Se avecina un nuevo proyecto y es absolutamente necesario que su equipo trabaje en el tema. Sí, pero aquí está, sus empleados están dispersos geográficamente o incluso de forma remota y no puede lograr reunirlos a todos en un mismo lugar al mismo tiempo, si no a un gran costo. No tortures más tu mente… ¡organiza una red de cerebros!
¿Qué es la red de cerebros?
Hoy en día, muchos gerentes dirigen equipos virtuales, algunos de los cuales, a veces todos, están geográficamente distantes.
También llamado lluvia de ideas en línea, o lluvia de ideas en línea, la creación de redes de cerebros es una técnica de pensamiento colectivo que se lleva a cabo de manera desmaterializada a través de herramientas digitales compartidas.
Esto es particularmente interesante cuando desea realizar una reflexión grupal y cuando es difícil reunir físicamente a todos los participantes en un solo lugar al mismo tiempo.
Principio
El método consiste en reunir de forma virtual, a través de Internet, a diferentes participantes en una sesión de reflexión colectiva. A través de una herramienta de colaboración dedicada, todos pueden compartir sus ideas / soluciones y discutir en tiempo real, o fuera de línea, con los otros miembros del grupo desde su dispositivo: teléfono inteligente, tableta, computadora.
La idea es que esta lluvia de ideas virtual se lleve a cabo como un clásico taller de reflexión colectiva tipo brainwriting, con la diferencia de que todos los participantes no están físicamente juntos.
Todos piensan por su cuenta y luego comparten sus pensamientos de forma colaborativa. Las contribuciones son generalmente anónimas para que todos participen activamente.
Campos de aplicación
La lluvia de ideas remota es particularmente útil en las siguientes situaciones:
- empleados teletrabajadores
- empleados a tiempo parcial que no se superponen entre sí
- empleados dispersos geográficamente
- gran número de participantes divididos en subgrupos y divididos en varias salas
y con los siguientes objetivos:
- resolución de problemas
- innovación
- toma de decisión
- márketing
- comunicación
- estrategia
Ventajas y limitaciones
El enfoque tiene ciertas ventajas, como:
- el anonimato de las publicaciones (opcional) anima a los participantes a ser más activos y creativos
- Posibilidad de que los equipos dispersos geográficamente piensen colectivamente más fácilmente.
- Ahorro de tiempo y costo de organizar reuniones para equipos dispersos.
- posibilidad de que los participantes publiquen en diferentes horarios
Sin embargo, tiene ciertas limitaciones:
- cuando los participantes tienen que pensar en la misma cantidad de tiempo, puede resultar difícil encontrar el momento adecuado para todos (diferencias horarias, tiempo completo / parcial, dificultades de conexión relacionadas con la ubicación geográfica, etc.)
- problemas relacionados con la compatibilidad entre el software / aplicaciones utilizadas y el hardware de los participantes (Mac / PC en particular)
- dificultades relacionadas con el uso del software o la aplicación utilizada (formación más o menos prolongada según los perfiles de los usuarios)
- difícil de organizar como parte de una reflexión urgente
- efectividad de las reflexiones vinculadas al gestor / facilitador
Las herramientas
La gama de soluciones disponibles es muy amplia, al igual que el presupuesto. Todos elegirán el más adecuado según el número de usuarios, la frecuencia de uso, la tecnología prevista y el entorno requerido. En general, hay cuatro tipos principales de soporte:
- Correos
- Conferencias de video / llamada
- Soluciones colaborativas online
- Software / aplicaciones dedicados más o menos complejos, más o menos costosos. Algunas incluyen plantillas que son muy útiles para la gestión de proyectos, en particular como cronogramas, planes de negocio, matrices de priorización, etc.
Organizar un taller en modo de red de cerebros
En general, este tipo de lluvia de ideas se lleva a cabo de la misma manera que la versión más "clásica", excepto que todos los participantes piensan desde lugares diferentes entre sí.
La idea es crear una emulación y fomentar propuestas de ideas sin limitar la creatividad. El impulsor del taller, por tanto, tiene aquí un papel preponderante en la animación dinámica del grupo y la fluidez de los intercambios.
Antes del taller, el organizador se encargará de definir una fecha y una hora de inicio de la sesión y compartir esta información, así como el tema a trabajar, con todos los participantes. Se asegurará de que todos hayan recibido esta información pidiendo, por ejemplo, una confirmación de asistencia.
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Elige la herramienta adecuada
Elija el software / aplicación más adecuado de antemano. Presupuesto, tecnología, ergonomía, prestaciones, compatibilidad, etc. deben tenerse en cuenta para tomar la decisión correcta.
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Familiarizar al equipo con el proceso
Formar al equipo upstream en la solución técnica utilizada. De hecho, es esencial que todos los participantes se sientan cómodos con el software y puedan concentrarse en el tema del taller. Además, las notas, los costos y otros documentos necesarios para la reunión deben ser fácilmente accesibles y compartibles por todos.
Es importante asegurarse de que todos tengan el conocimiento suficiente de la herramienta para utilizarla de manera eficaz.
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Empiece a hacer una lluvia de ideas
Indique con precisión el objetivo de la sesión de lluvia de ideas y asegúrese de que todos los participantes lo hayan entendido e integrado.
Establezca las reglas (espontaneidad; ausencia de juicio y / o crítica al principio, la cantidad de ideas que prevalecen sobre la calidad; progreso de la red de cerebros …) así como el tiempo asignado - o la fecha de finalización de las propuestas en el caso de una red de cerebro fuera de lo común.
Fomente la producción de ideas / soluciones como una lluvia de ideas clásica y ejecute el taller de acuerdo con el cronograma y el tiempo definidos de antemano.
Para ello, el facilitador puede plantear una pregunta a la que respondan todos los participantes, así como cualquier duda adicional que pueda surgir de esta respuesta (detalles, ejemplo, etc.). La discusión puede continuar basándose en las respuestas dadas o alrededor de otras preguntas relacionadas.
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Clasifica y selecciona ideas
Dependiendo de las opciones disponibles en la interfaz de lluvia de ideas online y de las reglas definidas por el grupo, la clasificación se realiza como se podría hacer durante una lluvia de ideas clásica: por afinidades, ejes principales de ideas, etc. en columnas, en grupos de post-it virtuales, en un rotafolio virtual …
La reflexión y las discusiones continúan según las reglas de funcionamiento del grupo (priorización, análisis de las fortalezas y debilidades de cada propuesta, votación, etc.) hasta obtener y poner en práctica la idea o solución al problema que se está trabajando. .
Se hace referencia a este archivo en: Facilitar una reunión de trabajo: organizar y conducir una reunión de manera eficiente
