¿Qué es la gestión de personal?
En el lenguaje cotidiano, la gestión de personal y la gestión de recursos humanos a veces se confunden.
Pero mientras HRM cubre conceptos de estrategia, desarrollo y movilización de recursos humanos, la gestión de personal, también llamada administración de personal, se refiere al aspecto más puramente administrativo de la gestión de empleados.
Se trata de todas las tareas de administración y gestión del día a día de las relaciones contractuales entre los empleados, empresariales, colectivos e individuales, desde su entrada hasta su salida de la plantilla.
Las misiones de la administración de personal
Esencial tan pronto como se contrata a los empleados, la gestión administrativa del personal puede ser gestionada, dependiendo del tipo y tamaño de la empresa, por la dirección, el departamento de contabilidad, el director de recursos humanos o un departamento dedicado.
Cubre un amplio campo de acción:
- Gestión de expedientes individuales y contractuales de cada empleado : cumplimiento, seguimiento y archivo de todas las obligaciones administrativas y legales, desde la entrada hasta la salida de cada empleado (contrato de trabajo y modificaciones, reconocimientos médicos, nóminas, certificados de formación, cambios de situación, etc.)
- Gestión de jornadas laborales y ausencias : vacaciones pagadas, enfermedad, formación, RTT, horas extraordinarias, horarios …
- Gestión de sueldos, cotizaciones sociales y nómina : recogida de datos, cálculo, pago, edición de documentos obligatorios, etc.
- Gestión de declaraciones administrativas periódicas obligatorias y relación con administraciones públicas, seguros sanitarios, seguros privados (mutualistas, previsión …)
¿Cuáles son los desafíos para la gestión administrativa del personal?
Sin embargo, la gestión de personal no se trata solo de realizar trámites administrativos: responde a grandes retos.
- Problema legal: el incumplimiento legal y fiscal puede ser muy costoso
La administración de personal vela por el adecuado cumplimiento de las distintas obligaciones administrativas, legales y fiscales y mantiene los documentos que acreditan su cumplimiento: declaraciones a los distintos organismos, cumplimiento de compromisos y obligaciones en materia de jornada, permisos, retribuciones, etc.
Ésta es la condición sine qua non para evitar sanciones económicas e incluso penales, que a menudo son pesadas, en caso de control (incluso automáticas), y potencialmente desastrosas en términos de imagen.
- Tema social: procesos clave para el funcionamiento de la empresa y satisfacción de los empleados
Contrataciones, nóminas, traspasos, ascensos …: el respeto a los procedimientos y derechos, la eficiencia y la capacidad de respuesta de la gestión del personal en estos temas son determinantes para los empleados.
La administración de personal conforme no proporciona ninguna prima : cumple con el mínimo esperado por los empleados. Por otro lado, el impacto de una gestión deficiente de personal es inmediato: disputas, salidas, deterioro del clima social y motivación …
La gestión eficaz de las personas es el B-A-BA de una buena marca como empleador y una organización eficaz.
- Asunto económico y estratégico: datos clave para la empresa
La administración de personal gestiona, aporta y mantiene los datos imprescindibles para las decisiones estratégicas: gestión de plantilla, absentismo, nómina y otros costes que representan una parte importante del presupuesto de la empresa … Aporta datos fiables al informe social, cuadros de mando de RRHH y todos los estudios. necesarios para analizar la situación social de la empresa y tomar decisiones informadas.
En resumen: esencial para el funcionamiento de la empresa, la administración de personal es la base de toda la gestión de recursos humanos.
Gestión de personal: un campo exigente
Si la gestión de personal ha perdido sus credenciales a medida que RR.HH. se convierte en socios estratégicos, descuidar su administración de personal sería un error.
Su organización y profesionalización merecen tanta atención como otras áreas clave de RRHH como la contratación o GPEC.
La administración de personal requiere habilidades específicas:
- rigor extremo : numerosas obligaciones con plazos estrictos, cálculos a veces complejos que impactan en elementos sensibles como la nómina de cada empleado o el cumplimiento fiscal y legal de la empresa … Los errores o retrasos pueden tener graves consecuencias.
- ética y un agudo sentido de confidencialidad : imprescindible en el manejo y almacenamiento de datos sensibles de cada empleado y de la empresa.
- habilidades técnicas avanzadas : Lejos de la aplicación de sistemas automáticos, la administración de personal es un campo complejo con numerosas y cambiantes reglas que requieren un análisis e investigación cuidadosos. Los cambios legislativos y normativos frecuentes requieren un seguimiento y una actualización constantes de los conocimientos.
- la capacidad de ser una fuerza de propuesta y anticipación : cambios predecibles, vías de optimización para minimizar costes, alertas de derivas … Bien El gerente de personal debe tener un conocimiento muy detallado de la empresa y su sector, su entorno legal, su estrategia, sus asuntos financieros y de recursos humanos, sus perspectivas y limitaciones. No es casualidad que esta función la desempeñe a menudo el emprendedor en estructuras pequeñas.
¿Qué soluciones para una gestión conforme y eficiente?
Una buena gestión del personal es inevitablemente costosa. Pero dependiendo de tu presupuesto, el tamaño de tu negocio, puedes considerar diferentes modalidades:
- En todo caso, confíe su administración de personal a profesionales : contratar o invertir en formación para mejorar las competencias de sus empleados, subcontratar determinadas tareas (vigilancia de entrada y / o cálculo de nóminas, edición y envío de newsletters, elaboración de declaraciones sociales, gestión de informes de gastos, cálculo de bajas, etc.).
- Si su gestión de personal se gestiona internamente, asegúrese de implementar los medios necesarios : formación periódica, participación en congresos, reuniones informativas organizadas por ramas profesionales, asesoría jurídica o contable, suscripciones a sitios y revistas profesionales …
- Invertir en herramientas que permitan la estandarización o incluso la automatización de determinadas tareas. puede ahorrarle un tiempo precioso en actividades que consumen mucho tiempo sin valor agregado y limitar el riesgo de errores. Prospectar el mercado, realizar un estudio coste / beneficio: hay soluciones para todos los presupuestos y tamaños de negocio. Desde un simple software de gestión del tiempo o nómina hasta un HRIS completo junto con una intranet colaborativa que permite a cada empleado ingresar sus fechas de vacaciones e informes de gastos. Herramientas útiles para la gestión operativa, archivo, seguimiento y análisis de indicadores, construcción de cuadros de mando, informes sociales, informes anuales únicos, etc.
- Tenga cuidado de que la administración de su personal no recaiga en una sola persona : prepárese para cualquier ausencia o partida garantizando el intercambio de conocimientos, las copias de seguridad de la formación, la redacción de todos los procedimientos …
Descuidar la gestión administrativa del personal a la moda "la mayordomía seguirá "es un gran error. La gestión de personal, lejos de los tópicos, encaja perfectamente en el planteamiento estratégico global de la empresa. Y esto es aún más cierto a medida que el negocio crece y la gama de tareas de administración de personal se vuelve más compleja.
