Nuestra visión del mundo varía dependiendo de cómo percibimos los eventos. Mucha gente usa la percepción visual para registrar información. La gestión visual es un concepto centrado en la percepción visual. Su objetivo es hacer que la información sea más concreta, visible y perceptible dentro de la empresa.
¿Qué es la gestión visual?
La gestión visual, también llamada "Gestión y organización a la vista" es un enfoque de gestión ajustada basado en un conjunto de técnicas de comunicación. El objetivo es facilitar la transmisión de información entre todos los interesados y para cada nivel jerárquico.
Este concepto ayuda a impulsar la eficiencia empresarial y, por lo tanto, a mejorar la satisfacción del cliente. Se mejora su eficiencia operativa, su organización es más receptiva, más flexible y más ágil.
¿Qué sentido tiene la gestión visual?
La gestión visual tiene muchos beneficios para la empresa, en particular permite:
En términos de pilotaje
- detectar rápidamente brechas, tendencias para decidir
- resaltar información importante
- evaluar la eficacia de los planes de acción
- Visualizar y mejorar la eficiencia de los procesos y, en general, el desempeño organizacional.
En términos de dinámica de equipo
- estimular la creatividad del equipo para generar más ideas
- sentar las bases para el trabajo colaborativo basado en el intercambio de información
En términos de gestión
- hacer que la comunicación sea más explícita, más fácil de entender: simplificar los mensajes y reducir los malentendidos
- transmitir mensajes clave de forma eficaz
- ayudar a convencer, a crear conciencia en particular para la gestión del cambio
- mejorar la participación de los empleados utilizando herramientas estimulantes
También ayuda a que el Sistema de Gestión de la Calidad sea más eficiente.
¿Cómo configurar la gestión visual?
Para liderar un proyecto de gestión visual, un inventario de su actividad es fundamental para aclarar claramente sus necesidades. Para ayudarlo a comprender el método, aquí hay un proceso de seis pasos. Esta es una guía que le ayudará a realizar un inventario y establecer una gestión visual en su negocio.
Paso 1: crear un grupo de trabajo
Defina uno o más temas y para cada uno de ellos, cree un grupo de trabajo con un jefe de proyecto. El objetivo es reunir a varias personas de diferentes orígenes para compartir las habilidades y visiones de los demás.
Nota: organice una reunión inicial para que su proyecto vaya por el camino correcto
Paso 2: Defina el alcance de su gestión visual
Encuadre su proyecto para que pueda satisfacer sus necesidades.
Puede utilizar el cuestionario QQOQCCP para explorar el tema:
- Qué ? Alcance del proyecto, elementos a comunicar …
- Quién ? Departamentos objetivo o colaboradores …
- Dónde ? Lugares, sitios …
- Cuándo ? Fechas de lanzamiento, implementación …
- ¿Cómo? 'O' ¿Qué? Los medios
- Cuánto cuesta ? El presupuesto
- Por qué ? Los objetivos
Paso 3: elige tus herramientas
Existen muchas herramientas para crear una gestión visual, algunas de las cuales pueden estar ya presentes en su negocio. Seleccione algunos, utilícelos, cree el apoyo que necesita para comunicarse con sus interlocutores.
- ¿Qué herramientas tienes ya a tu disposición?
- ¿Cómo puedes mejorarlos?
- ¿Son adecuados para su interlocutor?
- ¿Cuáles son las nuevas herramientas que puede implementar?
Paso 4: diseña tu visual
Siempre partiendo de su objetivo, diseña su visual de acuerdo con las herramientas que ha seleccionado. El objetivo es siempre facilitar la transmisión de información evitando en la mayor medida posible la sobreinformación y colocando la menor cantidad de texto posible. Este último debe ser breve y solo reforzar la información que transmite el mensaje mostrado.
Paso 5: Defina los puntos de visualización correctos
Dependiendo de la información que desee transmitir, es importante colocar la herramienta correcta en el lugar correcto. Para hacer esto, debe definir un pasillo, una estación de trabajo, el tamaño de la pantalla, etc.
Paso 6: Asegurar el correcto funcionamiento de los medios instalados.
En cualquier proceso, debes asegurarte de que este tipo de comunicación funciona e identificar mejoras. Es importante proporcionar retroalimentación sobre lo que está en marcha (herramientas, pantalla, mensajes para transmitir, etc.) para implementar acciones correctivas.
Métodos y herramientas de gestión visual
Los métodos y herramientas deben ser fáciles de usar y accesibles para todos. Deben poder ser llevados por cualquier otro empleado sin necesidad de un manual de instrucciones para actualizarlos.
La rueda de colores y los colores
La rueda de colores es un círculo de colores que le permite asociar los colores correctos entre sí. Puede utilizar combinaciones de colores de tipos complementarios o analógicos.
El azul inspira confiabilidad, fomenta una sensación de productividad como los pictogramas de prevención.
El rojo, en cambio, es un color que llama a la acción, llama la atención. También es un color que representa una prohibición, una advertencia o para indicar un peligro. El rojo también puede sugerir urgencia.
Cada color tiene un significado especial y es importante utilizarlos bien.
Se recomienda que limite su combinación de colores a dos, tres o cuatro colores.
Las matrices
El diagrama de Eisenhower es una de las herramientas visuales para priorizar y evaluar emergencias. Permite establecer un plan de acción, regular y delegar actividades, en torno a cuatro ejes:
- Tareas importantes y urgentes
- Tareas importantes y no urgentes
- Tareas urgentes y sin importancia
- Tareas no importantes y no urgentes
Esta herramienta se puede mostrar en una oficina, sala de reuniones, taller, etc. Debe estar vivo y empujar a los empleados a lograr sus objetivos.
El mapa mental
Es una representación visual para tomar notas y registrar ideas.
En el centro de la hoja, escriba un tema central y, a su alrededor, temas secundarios que estén relacionados. Este método le permite organizar sus pensamientos formateando información gráfica y hace que sea más fácil de memorizar. Vea el archivo sobre mapas mentales.
Cartas GANTT y PERT, para gestionar un proyecto
Estos son métodos de programación, un cronograma, que permiten visualizar el inicio y el final de un proyecto, así como todas las tareas que conducen a la finalización del proyecto. Las tareas pueden ser lineales, superpuestas, etc. Para obtener más información, consulte el programa de Gantt y el diagrama PERT
Se pueden utilizar otras herramientas: 5S, Kanban, DAFO, PDCA, Six Sigma, herramientas de resolución de problemas, indicadores de desempeño, diagramas de flujo, Kaizen, Just in time, etc.
La gestión visual forma parte de un proceso de mejora continua mediante el desarrollo de la comunicación interna y externa de la empresa. Es un facilitador entre todas las partes interesadas y hay muchas herramientas disponibles para implementar este concepto. Combina lo visual con el texto y tu transmisión de información mejorará.
