificar una respuesta a un problema.

Recuerde que PDCA es un ciclo. De hecho, el método no se detiene después de la "Ley". La rueda sigue girando para encadenar un "Plan" después del último "Acto". Una vez más, se trata de una mejora continua.

Ejemplo de PDCA

Un gerente de negocios quiere organizar entrevistas anuales . No tiene experiencia en esta área, pero ha entendido la importancia de esta herramienta de gestión. Veamos cómo aplicar la rueda Deming a este problema.

PLAN

• Elección del servicio piloto que probará el proceso y la herramienta
• Definición del horario de entrevistas
• Elección de medidas de éxito y objetivos para evaluar el desempeño del proceso. Será un cuestionario de satisfacción que se administrará a los gerentes y empleados afectados por el experimento.

HACER

• Realización de entrevistas

CHEQUE

• Encuesta de satisfacción
• Análisis de resultados

ACTUAR

• Generalización de entrevistas con todo el personal
• Entrenamiento de gerentes
• Finalización de la cuadrícula estándar
• Elección de fechas

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