- Diagnóstico
- Estudio de impacto
- Fase operativa
Antes de embarcarse en un proyecto, es recomendable realizar un análisis de impacto con el fin de identificar todas las consecuencias de un cambio en empleados, procesos, profesiones, otros proyectos en curso, etc.
A partir de este análisis se toma la decisión de llevar a cabo, o no, un proyecto con pleno conocimiento de los hechos y se identifican y controlan los efectos secundarios.
Aunque generalmente hablamos de análisis de impacto, el estudio se centra en los efectos de un cambio. Los impactos, cambios concretos posteriores a las acciones, se evalúan después del proyecto.
Esta herramienta no está reservada solo para la gestión de proyectos, sino para cualquier toma de decisiones que merezca un análisis en profundidad de los efectos secundarios. Nos interesan aquí exclusivamente los efectos negativos que puedan surgir para controlar los riesgos.
El método
Veamos cómo realizar tal análisis.
1- Preparación
El primer paso es formar un equipo polivalente que cubra todos los aspectos del proyecto. La diversidad de los miembros del grupo de trabajo es fundamental para explorar todos los posibles efectos. Cada uno con su propio conocimiento tiene una visión personal del problema a abordar.
No dude en involucrar a los usuarios operativos. Aportan su experiencia y conocimientos a los oficios en cuestión.
2- Enumere las diferencias entre el estado actual y el estado proyectado
El objetivo es definir el alcance y la extensión del cambio para evaluar sus impactos. Tenga en cuenta las principales modificaciones entre un estado presente A y un estado futuro B. Véase también en general el método de análisis de brechas.
3. Identificar áreas potenciales de impacto.
Para realizar esta investigación con mayor facilidad, utilice modelos adaptados al problema.
En el caso de un proyecto organizacional, la estructura a continuación proporciona una referencia relevante para evaluar las áreas impactadas:
- La estrategia : misión, objetivos estratégicos …
- la estructura : con, en particular, los efectos sobre la organización del trabajo, los procesos, las profesiones
- los hombres : el impacto en la motivación, las habilidades, el estilo de gestión
- los sistemas: las consecuencias en los sistemas de información, toma de decisiones, animación, remuneración
- la cultura : valores, creencias, normas de comportamiento …
Existen otros modelos, como la matriz 7S de McKinsey. cerca del referencial anterior o el Modelo PESTEL para un análisis del entorno empresarial general.
Dependiendo del tipo de proyecto, la Mapeo de procesos si no modelado de procesos estudiado puede ser un buen apoyo.
Una de las dificultades es encontrar el nivel adecuado de análisis. Profundizar en demasiados detalles es improductivo, perder un área de efecto importante reduce la relevancia del análisis. Por ejemplo, un cambio en la organización puede tener un impacto … en el cliente. Un efecto que no dejará de destacar el gerente de calidad .
4 - Busque los impactos
Para cada cambio identificado, enumere los efectos por área usando la técnica de lluvia de ideas .
Algunos ejemplos :
Como parte de la reorganización de la entrada de pedidos:
| Diferencias del estado actual | Efectos | ||||
| Hombres | Sistemas | Estructura | Cultura | Estrategia | |
| Fuerte aumento en el número de pedidos ingresados por día | Mayor estrés en los asistentes. | Logro de los límites de la máquina en términos de capacidad de procesamiento | Creación de un cuello de botella en la preparación de pedidos. | … | … |
| … | |||||
Como parte de la orientación de una fuerza de ventas sobre la comercialización de servicios además de productos
| Diferencias del estado actual | Efectos | ||||
| Hombres | Sistemas | Estructura / profesión | Cultura | Estrategia | |
| Los vendedores tienen 2 ofertas de venta independientes | Aumento del tiempo dedicado a la formación. Dificultad para motivar a los vendedores en ambos aspectos … | Remuneración: el sistema actual se está volviendo inadecuado | Aumento de la complejidad de la organización de visitas. | La cultura de la venta de componentes en desacuerdo con la venta de soluciones | Actividad comercial inconsistente |
| … | |||||
5. Evaluar y priorizar
Una vez identificadas las áreas y las consecuencias, deben evaluarse y priorizarse. El objetivo es cuantificar los impactos para tomar las decisiones adecuadas: seleccionar aquellas que merezcan una atención especial.
6. Decidir
Sobre la base del análisis realizado, ha llegado el momento de tomar una decisión. Tienes que elegir qué hacer con el inventario elaborado. Si las consecuencias secundarias son muy importantes, ¿tienes que empezar el proyecto de todos modos? ¿Reevaluar su perímetro? ¿Revisar los objetivos? Si los impactos son manejables, es importante construir un plan de acción adecuado.
Método alternativo
La investigación de los efectos también se puede realizar utilizando el diagrama de espina de pescado (o ishikawa ) con una clasificación 5M.
El diagnóstico inicial
Continuación del archivo: la parte operativa
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