Si se siente abrumado con la cantidad de tareas que debe completar y tiene problemas para priorizar, es hora de pensar en hacer una lista de tareas pendientes. Le ofrecemos un marco para construir su propia herramienta de gestión de tareas. La lista de tareas es una organización personal clásica para redescubrir y practicar.
Esta práctica y sencilla herramienta te será de gran utilidad para gestionar toda esta carga de trabajo que abarrota tu cerebro.
A continuación, puede organizar sus tareas de acuerdo con prioridades que habrás definido y así no te olvides de las cosas importantes.
No existe un método único, sino varias prácticas diferentes según la sensibilidad de cada persona y el tipo de tarea a organizar.
Le damos aquí un marco para construir su propia herramienta, incluso si eso significa personalizarla de acuerdo a sus necesidades.
¿Por qué una lista de tareas pendientes?
Muchos efectos beneficiosos:
- centrarse en tareas de valor añadido,
- no te olvides de los plazos importantes,
- no procastines,
- reduce tu estrés: no se sienta abrumado por perder el control del volumen de trabajo a producir,
- obtenga una vista holística de toda su carga de trabajo
- y en general, administre su tiempo de manera eficiente mejorando su productividad
Como proceder ?
Es muy simple, organízate en 3 pasos
-
Enumere las principales tareas y acciones que tiene en mente.
Atención : una lista de cosas por hacer efectiva no debe sobrecargarse . Es mejor anotar las principales acciones (o el resumen de una toma de apuntes), las más importantes y / o más urgentes, que hacer una lista exhaustiva de tareas que te desanimarán muy rápidamente. Nada puede ser más desmotivador que ver crecer una lista y tener que posponer más y más actividades hasta el día siguiente. Si algunos son complejos o muy largos para completar, dividirlos en tareas que sean más fáciles de planificar . En general, solo se deben enumerar las actividades de menos de 60 minutos. Asigne una duración a cada uno de ellos para facilitar su organización. No es cuestión de anotar el nombre de un proyecto como tarea aquí. Por otro lado, una acción a realizar para un proyecto encontrará su lugar en la lista.
Usa verbos de acción para calificar con precisión el contenido de las tareas: "redactar el acta de la reunión del 20-04-2014", "concertar una cita con el proveedor x", etc.
Si es necesario, haga una lista para tareas personales y otra para profesionales. Tenga cuidado nuevamente: si es probable que mezcle tareas profesionales y personales en las mismas franjas horarias, sus 2 listas deben fusionarse, porque las actividades de los 2 perfiles compiten.
Asigne una prioridad delante de cada elemento, desde la prioridad hasta la secundaria.
Si termina con una gran cantidad de tareas identificadas como de alta prioridad, revíselas nuevamente. Al compararlos, establecerá un nuevo orden de prioridad.
Reclasifique las tareas según la prioridad definida.
Prioridades en la parte superior de la lista. Puede utilizar un código de color para identificar visualmente el nivel de prioridad. Su lista de esta manera le dará la flexibilidad para organizar su día y tomar las decisiones correctas. En particular delegar si es necesario.
¿Cómo usar una lista de tareas pendientes?
Por lo general, todo comienza el día anterior. Preparas tu día para el día siguiente estableciendo tu lista de tareas pendientes . También puedes realizar este ejercicio por la mañana antes de comenzar el día.
A medida que avanza su trabajo, tacha los que se procesan . ¡Es un pequeño placer no descuidarse para mantener la motivación al más alto nivel! Al final del día, traspasar las tareas no cumplidas durante la noche (o más tarde).
Las herramientas
Hay muchas herramientas y aplicaciones de software para crear y usar una lista de tareas pendientes, como el administrador de tareas any.do, que tiene la ventaja de la simplicidad. Las herramientas de mapas mentales como xmind facilitan la identificación de tareas y la organización de prioridades, pero no son adecuadas para el uso diario. También podemos citar Evernote, o Trello (que permite la clasificación en forma de Kanban).
Las herramientas computarizadas tienen una ventaja innegable: intuitivas, Facilitar la gestión de las tareas diarias. De hecho, con estas utilidades, nada podría ser más sencillo para anotar una actividad como cumplida, modificar la prioridad, posponerla … Además, las soluciones multiplataforma (computadora de escritorio, tabletas, smartphone) te permiten tener tu lista contigo en absoluto veces.
Una simple hoja de Excel puede hacer el truco, o incluso una hoja de papel (vea esta publicación). Y para algunos, el post-it atemporal.
También existen herramientas metodológicas para facilitar la priorización como la matriz de Einsenhower, o para planificar en un período más largo: el diagrama de Gantt. Más adecuado de todos modos para la gestión de proyectos.
Limitaciones del método
Un método sencillo, herramientas eficaces adaptadas a tu forma de trabajar … En resumen: ¡todo lo que necesitas para ser el rey de la organización personal! Por último, el desafío es mantenerse disciplinado . Aproveche este método a largo plazo, no lo abandone después de algunas semanas de uso.
Otro límite es el dificultad para concentrarse en las prioridades de uno . Entre correos electrónicos, redes sociales … y otras fuentes de disrupción, es difícil en nuestro tiempo ceñirse a una lista de acciones preestablecidas. Sobre todo porque el orden de prioridades cambia constantemente en las empresas. Si las emergencias se redefinen varias veces a la semana con nuevas tareas que aparecen de repente, es una apuesta segura que pasarás tiempo, mucho tiempo, trabajando en tu lista y terminarás abandonándola para volver al post-it.!
Consulte también el método GTD para mejorar su organización personal
Este archivo está referenciado en: Gestión del tiempo: eficiencia, productividad y serenidad
