Definición de esta noción
Este es el proceso de gestión de proyectos, compuesto por sus diferentes etapas desde la identificación de necesidades hasta la finalización del proyecto.
El ciclo de vida del proyecto se divide en 4 etapas principales
1 - Paso de encuadre
Esta primera fase de estudio y análisis también se denomina: inicialización, puesta en marcha o incluso anteproyecto (con matices en el contenido según los enfoques utilizados).
El proyecto se inicia a partir de una necesidad (problema a resolver u oportunidad que aprovechar), se define un objetivo, se realiza un análisis para identificar la mejor forma de trabajar en la respuesta a brindar.
Para algunos proyectos, las opciones de solución pueden mencionarse en un "caso comercial". A continuación, se realiza un estudio de viabilidad para elegir la línea de trabajo.
Esta fase confirma la decisión de lanzar el proyecto o no ( VAYA O NO VAYA ). En el caso positivo, si esto no se hace, se nombra al director del proyecto y su equipo, se definen los principales entregables.
2 - Etapa de diseño y planificación
El equipo del proyecto define en detalle qué se debe hacer, cómo y con qué medios. Planifica las etapas y la movilización de recursos en el tiempo.
En particular, el director del proyecto afina el presupuesto financiero integrando los distintos cargos: servicios externos, soporte interno (cuando se aplica la refacturación entre departamentos), recursos materiales y otras compras.
Todos estos elementos se registran en un plan de proyecto que comprende:
- una lista de las principales fases
- las actividades a realizar, las dependencias entre las tareas y los diferentes hitos a través de un diagrama de Gantt
- entregables,
- un plan de comunicación del proyecto,
- un plan de gestión de riesgos.
Además, se puede construir un plan de calidad para controlar el proceso y sus entregables.
3 - Etapa de implementación del proyecto
Se trata de la implementación concreta de los elementos previstos. Sesiones creativas, talleres, análisis de valor … el grupo de proyecto trabaja en la investigación y despliegue de soluciones para cumplir los objetivos definidos.
El director del proyecto controla el avance de las actividades, el respeto del cronograma, los gastos, los resultados con respecto al plan inicial del proyecto y lo ajusta si es necesario. Sigue cuidadosamente el tablero que agrega los principales indicadores clave de rendimiento (KPI) para garantizar que la ejecución del proyecto se mantenga en el buen camino.
Se comunica periódicamente con los grupos de interés: los mantiene informados del avance del proyecto y de las desviaciones importantes.
Una vez finalizadas y validadas todas las operaciones, el cliente interno o externo toma posesión de los entregables: entrega de la solución, formación, etc.
4 - Etapa de cierre
Es hora de hacer balance y organizar el final del trabajo. Con un objetivo: capitalizar la experiencia adquirida recientemente.
Es importante concluir adecuadamente organizando una reunión específica con los principales actores involucrados: partes interesadas, equipo del proyecto, usuarios clave, etc.
Luego, escribiendo un informe resumido para tener en cuenta las fortalezas, debilidades y lecciones que se pueden aprender de esta nueva experiencia.
Nota: para el Project Management Institute (PMI), el ciclo de vida de un proyecto incluye una fase adicional entre la ejecución y la conclusión: la gestión. Para nosotros, este paso está incluido en la fase de realización. La realización de las operaciones de gestión de proyectos y el seguimiento del rendimiento se llevan a cabo en paralelo.
