En las reuniones, cualquier gerente / facilitador se ve obligado a tratar con diferentes personalidades entre los empleados presentes. Más allá de los 10 participantes, el efecto de grupo puede arruinar rápidamente la efectividad de la sesión de trabajo. El gerente puede perder fácilmente el control de su reunión si no sabe cómo descifrar los perfiles presentes y actuar de manera adecuada.
¿Por qué saber reconocer las diferentes personalidades?
Antes de cualquier reunión profesional, es importante que el facilitador / gerente se prepare. Trabajar el tema, pensar en las personas a convocar, definir una fecha y un lugar, etc. Una vez elegidos los participantes, conviene analizar la personalidad y el funcionamiento de cada uno para reflexionar y preparar la animación más adecuada posible. Y piense en posibles soluciones en caso de derrape.
Saber identificar las diferentes personalidades y modos de funcionamiento presentes ofrece muchas ventajas:
- limitar el efecto de grupo y así maximizar la efectividad de la reflexión y garantizar intercambios saludables y constructivos,
- evitar un patinazo o gestionarlo adecuadamente, si es necesario,
- promover la productividad colectiva.
Los 4 tipos principales de personalidad
En general, hay cuatro tipos principales de personalidad: 2 de carácter bastante extrovertido (dominante y expresivo), 2 más introvertidos (analítico y comprensivo). Cada individuo tiene un rasgo de carácter predominante.
Si bien la diversidad en términos de trabajo y pensamiento es un activo importante para la toma de decisiones y la resolución de problemas, rápidamente puede convertirse en una pesadilla y arruinar la eficiencia de un taller cuando se unen personalidades demasiado fuertes.
El facilitador de la reunión, o en su defecto el directivo, debe por tanto ser capaz de identificar estas personalidades y sobre todo saber qué postura adoptar en su presencia y cómo reaccionar en caso de exceso.
Nota: tenga en cuenta que todos son diferentes y tienen experiencia, conocimientos y una visión interesante para el grupo. El objetivo no es frenar los intercambios, sino hacerlos más fluidos y constructivos.
Extrovertidos
Les gusta ser el centro de atención, estar rodeados de mucha gente. Recargan su energía de esta manera. En las reuniones, toman la palabra cuando quieren y verbalizan lo que piensan sin más complejos.
Participan en los debates, dan su opinión, pase lo que pase, sobre el tema en cuestión. No es necesario animarlos a que lo hagan.
Dominantes
Los individuos con este rasgo predominante son relativamente fáciles de detectar:
- fuerte asertividad, excelente autoconfianza, seguro de sus opiniones, convencido de que tiene razón,
- gran facilidad para hablar en público (voz fuerte y fuerte, intervenciones espontáneas, etc.), facilidad para expresar lo que piensan,
- rápido para hablar, contradecir para tener razón, independientemente de si realmente tienen razón o no, para criticar fácilmente,
- tendencia a discutir con sus vecinos, incluso cuando el facilitador o un participante está hablando,
- gran energía,
- propensión a lucirse, a veces en detrimento de otros …
Expresivos
Estos participantes también son fácilmente identificables:
- piensan y piensan en voz alta,
- tienen un lenguaje no verbal muy desarrollado, hablan mucho con las manos,
- a menudo son muy demostrativos en sus reacciones,
- ocupan mucho espacio,
- a veces parece que están jugando en una obra de teatro.
Introvertidos
No necesitan muchas interacciones sociales para existir. Menos comunicativos que sus colegas extrovertidos, hablan y captan la atención cuando están seguros de que su contribución es constructiva.
Analítica
Más difíciles de detectar, estos participantes:
- tómate el tiempo para pensar antes de hablar,
- sólo hablo después de haber mirado mentalmente la pregunta,
- a veces parecen perdidos en sus pensamientos,
- necesita todos los entresijos antes de decidir, puede detenerse en los detalles,
- a veces pasa por lento.
El simpático
Relativamente pasivos, estos últimos son bastante fáciles de detectar:
- huyen de conflictos y discursos,
- generalmente son pasivos y asienten con la cabeza a cada intervención de uno de los otros participantes,
- luchan por dar su opinión sobre los temas debatidos,
- Suelen quejarse de que no han sido escuchados.
- se preguntan por qué fueron invitados a la reunión.
Interacciones entre los 4 perfiles
En las reuniones, los personajes predominantemente dominantes y expresivos generalmente tienen prioridad sobre los más introvertidos. Estos últimos, aunque lo que tienen que decir es fáctico, justificado y esencial, no se atreven a contradecir a los más extrovertidos, que están demasiado seguros de sí mismos para escucharlos y cuestionar sus ideas, soluciones, etc.
Esto a veces puede tener consecuencias desastrosas en las decisiones tomadas, proyectos, etc.
Para el facilitador, por tanto, es fundamental identificar desde el principio a las distintas personalidades presentes y adaptar su estilo de facilitación para que el encuentro sea constructivo y productivo.
Perfiles fuertes y desfiles
El objetivo del facilitador es facilitar los intercambios, nutrir la reflexión y lograr el objetivo de su encuentro. Para ello, deberá lidiar con cada uno de los personajes presentes y aprovechar las cualidades de cada uno limitando al máximo el deslizamiento, sean los que sean.
Si es bueno no caer en la caricatura, los juicios apresurados y otras etiquetas, es interesante conocer bien el funcionamiento de las distintas personalidades para utilizarlas con sabiduría.
Recordatorio: cada individuo es único. El funcionamiento predominante de cada uno puede ser un activo real en ciertos contextos y un obstáculo importante en una situación completamente diferente.
El líder
- Actitud dentro del grupo:
- Habla clara y precisa
- Tiene cierta influencia en el grupo
- Crees que tienes las claves del problema
- Dar consejos
- Quisiera tomar el lugar del facilitador / gerente
- Postura del facilitador:
- Defina claramente su rol y responsabilidades con ellos antes de la reunión.
- Apóyate en él para hacerte una idea
- Pídale que presente una parte del taller que ha dominado sin dejar el campo libre para que él dirija el resto de la reunión.
- Darle la palabra sobre temas delicados y / o sensibles
- Reencuadrarlo cuando excede su función
Introvertido / tímido
- Comportamiento en una reunión:
- Es generalmente hipersensible, empático y un buen observador.
- escucha cuidadosamente
- Evite las confrontaciones directas, la mirada tímida
- Dificultad para hablar, dar su opinión.
- Tiene dificultad para expresarse con claridad y / o ser escuchado
- Teme a los críticos
- Se sonroja tan pronto como le hablas.
- Actitud del facilitador:
- Comprender de dónde proviene su bloqueo.
- Dale la palabra a los elementos que domina
- Anímalo a hablar y participar en debates, da su opinión
- Promocione sus discursos y confíe en ellos para hacer avanzar la reflexión.
- Nombrarlo relator
El meticuloso
- Hábitos de taller:
- Orientado al detalle
- Híper organizado y estructurado en su forma de trabajar.
- Confiable en las misiones y tareas que se le encomiendan.
- Dificultades para trabajar con personajes menos estructurados.
- Su lado quisquilloso puede ralentizar el progreso del comercio.
- Posición del facilitador:
- Recuerde el tiempo asignado para la reunión y los debates, reenfoque la discusión ofreciendo discutir los detalles más tarde.
- Confíe en él para la planificación de eventos o la redacción de trámites, etc.
- Encargarle la redacción del informe de la reunión y / o la gestión del tiempo.
El creativo / soñador
- Características de la reunión:
- Tendencia a rechazar soluciones demasiado obvias o ideas "clásicas"
- Capacidad para pensar fuera de la caja, encontrar soluciones innovadoras.
- Visión poco convencional de las cosas que pueden molestar más a la tierra
- Seguidores de "todo es posible"
- Visión positiva de los problemas que consideran que están generando desafíos para su creatividad.
- Postura del facilitador:
- Racionalizar sus ideas que son demasiado absurdas, promover aquellas que son posibles
- Fomentar su mente y reflexión "no estándar", especialmente en el contexto de la resolución de problemas.
- Aprovecha su capacidad para pensar de manera diferente
El zapper loco
- Comportamiento grupal:
- Multitarea, presente mientras hace otra cosa
- Interrumpe al grupo con sus diversas notificaciones y actividades extra-reuniones (sms, escribir correos electrónicos, trabajar en otro archivo, etc.)
- Hace preguntas sobre temas ya cubiertos
- Discutir con sus vecinos durante los discursos del facilitador o las intervenciones de otros
- Respuesta del facilitador:
- Recuérdeles a las personas las reglas de la reunión y reformúlelas con firmeza si es necesario.
- Pausa las reflexiones y guarda silencio hasta que vuelvan a llamar su atención
- Envíele un SMS / correo electrónico pidiéndole que se centre amablemente en el tema del día.
- Confiar el intercambio de información urgente a terceros
- Nombrarlo como relator y / o redactor del informe.
El "no me importa"
- Acciones grupales:
- Físicamente presente, pero sin participación activa en las reflexiones.
- Suspiro regularmente de aburrimiento, cuervos de bahía, dormitar
- Ocúpate de todo lo demás sin que le cause la menor preocupación
- No ofrece idea, solución, parece desapegado
- Postura del facilitador:
- Involucrarlos directamente en las discusiones pidiéndoles su opinión
- Dale una tarea, un proyecto que lo motive
- Recuérdele el propósito de su presencia, la importancia de su rol dentro del grupo.
- Organizar una entrevista posterior para comprender los motivos de su adscripción
El oponente nato
- Eventos grupales:
- Muestra sistemáticamente negativo
- Habla inesperadamente para contradecir
- Monopolizar el habla, sembrar la duda
- Negarse a escuchar y escuchar opiniones disidentes
- Acampa en sus posiciones
- Rechace las ideas innovadoras
- Reacción del facilitador:
- Pídale que justifique su no validación, demuestre objetivamente lo que está diciendo, proponga soluciones
- Modere las discusiones, formule los pros y los contras de cada partido
- Fomentar el análisis de hechos y dar un paso atrás
Experto autoproclamado
- Actitud en la reunión:
- Sobrevalorar sus experiencias y conocimientos
- Busca destacarse
- Reduce las intervenciones de otros
- Burlarse del facilitador y / u otros participantes
- Respuesta del facilitador:
- Pídale que sea específico, fáctico y claro
- Reencuadrelo firmemente si carece de respeto por los demás y recuérdele las reglas de las habilidades interpersonales.
Se hace referencia a este archivo en: Facilitar una reunión de trabajo: organizar y conducir una reunión de manera eficiente
