Descubra por qué y cuándo trabajar en modo proyecto: inspírese con las mejores prácticas para implementar para beneficiarse de este tipo de organización.
¿Qué es el modo de proyecto?
Antes de embarcarse de lleno en la implementación de un sistema de gestión de proyectos, es importante asegurarse de que el objetivo que desea alcanzar cumpla con los criterios de un proyecto. No debe caer dentro del alcance de las actividades permanentes, de lo contrario, debe estar regido por la gerencia de línea.
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Tipo de gestión | GESTIÓN DE PROYECTOS | GESTIÓN JERÁRQUICA |
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Ocurrencia |
Ocasional, no repetitivo, único |
Recurrente, se puede planificar de un año a otro |
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Temporalidad |
Limitado en el tiempo |
Sin fecha de finalización obligatoria |
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Proceso |
Poco arte previo innovador |
Datos controlados conocidos |
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Habilidades requeridas |
Multidisciplinar, transversalidad de competencias |
Monocompetencias internas de un servicio o departamento |
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Apuestas |
Estratégico (recursos, plazos, desafíos) |
Limitado al alcance del servicio |
Criterios para diferenciar la modalidad proyecto de las actividades permanentes
Por tanto, la modalidad proyecto debe permitir articular competencias multidisciplinares en un tiempo limitado, con el fin de conseguir un objetivo con requisitos específicos. Desde una perspectiva organizacional, requiere la gestión de una cartera de proyectos para definir los proyectos prioritarios a realizar.
Interés y límites del modo proyecto
El modo de proyecto tiene tres ventajas principales.
1 - Incrementar la eficiencia
El modo de proyecto asegura que se controlen tres parámetros en competencia: plazos (fecha de puesta en servicio o de comercialización), costes y calidad (rendimiento, imagen, aceptabilidad, etc.). El sistema implementado en modo proyecto (recursos, equipo, herramientas) debe servir para articular estas tres dimensiones. Fortalece la agilidad de la organización.
2 - Combinar habilidades
El objetivo de un proyecto requiere recurrir a las habilidades de empleados de diversos orígenes. Por ejemplo, el desarrollo de un nuevo sitio web para una empresa requerirá la colaboración de los miembros de los departamentos de comunicaciones y TI durante un período de tiempo limitado: la duración del proyecto.
3 - Gestión de beneficios
Debido a su duración limitada y a que ofrece un objetivo que a menudo es más concreto y más corto que las actividades recurrentes, el modo proyecto es más una fuente de motivación e implicación para los empleados . También facilita la asignación de responsabilidades (hacerse cargo de un segmento del proyecto, gestionar un sub-equipo) a los miembros del equipo del proyecto que están menos acostumbrados a tenerlas sin el marco de gestión jerárquico.
Por otro lado, el modo proyecto alcanza sus límites principalmente en dos casos:
- Si el proyecto no está suficientemente enmarcado y / o circunscrito (¡de ahí la importancia de la fase de encuadre!);
- Si el proyecto carece de recursos: indisponibilidad de empleados, presupuesto insuficiente, perfiles inadecuados dentro del equipo del proyecto …
En estas situaciones, el modo de proyecto se convierte más en una desventaja que en una ventaja, ya que el objetivo se vuelve poco claro o inalcanzable.
¿Cómo implementarlo?
La pregunta de cómo va primero de la mano con la pregunta de "¿quién?" ". La designación del director del proyecto, para asegurar la gestión del proyecto, y de su equipo es un factor clave de éxito real. Luego podemos proceder preguntando:
- ¿Cuáles son las cualidades, la experiencia, los conocimientos necesarios?
- ¿Quiénes son los mejores candidatos dentro de la estructura?
- ¿Cuáles son las disponibilidades?
Luego, para maximizar la eficiencia prometida por el modo de proyecto y evitar sus errores, se debe implementar un enfoque de dos pasos:
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Dar sentido
Una de las misiones iniciales del director del proyecto es movilizar un equipo multidisciplinario, dentro del cual la mayoría de los participantes solo tendrán un tiempo limitado para dedicar. Para involucrar y ganar la aceptación de estos colaboradores, asegúrese de comprender lo siguiente:
- Necesidades y propósito: ¿para qué es el proyecto, cómo contribuye a la estrategia de la organización? Cual es su viabilidad? ¿Cuáles son los entregables?
- Objetivos estratégicos y operativos: ¿cómo sabremos si el proyecto ha tenido éxito o fracasó? ¿Cuáles son los riesgos?
En caso de discrepancias entre los propósitos y el objetivo del proyecto (entre las partes interesadas o dentro del equipo), estos deben aclararse o llevar a reexaminar el proyecto en sí.
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Estructura
Una vez que el significado del proyecto está bien definido y su perímetro circunscrito, el director del proyecto puede contar con una amplia gama de herramientas para organizar un mecanismo de gestión al servicio de su objetivo adaptado a su situación - planificación, presupuesto …: estructura de desglose del trabajo , PERT (para identificar la ruta crítica en particular), diagrama de GANTT, planificación inversa, etc.
En metodologías, los enfoques ágiles van en aumento. Sus ciclos iterativos facilitan la toma en cuenta de parámetros imprevistos. Ofrecen más flexibilidad que el ciclo en V.
Mejores prácticas en gestión de proyectos
- Configurar una organización legible y compartida
Al inicio del proyecto, el gerente del proyecto debe asegurarse de que el organigrama de responsabilidades (OBS) o esté bien compartido por la jerarquía de actividades permanentes, tanto en la naturaleza de las responsabilidades como en la carga de trabajo inducida por el proyecto (ver también RACI). La OBS también debe ser bien entendida por todos los miembros del equipo del proyecto, a fin de evitar lagunas o superposiciones en las asignaciones.
- Definir las especificaciones del proyecto
El pliego de condiciones formaliza por escrito el objetivo del proyecto, las necesidades a las que responde, el alcance, los plazos y los medios asociados. Puede iniciarse a través de una nota de alcance en el origen del proyecto y detallarse durante la implementación del sistema de gestión de proyectos. Luego, debe servir como guía para cada miembro del equipo como parte de sus funciones. En el contexto de proyectos grandes o muy complejos, se puede desarrollar un plan de gestión de proyectos (PMP) o un plan de calidad del proyecto (PQP) de forma adicional o como reemplazo. También debe tenerse en cuenta la gestión de riesgos.
- Configurar una herramienta de gestión colaborativa
En el contexto de una organización dividida geográfica, organizativa o de TI, el uso de una herramienta de gestión colaborativa (Slack, Teams, WiMi, Planzone, etc.) puede ser una ventaja. Facilitan el intercambio de documentos, la visualización de las tareas a realizar y el horario, la discusión de los colaboradores mediante mensajería dedicada, etc. En definitiva, estimular la inteligencia colectiva. Sin embargo, tenga cuidado porque la implementación de estas herramientas puede llevar mucho tiempo (configuración, capacitación de los empleados).
- Establecer un sistema de gestión compartido
El seguimiento del proyecto debe realizarse como mínimo mediante la realización periódica de "revisiones del proyecto" que deben reunir a los principales participantes. En particular, utilizan los paneles de control del proyecto. Estas revisiones periódicas deben garantizar:
- compartir información clave con el comité directivo;
- la búsqueda de soluciones a las dificultades planteadas;
- comunicación sobre el progreso del proyecto a través de medios como informes (internos) o comunicados de prensa (externos).
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