Para encontrar rápidamente soluciones a un problema o ideas sobre un tema expuesto, a menudo se requiere una lluvia de ideas. Para ir aún más lejos, puede resultar interesante utilizar Brainwriting. Este enfoque creativo involucra a todos los participantes de manera equitativa y permite recolectar un máximo de ideas en un mínimo de tiempo.
Presentación del método
Desarrollada por Bernd Rohrbach a finales de los años 60, esta variante del brainstorming consiste en pensar por escrito en grupos para sacar un máximo de ideas en un mínimo de tiempo.
Principio de escritura de cerebro
Al igual que la lluvia de ideas, el objetivo de este enfoque es fomentar la inteligencia y el pensamiento colectivos. El formato más común de este método es una reflexión grupal de 6 personas, posiblemente con un moderador / facilitador.
6 personas escriben cada una 3 respuestas / ideas sobre el problema planteado en una hoja (6 participantes -> 6 hojas). Tienen 5 minutos para eso. De ahí el nombre que se escucha con frecuencia del método 6.3.5 (6 personas, 3 ideas, 5 minutos). Una fórmula que se puede desglosar en 7.3.5 para 7 participantes, 5.3.4 para 5 participantes, 3 ideas, 4 minutos, etc.
La reflexión se realiza en silencio y en ausencia de juicio u opinión (cuando se realiza de forma "no anónima" donde todos tienen acceso a las ideas previamente registradas), como una lluvia de ideas. Por lo tanto, las discusiones o los intercambios no son apropiados en esta etapa.
Cada uno de los participantes pasa luego su hoja a su vecino de la derecha quien a su vez anota 3 ideas o complementos / variantes / profundización de las ideas ya propuestas, siempre por un período de 5 minutos antes de volver a pasar la hoja a su vecino. Y así hasta que cada participante recoja la hoja donde escribió sus primeras ideas.
El resultado: 108 ideas producidas en 30 minutos.
Para una mayor eficiencia y creatividad, es posible utilizar la reflexión anónima. Las 6 hojas se sustituyen por 6 cajas. Luego, todos escriben sus 3 ideas en 3 notas adhesivas y las colocan dentro de una caja antes de pasársela a su vecino, quien hará lo mismo. El pensamiento se detiene cuando cada participante ha puesto 3 ideas en cada uno de los 6 recuadros.
¿Cuáles son las ventajas y limitaciones de la escritura de ideas?
Las ventajas de este enfoque son numerosas:
- Participación activa de los miembros del think tank,
- Ahorro de tiempo y productividad,
- Igualdad y equidad en la producción de ideas,
- Mitigación de las limitaciones de pensamiento gracias al anonimato,
- Limitación del efecto de grupo,
- Emulación debido a múltiples ideas,
- Creatividad favorecida por la cantidad y diversidad de ideas producidas …
Los pocos límites del proceso pueden ser:
- Escritura difícil de leer en las hojas o post-it,
- Ubicación no suficientemente tranquila,
- Dificultad para expresar pensamientos / ideas por escrito.
- Un freno a las producciones no anónimas que pueden dar lugar a temores de juicio,
- etc.
Campos de aplicación
Como cualquier herramienta de pensamiento colectivo y creativo, la escritura de ideas puede ser muy útil en muchos contextos comerciales, que incluyen:
- Resolución de problemas,
- Innovación,
- Marketing, comunicación,
- Lanzamiento de nuevos productos / servicios,
- Mejora de la relación con el cliente,
- Creación de empresa…
¿Cómo organizar un taller de Brainwriting?
Este tipo de lluvia de ideas es relativamente fácil de organizar y facilitar.
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Prepara la escritura de cerebro
Forme un grupo de 6 personas, preferiblemente de diferentes orígenes y modos de operación para aumentar la creatividad y diversificar los ángulos de visión y reflexión.
Informar a todos con precisión sobre el tema, marco y objetivo de la sesión de trabajo. Todo el mundo debe estar perfectamente claro con esto. Se recomienda acordar al comienzo de la sesión con todos los participantes la formulación exacta del tema.
Prepara la sala donde se llevará a cabo la reunión de trabajo. Es aconsejable elegir un lugar tranquilo, propicio para la reflexión, alejado de elementos disruptivos o distracciones. Recuerda llevar reloj o cronómetro para respetar el tiempo asignado para cada uno de los tiempos de reflexión.
Prepare el material necesario para la escritura de ideas:
- 6 hojas de papel blancas o cada una con una tabla preimpresa (6 filas - 1 para cada participante, 3 columnas - 1 por idea)
- post-it,
- 6 bolígrafos,
- 6 cajas / tarros de diferentes colores o al menos diferentes entre sí,
- 1 rotafolio (opcional).
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Explicar el transcurso de la sesión de trabajo y las reglas a seguir.
Al comienzo de la sesión, recuerde brevemente el tema y el objetivo del taller. Designar si es necesario un facilitador / mediador / maestro de tiempo dentro del grupo.
Explique claramente el curso de la sesión. Insista en que en la primera parte del taller, la reflexión se realiza en silencio. No se permiten juicios, opiniones o intercambios.
Distribuya los bolígrafos, hojas, post-it y cajas, luego inicie la fase de producción.
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Participar en la producción de ideas
Reflexión sobre 6 hojas
Pon en marcha el cronómetro. Luego, cada participante tiene 5 minutos para escribir 3 ideas / soluciones relacionadas con el tema trabajado.
Cuando terminan los 5 minutos, todos pasan su hoja a su vecino de la derecha y recogen la de su vecino de la izquierda.
El cronómetro se pone en marcha de nuevo. Nuevamente, todos tienen 5 minutos para escribir 3 nuevas ideas / desarrollos / variaciones de las ideas ya escritas en esta nueva hoja.
Una vez transcurridos los 5 minutos, las hojas se vuelven a circular de un participante a otro hasta que todos recogen su hoja de inicio.
Advertencia: ningún juicio u opinión sobre las ideas / soluciones ya enumeradas. El objetivo es producir tanto como sea posible. El análisis se realizará en un segundo paso.
Reflexión anónima con cajas
Pon en marcha el cronómetro. Luego, cada participante tiene 5 minutos para escribir 3 ideas / soluciones relacionadas con el tema trabajado. Utiliza 3 notas post-it separadas para esto.
Cuando terminan los 5 minutos, todos insertan sus notas adhesivas en su caja antes de pasársela a su vecino de la derecha y recuperar la caja de su vecino de la izquierda.
El cronómetro se pone en marcha de nuevo. Nuevamente, todos tienen 5 minutos para escribir 3 nuevas ideas en 3 nuevos post-it e insertarlos en su nueva caja.
Cuando se acaban los 5 minutos, las cajas se vuelven a circular de un participante a otro hasta que todos obtienen su caja de inicio.
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Recopilar y analizar las ideas / soluciones producidas
Una vez finalizadas las rondas, reúna todas las hojas o notas adhesivas.
Reflexión sobre hojas
Vuelve a rotar las hojas para que cada uno de los participantes vote: cada participante lea las ideas de su hoja y marque las 3 más relevantes antes de pasar su hoja a su vecino de la derecha y recuperar la de su vecino de la izquierda para volver a marcar las 3 ideas más relevantes y así sucesivamente hasta que cada participante haya leído todas las propuestas y haya votado.
Reflexión con cajas
Ordene las ideas por afinidad, luego coloque todas las notas adhesivas en una mesa o pizarra en grupos de ideas. Las herramientas para esto son numerosas (Ishikawa, mapas mentales, etc.). Vote a mano alzada o mediante voto ponderado por cada una de las ideas / soluciones producidas.
Cuente los votos para conservar solo las veinte ideas que recibieron la mayor cantidad de votos.
Luego, el grupo puede discutir, sopesar los pros y los contras de cada una de estas propuestas, medir los impactos si es necesario y decidir la solución / idea que se conservará y se pondrá en práctica.
Se hace referencia a este archivo en: Solución de problemas: proceso y herramientas
