Este momento de intercambio entre un gerente y cada uno de sus colaboradores, si es relativamente bien percibido por los empleados, no obstante sigue siendo una fuente de estrés significativo. Lo que la convierte en una práctica de gestión delicada.
De hecho, las entrevistas anuales de evaluación a menudo se convierten en una calificación simple y rara vez se fuente de motivación y reconocimiento . Por un lado, porque no es fácil para un gerente evaluar a sus tropas de manera objetiva y constructiva: el ejercicio requiere una cierta distancia ; por otro lado, porque lo que está en juego y los vínculos interpersonales a veces distorsionan los intercambios.
Además, si en el pasado a menudo solo se evaluaban los resultados, hoy, la valoración de las habilidades - y el potencial - de los colaboradores, está en el centro de los intereses . Sin embargo, el potencial es algo relativamente intangible, difícil de medir, incluso si las herramientas para hacerlo son cada vez más numerosas y sofisticadas.
Por tanto, es aconsejable prepárese eficazmente para esta entrevista a fin de que sea un intercambio verdaderamente constructivo para ambas partes, pero también para la empresa en su conjunto.
¿En qué consiste una entrevista de evaluación anual?
En la mayoría de las empresas, esta reunión anual es una oportunidad para hacer un balance del año pasado tanto para el gerente como para sus empleados. Un intercambio que permite:
- el gerente para evaluar la evolución de los miembros de su equipo, realinear los objetivos planteados, proponer vías de mejora o reflexión sobre uno u otro punto concreto con el fin de optimizar la eficiencia individual y colectiva, pero también para evaluar las habilidades de su equipo y asegurar el desarrollo personal de cada uno.
- el empleado para hacer balance de las misiones que se le encomiendan , discutir puntos sensibles, analizar sus fortalezas y debilidades, recopilar retroalimentación sobre su trabajo, implementar acciones para seguir avanzando (formación, coaching, etc.), negociar un aumento o una evolución dentro del negocio.
Este momento privilegiado entre el directivo y cada uno de sus colaboradores se basa sobre todo en una relación de confianza, un buen conocimiento de las personalidades encontradas y un seguimiento periódico de la evolución de cada uno desde su incorporación a la empresa.
Entorno e interés de la entrevista
Te surgen 2 situaciones: llevas unos años trabajando con tu empleado y lo conoces bien o llegó hace menos de un año y esta entrevista de tasación anual es la primera en la empresa.
Empleado con antigüedad
Su empleado ha estado en la empresa durante varios años. Para prepararse mejor para esta reunión anual, revisar la última evaluación, así como todo lo que se haya discutido sobre el tema durante el año pasado . También tómese el tiempo para anotar su sentimiento general sobre el trabajo de su empleado durante el año pasado (escollos, pero sobre todo aciertos, la reunión debe ser constructiva).
Es una buena práctica anotar regularmente los éxitos y los escollos de sus empleados a lo largo del año para no dejarse influir, llegado el momento, por el último éxito o el último fracaso y reaccionar de forma muy subjetiva.
Siendo el objetivo el progreso de su empleado, es fundamental encontrar, si es necesario, antes del Día D respuestas a los problemas encontrados por su colega. Por ejemplo, si su empleado no ha logrado un objetivo importante, anote algunas áreas de mejora que puedan ayudarlo en el futuro. Esto permitirá un intercambio constructivo si este último no encuentra ninguna pista por su cuenta.
Anticípese a sus ambiciones profesionales: dependiendo de sus habilidades, ¿qué puede ofrecerle que lo lleve a un contrato de beneficio mutuo entre él y su empresa? ¿Puedes plantear alguna formación (certificante o no) que le convenga y le haga evolucionar dentro de tu empresa? etc.
Nuevo colaborador
Su empleado se incorporó a la empresa durante el año y nunca ha sido evaluado por usted.
Para prepararse para esta primera entrevista, lleve la descripción del puesto así como la hoja de misión de su empleado y los objetivos inicialmente definidos. Haga un balance de los objetivos establecidos, así como de las vías de mejora (si tiene suficiente visión retrospectiva para hacerlo, dada su antigüedad en la empresa).
Esta puede ser la oportunidad de dar un informe sobre sus primeras impresiones, su integración en la empresa, responder a cualquier duda por su parte, etc.
Documentos previos a una entrevista de evaluación anual
Para llevar a cabo esta reunión de la mejor manera posible, es fundamental trabajar en una determinada cantidad de documentos.
Guía de preparación de entrevistas
Para ti, gerente
Este manual le ayuda Abordar la entrevista de evaluación de manera objetiva y constructiva. Allí se notifica a menudo un recordatorio de su papel en este ejercicio, así como el marco en el que debe llevarse a cabo. Este documento también puede dar algunas explicaciones / ayuda para completar la tabla de evaluación y / o presentar el software utilizado para la evaluación, así como su funcionamiento.
Los resultados de esta evaluación deben mantenerse confidenciales.
Para sus valiosos empleados
Esta guía presenta a su empleado la transcurso de la reunión, la posición de la empresa en este momento privilegiado, los objetivos de la entrevista así como una presentación de los métodos y técnicas de evaluación que se utilizarán , en particular la tabla de evaluación, así como una ayuda para cumplimentar esta última o para el correcto uso del software utilizado.
De esta forma, su empleado podrá autoevaluarse eficazmente antes de su entrevista.
Además, también se estipula que los resultados serán estrictamente confidenciales.
Herramienta de evaluación
Alrededor de una semana antes de la propia entrevista, la herramienta de evaluación se enviará a ambas partes para que todos puedan llenarlo por su cuenta. Las 2 versiones serán comparadas (su colaborador presenta su versión primero), analizadas y debatidas si es necesario durante la reunión. El objetivo es escuchar y comprender los argumentos del otro para llegar a un consenso.
Vea nuestro ejemplo de una cuadrícula de evaluación.
Preparación de hormigón
Antes de sus entrevistas de evaluación anual con sus empleados, es fundamental una preparación cuidadosa por parte de ambas partes. De lo contrario, la entrevista se convertirá en un fiasco y desmotivación.
Usted y sus empleados hacen un balance de sus últimas entrevistas. Esto permite que todos se sienten y tengan un mínimo de perspectiva sobre las acciones realizadas, en curso, por realizar, etc. Un momento necesario para el buen funcionamiento del servicio, la empresa, pero también para el desarrollo personal y colectivo.
Metas
¿Se han cumplido los objetivos? : total, parcialmente, nada (qué brechas, qué trampas, si las hay), cómo se posiciona cada empleado en relación con los demás miembros del equipo, etc.
Lo que pudieron haber sido los frenos para la consecución de objetivos: ausencia prolongada, enfermedad, otros motivos personales que pueden entrar en juego, carga de trabajo aumentada de forma significativa e inesperada, contexto económico repentinamente tenso, contratos con proveedores / socios terminados prematuramente o no completados, etc.
Compromisos
¿Se han completado transacciones anteriores? : formación, aumento de salario, desarrollo laboral, etc. Si es así, ¿han sido beneficiosos? Si no, ¿por qué no lo consiguieron?
Habilidades
Evalúe las habilidades de cada uno de sus empleados frente a un punto de referencia determinado. por su puesto.
Si es necesario, determine cuáles podrían haber sido las posibles causas de una deficiencia: falta de formación, sobreestimación del nivel de habilidad, etc.
Animación de entrevista
Estructura tu reunión ahora: define el lugar adecuado, la forma en que recibirás a tus empleados, los distintos puntos clave de la reunión, así como lo que quieres destacar, etc. Se trata sobre todo de poder tomar la distancia necesaria para una evaluación lo más objetiva posible .
Además, para mantenerse en este espíritu constructivo, necesita centrarse en los éxitos, dar la bienvenida a las iniciativas positivas , articulando trampas, etc. mientras se mantiene en los hechos más significativos. La escucha activa y la empatía son dos cualidades esenciales aquí.
Nuevo consenso
¿Qué nuevas metas te propondrás? ¿Cuál es tu estrategia comercial? ¿Cuáles son los medios a su disposición en cuanto a formación, coaching, etc. ? ¿Qué habilidades que faltan en la empresa están potencialmente presentes en su equipo? Cómo evaluarlos, desarrollarlos, reconocerlos, etc. ?
Recordatorio: al final de la entrevista, se redactará un informe del intercambio. Este documento - que debe permanecer confidencial - retoma lo dicho a lo largo de la reunión (retroalimentación del año pasado, consecución o no de los objetivos marcados, vías de mejora, aciertos, nuevos objetivos, planes de acción a realizar, etc.) y será aprobado y firmado por Ambas fiestas.
