¿Qué es la gestión de proyectos?
La ejecución de un proyecto requiere el seguimiento de varios elementos para garantizar que el trabajo realizado va en la dirección correcta. Pilotar un proyecto significa, por tanto, recoger un conjunto de datos, analizarlos, decidir e implementar, si es necesario, las acciones necesarias para que el proyecto alcance los objetivos que le han sido asignados. Esto dentro del marco inicialmente definido en términos de calidad, costos y plazos.
El empleado a cargo de la supervisión de un proyecto mantiene constantemente bajo vigilancia la brecha existente entre lo planeado (la previsión) y lo logrado.
Esta misión es fundamental. Bien hecho, reduce considerablemente el riesgo de fallas. De hecho, la vida de un proyecto no es un río largo y tranquilo. Rara vez todo sale según lo planeado. Durante toda la fase de construcción, es necesario poner un poco de aceite en los engranajes, o incluso reajustar la mecánica. Ésta es una de las claves del éxito del proyecto.
¿Quién está pilotando?
Esta misión de gestión diaria se delega en el director del proyecto. Para las grandes estructuras, un comité de dirección (COPIL) supervisa el cumplimiento de los plazos, el uso de los recursos y el logro de los objetivos definidos. Si es necesario, este organismo toma decisiones importantes como posponer la fecha de finalización del proyecto.
El ciclo piloto
El pilotaje se estructura en torno a puntos de fijación planificados. Este es el caso de una COPIL que se reúne al final de cada etapa clave (o cuando se alcanza un hito) para validar el paso a la siguiente. Además de su función dentro de la COPIL, el director del proyecto es responsable de las misiones de gestión del día a día.
Esta organización ofrece la agilidad necesaria para que el equipo intervenga sin dilación cuando surge la necesidad y la base para dar un paso atrás imprescindible para estructurar decisiones a través de las reuniones del comité de dirección.
Campos de acción del piloto
1 - Implementar acciones correctivas
Ningún proyecto, incluso si está correctamente elaborado, es inmune a los imprevistos: falla de un subcontratista, equipo defectuoso, entrega de un proveedor que no cumple, etc. El jefe de proyecto es el encargado de buscar con su equipo el desfile del evento en cuestión con el fin de tomar las acciones necesarias para resolver el problema.
2 - Activar acciones preventivas
Cuando los indicadores señalan muy temprano que se va a producir una desviación, es recomendable tomar medidas preventivas. Por ejemplo: el seguimiento del cronograma muestra que ciertas operaciones están atrasadas. En lugar de esperar a estar definitivamente fuera de programa, puede ser apropiado asignar recursos adicionales en términos de personal o nuevas habilidades para que el proyecto vuelva a encarrilarse.
Un ejemplo típico es el mantenimiento preventivo realizado por técnicos que cambian una pieza antes de que se averíe.
3 - Gestionar solicitudes de cambio
Es probable que el director ajuste su solicitud inicial mientras los equipos ya están trabajando. Estos cambios pueden resultar en un ajuste de lo planeado. El director del proyecto debe entonces reorganizar el trabajo de todos, o incluso movilizar recursos adicionales para adaptarse a la nueva situación.
4 - Mantenga actualizada la documentación del proyecto
Plan de proyecto, planificación, estatutos, trámites, contratos internos, etc. Las modificaciones realizadas dan lugar a actualizaciones en la documentación y los repositorios correspondientes. Esta tarea es fundamental para mantener el control del trabajo. Sin esto, es probable que el horizonte del proyecto se enturbie con, como resultado, problemas de coordinación entre los equipos.
Herramientas de gestión de proyectos
El tablero
Para administrar de manera eficiente, el tablero es la herramienta esencial.
2 objetivos principales:
- monitorear las brechas entre los pronósticos y los logros en términos de recursos financieros, plazos, calidad y entregables,
- seguir el progreso de las distintas etapas.
También permite la comunicación con el equipo y las partes interesadas a través de reuniones de seguimiento. Es una herramienta central para el comité directivo.
Indicadores de dirección clave
Para diseñar una tabla eficiente y operativa, es necesario elegir indicadores relevantes (KPI), representante del progreso de la obra y el nivel de desempeño alcanzado de acuerdo con los objetivos marcados.
Algunos ejemplos de indicadores de gestión de proyectos:
- número de horas consumidas / número de horas consumidas planificadas
- porcentaje de finalización del proyecto
- tasa de utilización del presupuesto
- número de puntos no resueltos
Los indicadores se definen durante la fase de diseño.
La planificación
Una planificación del tipo "diagrama de Gantt" es una valiosa ayuda para seguir el progreso del proyecto. Dicha herramienta ofrece una vista detallada de las diferentes actividades, tareas, trabajos realizados en un horizonte temporal. La informatización de este tipo de planificación simplifica los ajustes y da la posibilidad de realizar simulaciones. Entonces, las decisiones son más fáciles de tomar, la división de tareas es más obvia, etc.
Tabla de riesgo
Esta herramienta de resumen de gestión de riesgos es útil para mantener bajo vigilancia las probables vulnerabilidades y para implementar acciones preventivas. Esta tabla se toma de la matriz de riesgos definida durante la fase de diseño.
