Administre bien los correos electrónicos para una mejor eficiencia profesional

No permita que la cantidad de correos electrónicos "no leídos" lo supere

Empleado o autónomo, estresado o relajado en el trabajo, ultra conectado o no: sea cual sea el perfil, la gran mayoría de los trabajadores no son inmunes a la presión de los correos electrónicos "no leídos". Conscientemente o no, estos mensajes pendientes encajan como tantas tareas a procesar en un rincón de tu cerebro, y ejercen una fuerte presión psicológica.

La regla de oro para gestionar eficazmente los correos electrónicos profesionales: no se sienta abrumado por la cantidad de correos electrónicos no leídos. Al hacerlo, reduce la presión y trabaja en mejores condiciones. Algunos consejos para no abrumarse:

• Procese inmediatamente los correos electrónicos que requieran un tiempo de procesamiento reducido. Cuando abra su bandeja de entrada, identifique los mensajes que requieran una respuesta breve y escríbalos inmediatamente. El archivo está cerrado, puede marcar un elemento de su lista de tareas pendientes con satisfacción y seguir adelante.
• Utilice directorios. Algunos correos electrónicos requieren un tiempo de procesamiento más prolongado. Otros involucran a terceros interlocutores o elementos independientes de su propia fuerza de trabajo: la respuesta necesariamente se demora. Clasifique estos mensajes en directorios. Por ejemplo, puede crear un directorio "para ser procesado": esto le permite leer el correo electrónico, que ya no aparece como "no leído", mientras lo archiva en una carpeta para consultarlo cuando pueda procesar el correo electrónico. Nota: puede organizar sus etiquetas de acuerdo con el nivel de urgencia o los plazos: "para ser procesados ​​dentro de las 24 horas", "para ser procesados ​​dentro de los 7 días" …

Programar respuestas automáticas

Durante sus vacaciones, programe un mensaje de ausencia automático. Más allá de informar debidamente a la persona con la que está hablando, le ayuda a relajar su mente y ¡aprovechar al máximo sus vacaciones! El "robot" ha respondido por ti, el remitente del mensaje sabe que le responderás en la fecha indicada. Sin estrés, se conserva la comunicación.

Convierta su bandeja de entrada en una verdadera herramienta de trabajo

Los buzones de correo profesionales están equipados con potentes funciones que usted tiene todo el interés en utilizar. Entre estas características: directorios. Le permiten no solo disminuir la cantidad de correos electrónicos no leídos, sino también clasificar y archivar sus mensajes estratégicamente, como un organizador físico.

Piense en su correo electrónico como un clasificador. Esta plataforma se convierte en una valiosa herramienta para optimizar su organización en el trabajo. Si cada mensaje se pone en su lugar, sus ideas son más claras: puede concentrarse al 100% en su negocio principal. La creación de esta organización lleva un poco de tiempo por adelantado, pero ahorra mucho a largo plazo.

Nota: algunos practican la política de "mensaje cero". Es cuestión de salir de la oficina sin ningún mensaje en su bandeja de entrada: los correos electrónicos, procesados ​​o no, se archivan inmediatamente en el directorio correspondiente. Dependiendo de su grado de resistencia a la presión profesional, puede probar esta política.

Establecer "tiempos de correo electrónico"

La gestión eficaz de los correos electrónicos profesionales también se trata de no distraerse con su llegada inoportuna durante el día y la noche. Usted gana en productividad en el trabajo configurando "tiempos de correo electrónico".

Las reglas a seguir:

• Manténgase alerta. ¿Recibe un correo electrónico sobre una tarea que está haciendo? Lea el mensaje de inmediato. Su contacto puede estar informándole de una actualización del proyecto o un ajuste para integrar. Debe conocer estos elementos para asegurarse de que se dirige en la dirección correcta.
• Procese periódicamente sus mensajes. Lidiar con los correos electrónicos a medida que los recibe le impide concentrarse en la tarea que tiene entre manos. Interrumpido en tu trabajo, tu ritmo se ralentiza y eres menos eficiente. Así que planifique una gestión periódica: por la mañana, antes y después de la hora del almuerzo y una hora antes de salir de la oficina, por ejemplo.
• Suprime las notificaciones. La llegada de alertas por correo electrónico a su computadora o teléfono inteligente también afecta su concentración. Desactive las notificaciones para mejorar el rendimiento y reducir su estrés.
• Equilibre la capacidad de respuesta y la eficiencia en el trabajo. Manténgase receptivo: su contacto le agradecerá un breve tiempo de respuesta. Sin embargo, tenga en cuenta que una demora de algunas horas es totalmente aceptable.

Cancelar la suscripción a boletines informativos irrelevantes

¿Recibe spam regularmente? ¿Inundado de mensajes promocionales sin valor? ¿Recibe boletines obsoletos sobre su puesto actual? Tantos mensajes recibidos que te distraen en tu trabajo, contaminan tu sistema de mensajería y tu mente. Sea consciente del tiempo perdido abriendo, leyendo y procesando estos correos. A continuación, puede darse de baja a sabiendas de las listas de distribución.

Nota: las herramientas - Cleanfox, por ejemplo - le permiten darse de baja automáticamente en unos pocos clics de las listas de correo de su elección.

Limitar envíos grupales

Si bien las funciones CC y CCO y el envío masivo de correos pueden ser útiles, resérvelos sabiamente … Cuantos más destinatarios de sus mensajes, más aumentará la cantidad de correos electrónicos que recibe en respuesta. Además, la conversación puede convertirse rápidamente en una fuente de desorden y malentendidos.

Antes de cualquier envío, hágase la pregunta de la relevancia de los destinatarios. Te ahorras correos electrónicos innecesarios para procesar, guardas a tus interlocutores intercambios que no les conciernen.

Organice el cuerpo del correo electrónico lo mejor posible

Una forma adicional de limitar los intercambios interminables: sea claro y organizado en el cuerpo de su mensaje.

• Haga todas las preguntas, para no volver a ellas de forma fortuita. Utilice viñetas o cualquier otro tipo de lista para organizar sus ideas y optimizar la legibilidad del mensaje.
• Escribe de forma sencilla y eficaz. No se trata de ser un escritor, se trata de hacer que sus solicitudes sean más fáciles de entender. Escribe oraciones cortas y usa términos simples.
• Espacia tus oraciones. Los saltos de línea mejoran la claridad: aplique el principio de “una idea, un párrafo, un párrafo nuevo, un salto de línea”.
• Léelo de nuevo. Esta es tu oportunidad de revisar la ortografía, la gramática y la puntuación. También aproveche la oportunidad para comprobar que se está dirigiendo a los destinatarios correctos. Recuerde: una vez que haga clic en "enviar", su acción es definitiva …

Escribe tus objetos usando palabras clave

Más allá de una herramienta de comunicación, su sistema de mensajería profesional es una plataforma de archivo. ¿Necesitas encontrar alguna información? ¿Necesitas reanudar un proyecto suspendido? La herramienta de búsqueda de su sistema de mensajería puede encontrar el correo electrónico en cuestión … siempre que utilice las palabras clave adecuadas. Al escribir la línea de asunto de su mensaje, asegúrese de elegir los términos que usaría si necesitara encontrar este mensaje rápidamente.

Limite la colocación en la papelera de reciclaje

La capacidad de tu buzón te permite guardar una cantidad considerable de correos electrónicos, no te prives de ella. Sepa que los escritos son esenciales para registrar información, pero también para servir como evidencia en caso de desacuerdo.

¿Tu N + 1 te reprocha no haber seguido sus instrucciones? ¿Un cliente cuestiona el respeto de los plazos de entrega de su obra? Utilice sus intercambios de correo electrónico para demostrar su buena fe. ¡Coloque sus correos electrónicos en directorios en lugar de eliminarlos!

¡Desconectar!

Gestionar eficazmente sus correos electrónicos profesionales también significa aprender a no gestionarlos continuamente. Sea receptivo y esté alerta, pero solo durante sus horas de trabajo.

• Retire su buzón de correo profesional de su teléfono personal.
• Suprima las notificaciones en su teléfono inteligente.
• ¡Haga valer su derecho a desconectarse!