Comunicación gerencial - Definición
" En general, la comunicación gerencial corresponde a las interacciones entre la dirección de la empresa y la organización. Más concretamente entre el técnico y su equipo.
Este marco se encarga de transmitir información y directivas desde niveles jerárquicos superiores, apoyando comunicación interna , destilar mensajes relacionados con su propia gestión para obtener el compromiso de su equipo, etc. Se basa en habilidades específicas que permiten a un gerente transmitir un mensaje de manera efectiva. ."
Este ejercicio puede resultar complicado. En parte por esta razón, muchos profesionales se sienten incómodos con esta tarea. Esta falta de confianza también se debe al hecho de que la comunicación empresarial requiere un mínimo de formación. Un mínimo no siempre garantizado.
¿Cuáles son los desafíos de la comunicación gerencial?
La comunicación es la base de cualquier relación, sea la que sea. El Humano no puede no comunicarse. Interactuar con otros es parte de su funcionamiento principal.
En los negocios, es fundamental que el gerente domine este ejercicio. No solo para ser comprendido por quienes lo rodean, sino también para llevar a cabo su misión.
¿Qué comunicar? Cuándo ? A quién ? Estas preguntas encontrarán respuesta en la coherencia de las acciones emprendidas. Por ejemplo, si los empleados tienen planes de acción vinculados a la estrategia general, el gerente intermedio a cargo de la gestión de estas personas debe mantenerlos informados de los resultados generales de la estrategia y de cualquier información periférica si no es confidencial.
Por tanto, una buena comunicación empresarial tendrá como objetivo, entre otras cosas,:
- informar eficazmente con sus empleados, intercambiar, dialogar con ellos,
- mantener el enlace entre las diferentes capas de la empresa (alta dirección, mandos intermedios, directores locales, empleados, etc.)
- compartir información entre diferentes servicios , participar en el espíritu de la empresa y fortalecer la membresía en una misma organización, trabajar por la inteligencia colectiva, la cooperación y la innovación,
- relé , compartir, repartir la cultura, valores, estrategia de la empresa,
- liderar transformaciones hacia el éxito dando sentido a las misiones y tareas encomendadas,
- definir de forma clara y precisa las tareas para una mayor eficiencia, en particular mediante la definición de objetivos SMART,
- devolver a las personas al corazón de la empresa ,
- crear un clima de confianza y un buen cohesión del equipo ,
- motivar eficazmente, inspirar, involucrar, animar, felicitar …
¿Cómo se comunica el gerente?
La comunicación empresarial hoy opera bajo 3 ejes:
- descendente : del gerente a sus empleados,
- ascendente : del gerente a su jerarquía,
- transverso : del gerente a los demás gerentes / departamentos de la organización.
Habilidades requeridas
El gerente debe poder movilizar una cierta cantidad de habilidades y cualidades para comunicarse de manera efectiva con su equipo.
- Escucha activa - Para ser escuchado y escuchado, es sobre todo necesario saber escuchar al otro con atención y de forma no directiva para que éste pueda expresarse con total libertad, sin temor a juicios apresurados y sin presiones. Escuchar activamente significa saber decodificar el lenguaje no verbal y adaptar tu comunicación, para escuchar más allá de las palabras expresadas. Una habilidad imprescindible a la hora de guiar a los humanos.
- Capacidad para comunicarse con los demás. - Estar a gusto con los demás o en público, atreverse a hablar, saber decir que no, conocer los diferentes tipos de personalidades y saber identificarlos para adaptar su comunicación, encontrar las palabras adecuadas y el momento adecuado para expresar lo que queremos. hay que transmitir… Todos estos son elementos que el directivo debe dominar perfectamente en el marco de su misión.
- Inteligencia emocional y empatía - Reconozca, controle y use sus emociones sabiamente para una comunicación y relaciones más fluidas. Ser plenamente consciente de lo que el otro puede estar sintiendo permite al gerente adaptarse a cualquier situación. La empatía, por su parte, ayuda a establecer un clima real de confianza y autenticidad, fundamental para la gestión humana.
- Carisma y asertividad - Atreverse a ocupar su lugar y hacer valer las propias elecciones es fundamental cuando se ocupa una postura directiva. Para inspirar, motivar, ser escuchado y respetado, el gerente debe mostrar carisma y liderazgo.
¿Qué apoyos?
La comunicación puede ser escrita u oral, dirigida a uno o más destinatarios, ser más o menos formal, de carácter organizativo (definición de tareas / objetivos, evaluaciones, etc.) o interpersonal (intercambios sin referencia a los diferentes puestos / niveles jerárquicos: discusiones entre colegas, etc.).
El gestor se asegurará así de adecuar su apoyo según los objetivos del mensaje, las circunstancias en las que se transmite, las personalidades / funciones de su interlocutor.
- Correos : transmitir información / documentos necesarios para el correcto desempeño de las tareas (invitación a un breve, compartir la agenda de cualquier reunión, cifras y datos, etc.).
- Mensajeros : reservado principalmente para finalidades muy reguladas legalmente (saneamiento, cesión, aumento, rescisiones contractuales, despido, llamado al orden y otras sanciones, etc.).
- Teléfono : para obtener información más rápidamente que por correo electrónico, para transmitir datos importantes y urgentes …
- RSC, intranet, redes sociales : para intercambiar documentos, información, materiales de formación, etc. Sin embargo, tenga cuidado de enmarcar su uso para evitar deslizamientos, adicciones, uso excesivo …
- Reuniones colectivas : sesiones informativas matutinas, sesiones para reflexionar, avanzar, hacer balance de proyectos futuros o actuales, seminarios, etc.
- Reuniones individuales : entrevistas anuales, comentarios individuales, etc.
- Retroalimentación constructiva : para motivar y animar, corregir el rumbo si es necesario, pero también para recibir retroalimentación de los empleados.
- Sesiones de team building : sacar a relucir las personalidades reales de todos, potenciar el sentimiento de pertenencia al equipo, fortalecer la cohesión, promover la cooperación y la inteligencia colectiva.
- Reuniones informales : unir al grupo, conocer mejor a sus empleados y compañeros …
¿Qué ritmo?
Es difícil definir un ritmo particular para una comunicación gerencial óptima. Dependiendo de la actividad, el tamaño de la organización / empresa, la dispersión geográfica de los empleados, el ritmo de los intercambios puede variar mucho.
Sin embargo, es importante comunicarse con regularidad. El gerente puede definir reuniones colectivas e individuales regulares y estructuradas, cuyas fechas y propósito se comunicarán a los empleados involucrados, pero también podrá posicionar una entrevista en la agenda diaria o semanal si surge la necesidad. De hecho o en caso de de emergencia, imprevisto.
El ritmo de los diferentes puntos se puede articular así de la siguiente manera:
- día a día - Gerente y colaboradores se encuentran.
Objetivo: empezar el día y echar un vistazo rápido a las tareas, misiones y proyectos en curso.
Por ejemplo, se invita a cada miembro del equipo a decir lo que hizo el día anterior, los objetivos que logró, los proyectos en los que trabajará durante el día, las dificultades que encuentre.
Estas entrevistas (o resúmenes) relativamente informales suelen tener lugar, siempre al mismo tiempo. Cada empleado tiene aproximadamente 1 minuto para decir lo que tiene que decir. También puede ser una oportunidad para que el gerente motive a sus tropas a través de una anécdota, un pensamiento positivo … Para una mayor eficiencia, todos los miembros del equipo deben estar presentes y participar - física o virtualmente a través de una conferencia telefónica / visio, un correo electrónico presentando su trabajo si no pueden hacer otra cosa.
- semanalmente - Gerente y colaboradores se encuentran.
Objetivo: hacer un punto más preciso sobre el progreso (definir de antemano los indicadores que se utilizarán), establecer los plazos y objetivos para la próxima semana.
La idea es involucrar a los empleados en determinadas decisiones estratégicas para dar sentido a las misiones. Idealmente, estas reuniones semanales relativamente formales se realizarán alrededor de una mesa y durarán de 1 a 2 horas como máximo. Reúnen a todos los miembros del equipo.
- mensual - Se reúnen el gerente y los empleados involucrados.
Objetivo: hacer una actualización más formal de los avances del mes y definir los objetivos para el próximo mes, actualizar los indicadores, modificar los cronogramas y plazos del proyecto, si es necesario. También puede ser una cuestión de hacer un balance de cualquier formación / coaching en curso.
Estas reuniones se realizarán preferentemente por la mañana para maximizar su eficacia y tendrán una duración de 1 a 2 horas. No es obligatorio convocar a todos los miembros del equipo. El gerente hará esto de acuerdo con el modo de operación del equipo y las prácticas de la empresa.
- anual - Gerente y colaboradores se reúnen individualmente o se reúne todo el equipo / empresa.
Objetivo: entrevistas de evaluación anual para el gerente y cada uno de sus empleados, seminario de empresa, sesión de teambuilding, eventos específicos …
Los seminarios, las sesiones de formación de equipos y otros eventos anuales se llevan a cabo en el sitio o al aire libre y reúnen a todos los miembros del equipo, todos los empleados, etc. según el contexto.
Las evaluaciones anuales tienen un marco muy preciso y se llevan a cabo de acuerdo con reglas específicas.
