Si l'objectif premier de ces rendez-vous formels est de réunir tous les acteurs d'un projet afin de valider les différents livrables, il n'en demeure pas moins que ces rencontres régulières sont essentielles à la réussite d'un chantier, quel Que él sea.
Compartiendo una misma visión de las cosas, intercambiando información, conocimientos, trabajando inteligentemente en la misma dirección, con un objetivo colectivo, corrigiendo los errores sobre la marcha … tantos ingredientes favorables al éxito, tanto colectivo como individual.
¿Qué es una revisión de proyecto?
Un proyecto bien elaborado se articula en torno a diferentes etapas clave a lo largo de su progreso. Estas fases se materializan mediante la validación de hitos (o hitos) que permiten hacer balance del avance de dicho proyecto en un momento "t" y certificar que se ha dado un paso con éxito y, por lo tanto, se puede iniciar la siguiente fase. Es durante estas reuniones formales llamadas "revisiones de proyectos" que los hitos se validan, o no.
Estas reuniones periódicas se definen desde el principio. Las decisiones tomadas durante estas revisiones son irrevocables y ejecutables. Sirven como referencias en las que confiar para futuras operaciones.
Actores
El grupo del proyecto está formado por un equipo completo de personas interesadas en dicho proyecto. Puede estar compuesto, por ejemplo, de la siguiente manera:
- el patrocinador del proyecto,
- el director del proyecto,
- el equipo del proyecto,
- expertos y / o socios,
- un patrocinador.
Metas
Las revisiones de proyectos permiten, entre otras cosas,:
- Mira esto los objetivos de una etapa están bien logrados ,
- comprueba que el se respetan los plazos y los plazos ,
- validar las diferentes fases del proyecto,
- gestionar los peligros , posibles incidencias, problemas o riesgos,
- decidir sobre lo posible reajustes o reorientaciones ,
- desencadenar un pedir fondos ,
pero también :
- federativo nuevamente los actores en torno al éxito del proyecto,
- comunicar cara a cara,
- fortalecer la inteligencia colectiva ,
- fomentar la cooperación entre los diferentes protagonistas,
- dar una visión global, única y precisa del proyecto a cada una de las partes involucradas.
Tipos de revistas
Existen varios tipos de revisiones de proyectos, entre los cuales:
- Comité de dirección: formado por los responsables operativos en la gestión del proyecto, supervisa el proyecto en su conjunto: constitución del equipo, designación del director del proyecto, definición de fases, plazos y diversas reuniones de seguimiento, validación de pasos, decisión- haciendo, etc.
- Revisión de presupuesto : implementado como parte de la gestión presupuestaria, permite el control y seguimiento de gastos e ingresos: seguimiento de discrepancias, revisiones, reajustes, previsiones.
- Revisión de Sprint : en el contexto de proyectos ágiles, se realiza al final de cada sprint y permite presentar lo desarrollado durante el sprint pasado, hacer balance del avance del proyecto, validar o reajustar las opciones para moverse en el siguiente sprint.
- Revisión de fabricación : como parte de la fabricación de un nuevo producto, permite validar todas las etapas, realizar los ajustes, la validación de la conformidad, etc.
Cómo funciona este tipo de reuniones
Como ocurre con cualquier reunión, la revisión del proyecto no es una excepción a la regla: el tiempo asignado a esta reunión no es prorrogable, debe estar finamente preparada y su progreso enmarcado para una mayor eficiencia.
Se lleva a cabo de la siguiente manera:
- preparación : definición de la agenda, las personas a convocar, el lugar, el horario, establecer los documentos de referencia (cuadros de mando, etc.)
- invitación : convocar a los participantes (solo a aquellos cuya presencia es imprescindible) enviándoles una agenda precisa así como el rol de cada uno.
- realización de la reunión : hoja de asistencia (comprobar que están presentes todos los actores convocados), nombramiento del relator, franqueza (especificar objetivo e hito a validar), animación dinámica y viva (intercambio real con los distintos interlocutores), discursos puntuales y distribuidos, respeto del tiempo etc.
- precisión, concisión y positividad : Ahora no es el momento de perderse en los detalles de cada misión cumplida, ni de mencionar solo las dificultades encontradas. En ambos casos, la motivación de todo el grupo se reduciría considerablemente.
- conclusión : toma de decisiones, validaciones, acciones a realizar, presentación del próximo hito, etc.
- reporte : escribir y enviar a todos los participantes y personas afectadas.
- archivo de revisión del proyecto : creación y mantenimiento periódico de verificaciones realizadas, decisiones tomadas, etc.
- regular : control de la implementación de acciones definidas y cumplimiento de las decisiones tomadas.
