Panel de control del proyecto: interés, indicadores y pasos para la implementación

¿Cómo puede un tablero mejorar el rendimiento de sus proyectos? Cual es su contenido? ¿Cómo elegir los indicadores adecuados? Cómo diseñar una herramienta de este tipo: estos son los pasos a seguir.

Resumen

• ¿Qué es un tablero de proyectos?
• ¿Un tablero para quién?
• ¿Para qué es esta herramienta?
• Criterios de calidad de un cuadro de mando para la gestión de un proyecto
• ¿Qué indicadores elegir en la gestión de proyectos?
• ¿Cómo configurar un panel de proyectos?
  
  • Definir quién debe tener qué y cuándo
  • Determinar el contenido de los paneles
  • Configurar la recopilación y el formato de datos
  • Crea el tablero
  • Poner en producción e iniciar la transmisión.

¿Qué es un tablero de proyectos?

Este es un tablero (tablero para nuestros amigos anglosajones) que incluye indicadores (o métricas) para administrar el progreso de un proyecto y monitorear su desempeño. Esta herramienta de síntesis se utiliza para monitorear el estado de un proyecto. Hace que su gestión sea más eficiente y más fácil de implementar. Facilita la toma de decisiones.

Para obtener consejos más generales, consulte la definición de panel.

A medida que avanza el trabajo, permite que el director del proyecto y su equipo sepan dónde están y adónde deben ir. Como un automóvil o un avión, el tablero brinda la información necesaria para mantener el proyecto bajo control. Los parámetros esenciales son visibles de un vistazo.

¿Un tablero para quién?

En la práctica, un proyecto da lugar a varios cuadros de mando. Dependiendo del público objetivo, el propósito difiere:

• Para un director de proyecto : su objetivo es la gestión diaria. Necesita indicadores relevantes para monitorear el progreso del proyecto y asegurarse de que todo esté bajo control.
• Para miembros del equipo del proyecto : todos deben tener una visión personal de sus propias tareas y una visión global del proyecto a efectos de coordinación.
• Para contratistas y otras partes interesadas : dependiendo de los perfiles y funciones, necesitan una visión general de las principales etapas, hitos, así como un informe de los recursos consumidos. El administrador del proyecto puede enviar el tablero y presentarlo durante los comités directivos y las revisiones del proyecto.

¿Para qué es esta herramienta?

Este tipo de tablero facilita la gestión de proyectos y mejora la eficiencia de la gestión: los KPI (indicadores clave de rendimiento) importantes que se deben monitorear son directamente accesibles y centralizados en un único informe resumido. Con Saas o herramientas de software independientes, se pueden actualizar en tiempo real. Por tanto, es posible anticipar abusos e iniciar acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde.

Otros intereses:

• Comuníquese mejor: todos los actores involucrados tienen el mismo nivel de información. Los intercambios se basan en una base cualitativa. La buena comunicación evita malentendidos.
• Mejor coordinar: el compartir indicadores permite a todos situarse en el progreso del trabajo del equipo. Se facilita la coordinación.
• Realice un seguimiento específico según prioridades y puntos críticos.
• Ayuda con la gestión de proyectos: La elección y el resaltado visual de los indicadores clave facilitan la tarea del director del proyecto cuando tiene que concienciar a su equipo de la importancia del retraso, la calidad insuficiente de los entregables, etc. Además, el tablero es un soporte para ayudar a convencer a los tomadores de decisiones de que es necesario revisar los plazos establecidos o el presupuesto asignado.

Criterios de calidad de un cuadro de mando para la gestión de un proyecto

Para aprovechar al máximo esta herramienta, hay varios puntos a tener en cuenta.

• La relevancia de los indicadores: conservar solo los indicadores clave que tienen un impacto en el desempeño del proyecto.
• La calidad de cálculo de las mediciones: utilizar fuentes de información fiables y definir reglas de gestión precisas sin ser "fábricas de gas".
• La precisión: para tomar una decisión confiable, los indicadores deben ser precisos.
• Actualizar informacion: Al igual que la precisión, una medición desactualizada es irrelevante o incluso engañosa.
• Datos sintéticos: no se trata de sobrecargar al destinatario con información superflua. La función de un tablero es observar datos esenciales de un vistazo. Es oportuno contar con otras herramientas para avanzar en el análisis.
• Forma ergonómica: la facilidad para comprender la herramienta es tan importante como su contenido. Un usuario espera una presentación clara y aireada, un manejo sencillo donde lo importante salga a la luz de inmediato. Las aplicaciones actuales producen diseños agradables y eficientes con una navegación fluida e intuitiva.

¿Qué indicadores elegir en la gestión de proyectos?

El contenido de un tablero depende del tipo de proyecto, su propósito y sus destinatarios. Los indicadores se basan generalmente en nociones de:

• costos,
• calidad,
• límite de tiempo,
• rendimiento,
• riesgos.

A continuación se muestran algunos ejemplos de medidas:

• estado de las etapas (planificado / finalizado …)
• seguimiento de plazos, hitos (alcanzados, tardíos, proyecciones …)
• seguimiento de tareas (en curso, no asignadas, porcentaje de tareas completadas, etc.)
• carga de trabajo por persona
• seguimiento de acciones críticas
• presupuesto total / consumido
• consumo de otros recursos

¿Cómo configurar un panel de proyectos?

No existe un enfoque estándar para llevar a cabo esta tarea. Sin embargo, te ofrecemos un camino lógico basado en buenas prácticas para lograr el resultado más óptimo.

1. Defina quién debe tener qué y cuándo.

   Identifique y enumere los futuros destinatarios de un tablero. Como se vio anteriormente, cada perfil típico espera información específica. Determinar para cada uno sus objetivos y propósitos, luego la información que necesita, según con qué frecuencia y finalmente los indicadores relevantes.

   Agrupar perfiles que tengan necesidades similares para poder definir la cantidad de cuadros de mando diferentes a generar.
   

2. Determinar el contenido de los paneles

   Para cada grupo de perfil, desarrolle los indicadores que constituyen su tablero.

   Un indicador se compone de:

   • una fuente de información,
   • reglas de gestión (cálculos, periodicidad de actualizaciones, etc.),
   • de los valores objetivo, mínimo o máximo, desviaciones.
   
   

   Importante: haga que los destinatarios validen el tablero.

3. Configurar la recopilación y el formato de datos

   Desarrollar mecanismos para recopilar información: exportaciones CSV, interfaces informáticas, entrada manual, etc.

   Preparar el formato de los datos y su integración en el tablero.

4. Crea el tablero

   Elija una presentación ergonómica y adopte una organización óptima para que se destaquen los KPI.

   Algunos consejos :

   • La dirección de lectura común es de izquierda a derecha, de arriba a abajo: coloque la información importante en la parte superior a la izquierda del informe.
   • Los colores tienen un significado: el rojo representa la urgencia y el peligro, el verde representa el éxito, la ganancia. Juega con estos códigos para dar más significado a los números presentados.
   • Símbolos: aportan más significado a la interpretación de números (flechas arriba, abajo, etc.).
   
   

   Para el software de gestión de proyectos, el diseño se lleva a cabo directamente dentro de la aplicación. Si está utilizando una hoja de cálculo (Excel u otra), prepare un modelo estándar.

5. Poner en producción e iniciar la transmisión.

   Inicie la generación periódica de informes: envíe el (los) tablero (s) a los destinatarios de acuerdo con la organización planificada.

Este archivo está referenciado en: ¿Por qué y cómo administrar un proyecto? - Salpicadero