Aclarar el objetivo, elegir el formato adecuado, armar el equipo adecuado… aquí están los pasos a tener en cuenta a la hora de organizar y preparar una reunión formal.
Las diferentes etapas de preparación
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Definir el objetivo de la reunión de trabajo.
En este punto, aquí hay una pregunta que debe hacerse: " ¿Con qué debería terminar la reunión? ¿Un plan de acción? ¿Decisiones? " Por tanto, eres capaz de evaluar mejor los recursos a los que recurrir trabajar en el tema. Por ejemplo, el análisis de una disfunción se realiza con expertos. Pero si el objetivo es decidir de inmediato, el grupo deberá incluir uno o más tomadores de decisiones. Estas personas no son necesariamente especialistas en la materia.
Para llevar a cabo una reunión de trabajo eficaz, el objetivo sirve como hilo conductor a lo largo de los debates.
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Elija el tipo de reunión adecuado
Encuentro para resolución de problemas, creatividad (generar ideas con el método de lluvia de ideas), servicio … o simplemente información, el tipo elegido se deriva, por supuesto, del objetivo fijado al principio . No te acercas de la misma forma a una reunión cuyo propósito es comunicarte con tus equipos con otro cuyo propósito es lograr una producción colectiva. los estilo de animación La implementación depende también de la naturaleza del tema tratado y del propósito de la reunión de trabajo. En algunos casos, esta puede ser una reunión de videoconferencia remota.
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Seleccionar participantes
"¿Quién puede ayudar a lograr la meta? ¿Quién puede ser un obstáculo?" Hacerse estas preguntas hace que sea más fácil saber a quién invitar. Entonces obtendrás un equipo completo acorde con los objetivos y el tema. Definir un número óptimo de participantes para intercambios y toma de decisiones eficiente. Con un tiempo de conversación controlado, la reunión será aún más productiva.
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Definir el plan
Organizar el flujo de intercambios y comunicaciones. Las diferentes fases de la reunión de trabajo y los temas tratados, Talleres de trabajo si es necesario… todo registrado en una agenda colocando los temas prioritarios en la primera parte de la agenda.
Asociar tiempos de trabajo para cada fase. Así evitarás desbordes de un tema en detrimento de otro. Estratega y táctico en las primeras etapas, luego eres el organizador.
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Programar la reunión
Asegurar la disponibilidad de todos los participantes para la elección de fecha y horario. Después envíe las invitaciones a los participantes (o invitaciones) para su confirmación oficial. Si es posible, programe la reunión para un momento en el que sea más fácil para todos concentrarse e invertir por completo.
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Preparar documentos de trabajo y otros puntos materiales.
Identificar los documentos necesarios, muestras de productos, etc. Desarrollar el soporte de la presentación . El famoso PowerPoint en el que todos pasamos horas y horas !! Definir las reglas del juego, tarea imprescindible para gestionar los intercambios de forma eficaz.
Preparar la logística (reserva de la sala de reuniones, pizarra, caja de cartón , retroproyectores,. ). Siempre es inquietante perder el tiempo cuando llega el momento compensando la falta de organización. Escribe la agenda.
Una vez completado este trabajo, estará listo para ¡Asuma el papel de facilitador!
Véase también como una extensión de este tema. cómo preparar un taller.
