Un taller no tiene sentido si no es eficiente y no conduce al avance concreto de un proyecto, a la toma de decisiones, a la resolución de un problema … Si es presencial, parece obvio y relativamente sencillo de montar. , las cosas se complican cuando el taller tiene que realizarse “virtualmente”. La atención, la escucha y el liderazgo óptimos son, por tanto, activos esenciales para el facilitador.
Las características de un taller remoto.
Si los talleres presenciales eran la norma hasta entonces, con el advenimiento de las nuevas tecnologías, el trabajo remoto es cada vez más necesario donde se puede implementar incluso si algunas empresas todavía tienen dificultades para adaptarse. Ha surgido la última crisis de salud, que ha anulado muchos hábitos y ha provocado una profunda reconsideración, incluso en el mundo del trabajo, y la adopción del teletrabajo como la única forma a veces de seguir existiendo en el mercado. En este contexto, las reuniones remotas pueden ser relativamente difíciles de organizar y facilitar.
Contextos de aplicación
Un taller remoto será interesante en diferentes contextos:
- elección deliberada de la empresa,
- situación de salud excepcional,
- empleados geográficamente distantes,
- empleados nómadas …
Diferencias entre talleres presenciales y talleres virtuales
Existen grandes diferencias entre los talleres remotos y presenciales. Es importante que los animadores sean plenamente conscientes de esto para poder animarlos lo mejor posible.
Entre estas diferencias, podemos mencionar:
- Reducción de la calidad y fluidez de la comunicación.
- Participación menos activa,
- Atención y concentración menos sostenidas,
- Herramientas de trabajo menos eficientes.
Los diferentes tipos de equipos virtuales
Podemos distinguir 4 tipos de equipo virtual, cada uno con un modo particular de funcionamiento y hábitos específicos a su esencia:
- Equipo del cual todos los miembros están teletrabajando fuera de las instalaciones de la empresa,
- Equipo compuesto solo por 1 o 2 miembros teletrabajadores, el resto trabajando en las instalaciones de la empresa,
- Equipo formado por solos / dúos / tríos dispersos geográficamente entre sí fuera de las instalaciones de la empresa,
- Equipo cuyos miembros están asignados individualmente a diferentes oficinas y geográficamente distantes entre sí.
Cada equipo es diferente a los demás, ya sean equipos clásicos o equipos calificados como “virtuales”. El facilitador debe adaptarse y hacer que la experiencia sea lo más justa y productiva posible.
En el contexto de los talleres a distancia, para una mayor eficiencia, es importante que cada uno de los participantes se encuentre en las mismas condiciones laborales que los demás.
Realizar un taller remoto paso a paso
Una vez integradas las peculiaridades del trabajo a distancia, se lleva a cabo la realización de un taller a distancia teniendo en cuenta que la idea es orientar a los participantes, como se haría en un taller tradicional.
Formalizar el taller
Elija y pruebe las herramientas utilizadas
El primer paso es elegir las herramientas que mejor se adapten a la realización del taller, teniendo en cuenta el objetivo de este último: implementación de un nuevo proyecto, resolución de un problema específico, innovación, presentación y soporte, un cambio, etc.
Para gestionar de forma eficaz un taller remoto, es fundamental prestar especial atención a la comunicación.
Envía invitaciones impactantes
Un taller a distancia se prepara tan meticulosamente como un taller presencial. Las invitaciones enviadas a los participantes deben ser convincentes para asegurar la participación activa y efectiva de todos y así incluir los siguientes elementos:
- Objetivo del taller,
- Nombres de los participantes,
- Formato de taller,
- Programa de intercambio,
- Funciones de cada uno.
Preparar los documentos útiles para el taller.
Algunos documentos pueden ser útiles durante el taller, otros para crear, completar … Si es cara a cara, es relativamente fácil encontrar un documento faltante o resolver cualquier problema técnico relacionado con dichos documentos, durante un taller remoto, eso es otra cosa muy distinta. El facilitador debe entonces recopilar y preparar todos los documentos existentes necesarios para las discusiones y construir los documentos que ayuden a la reflexión (tablas a completar, cronograma a completar, marcos, visuales a completar, etc.).
Realice el programa detallado del taller
Lo ideal es formalizar 2 programas. Uno para el facilitador y otro para los participantes. Este programa le recordará las reglas para usar un taller remoto.
Nota: es una buena idea dejar más tiempo para un taller remoto
Facilitar el taller
Como en un taller clásico, es bueno que el facilitador llegue temprano para configurar todo y asegurarse de que todo esté listo en el horario acordado. La animación se desarrolla de la siguiente manera:
- Montaje del taller,
- Recepción de participantes y recordatorio de las reglas de conducta y funcionamiento,
- Lanzamiento de discusiones: presentación de herramientas, regulación del tiempo y ponencias,
- Clausura del taller, redactar y enviar el informe.
Comuníquese una y otra vez. La comunicación ayuda a reducir la distancia geográfica.
Limite la duración del taller y programe descansos durante los cuales todos puedan hacer algunos ejercicios de estiramiento, por ejemplo.
Se hace referencia a este archivo en: Animación de una reunión de trabajo - Reunión remota: desde la planificación hasta el debriefing en línea.
