Para que una reunión sea productiva, no importa cuán cuidadosamente preparada en términos de su contenido, es esencial que se lleve a cabo en el momento más propicio para el pensamiento, la concentración y la eficacia de los participantes.
¿Por qué elegir el momento adecuado para sus reuniones?
En general, a la gente no le gustan las reuniones de ningún tipo. Esto es aún más cierto en las empresas o departamentos que padecen una reunitis aguda. Los encuentros se suceden y se asemejan entre sí sin llegar realmente a nada concreto para algunos.
Pero si estas reuniones de trabajo se repiten día tras día, a veces parecen más productivas, menos laboriosas. Además de la preparación, que debe ser minuciosa, parece que el día y la hora en que se realizan estas reuniones influyen en su efectividad.
Por lo tanto, elegir el día y el momento adecuados para una reunión tendría un impacto significativo en la eficiencia del trabajo realizado. De hecho, determinados días y horarios serán más propicios para la reflexión, la concentración… ¡y por tanto para la productividad del equipo!
Elegir el momento adecuado para realizar una reunión de trabajo permitiría así:
- maximizar la atención y concentración de los participantes,
- ahorra tiempo y energía,
- promover el trabajo eficiente,
- involucrar más a los participantes,
- mejorar la imagen de las reuniones entre sus empleados.
¿A qué hora del día organizar una reunión?
En general, las tardes son menos propicias para reuniones productivas. Además de la fase de digestión que no es oportuna para la concentración y la reflexión, a medida que avanza el día, algunos participantes pueden tener que lidiar con imprevistos, finalizar un archivo, etc. Es posible que todavía estén ansiosos por terminar dicha reunión y participar menos en la reflexión o, una vez que haya comenzado, hacer todo lo posible para asegurarse de que termine lo antes posible. Esto inevitablemente socava la eficiencia del trabajo y, en ocasiones, puede conducir a malas decisiones.
Si la reunión no puede celebrarse en ningún otro momento que no sea por la tarde, parece aceptable optar por un horario de media tarde, a las 3:00 p.m.
Los momentos para evitar
- Lunes y viernes : Si los lunes por la mañana suelen ser el viento en sus velas para comenzar la semana con el pie derecho y establecer metas semanales, no son la mejor opción a la hora de programar reuniones. De hecho, los empleados aún pueden tener sus mentes los fines de semana los lunes y no estarán completamente enfocados en el tema. Lo mismo ocurre con los viernes, donde los empleados ya estarán pensando en que su fin de semana se acerca rápido o en todo lo que tienen que finalizar antes de irse… Sus mentes no están muy abiertas a la reunión.
- La primera cosa en la mañana : esto requiere que el facilitador venga bien corriente arriba para preparar la sala y el equipo. Este puede ser un vector de estrés y / o tensión si todo no sale según lo planeado. También puede haber personas que lleguen tarde entre los participantes, lo que interrumpe el flujo fluido de reflexiones. Además, la capacidad de concentración de los participantes no estará al máximo en la primera hora del día.
- al principio de la tarde : la sobremesa genera una cierta somnolencia ligada al período de digestión. El nivel de energía no es óptimo, el reflejo sufriría mucho.
- al final del día : Es más probable que los participantes se preocupen por cuándo dejarán el trabajo que por qué pensar en la reunión. Además, el día ya ha tenido su parte de imprevistos y casos - más o menos pesados - que afrontar, el cansancio físico y mental empieza a sentirse y el ánimo no estará en su mejor momento.
- a la hora del almuerzo : a menos que realmente ofrezca una comida rápida, pero lo suficientemente grande y la planifique antes de discusiones reales, que no deberían prolongarse, porque la digestión podría ser contraproducente, la reunión del almuerzo implica para muchos empleados comer al mismo tiempo que trabajan. Lo que puede molestar a algunos.
También a evitar en función de la actividad de la empresa y del funcionamiento del equipo: reuniones en momentos decisivos - rotaciones laborales, días en los que algunos empleados están teletrabajando, etc.
Los mejores momentos para una reunión productiva
Si se prefieren los martes o jueves para las reuniones de trabajo, se debe definir el horario ideal según el contexto y las expectativas.
- en la mañana : ideal para que el inicio de una reunión sea entre las 9 a.m. y las 10 a.m. para que todos estén ya bien anclados en el trabajo, con un nivel máximo de energía, pero aún no desgarrados por el hambre. Si la reunión va a durar más de una hora, programe un descanso (café o aire fresco) para revitalizar al grupo y mantener su enfoque.
- Martes a media tarde : Parece que el martes por la tarde ni demasiado temprano ni demasiado tarde (alrededor de las 3 de la tarde) es un buen momento para reunirse. De hecho, la semana ya está en marcha, pero todavía no está demasiado ocupada para socavar la energía y la capacidad de pensar y concentrarse. En general, la digestión está bien avanzada y el nivel de energía de todos sigue siendo relativamente alto.
- en reuniones remotas : una hora elegida de común acuerdo entre todos los participantes, en particular cuando están geográficamente dispersos y no todos se encuentran en la misma zona horaria.
Puede ser apropiado para las reuniones sensibles, confidenciales o de alta dirección optar por un horario posterior, en un momento en el que la gran mayoría de los empleados ya han dejado su puesto. Sin embargo, tenga cuidado de no renovar estas reuniones tardías con demasiada frecuencia, ya que todos tienen derecho a su privacidad y a desconectarse.
Se hace referencia a este archivo en: Organizar y conducir una reunión de manera efectiva
