¿Cómo puede simplemente presentar el propósito y el contenido de un proyecto a todas las personas involucradas directa o indirectamente? La nota de encuadre es una herramienta clave para presentar un proyecto en sus líneas generales. ¿Cómo se escribe? ¿Qué contiene?
¿Qué es una nota de encuadre?
Este es el documento de referencia en el proceso. Describe los puntos importantes que debe conocer sobre un proyecto. Responde preguntas de QQOQCP:
- Q - ¿Qué : definición del proyecto, alcance
- P - Por qué : propósito del proyecto, contexto de la solicitud
- Q - Quién : partes afectadas, partes interesadas, director de proyecto, equipo de proyecto, usuarios clave
- O - Donde : lugar (especificar si es necesario)
- Q - Cuando : planificación, fechas clave
- Cómo es eso : métodos, recursos, presupuesto …
La nota marco también se denomina carta de compromiso, nota de resumen o incluso nota de presentación.
¿Para qué es este documento?
En el ciclo de vida de un proyecto, la nota marco se encuentra entre el estudio de oportunidades y el diseño de las especificaciones. Este documento es útil de varias formas:
- un contrato entre el cliente (o el cliente) y el director del proyecto a cargo del trabajo. Define claramente las expectativas y las respuestas.
- un documento de trabajo para validar los problemas, el contenido, la organización y los entregables del proyecto . Como tal, es un documento que evoluciona con intercambios y nuevos parámetros.
- Repositorio a los que las partes interesadas pueden hacer referencia en cada etapa del proyecto.
La nota marco es un documento sintético que contiene todos los puntos esenciales relacionados con el proyecto. El pliego de condiciones es un documento que formaliza una solicitud que se presentará al equipo que llevará a cabo el proyecto, ya sea interno o externo. La nota marco sirve como base para el diseño de las especificaciones.
¿Quiénes son los destinatarios?
La lista se comparte entre los actores que están involucrados en la realización del proyecto (líder y miembros del equipo del proyecto) y los que deben ser informados (comité de dirección, dirección, jefe de departamentos afectados, etc.).
¿Cómo escribir una nota conceptual?
El contenido de una nota marco varía según la naturaleza del proyecto, su alcance, el sector de actividad, etc. Debajo una plantilla para una nota conceptual para personalizar según sus necesidades:
-
definición del proyecto
Este primer paso presenta la naturaleza del proyecto. Algunas líneas describen lo que necesita saber.
Ejemplo de preguntas que debe hacerse:
- De qué se trata ?
- ¿Qué contiene el proyecto?
- ¿Cuál es la idea a desarrollar?
-
Origen del proyecto / Contexto
Explicación de los elementos, hechos, situación (económica, medioambiental, etc.), etc. que conducen a la realización de este proyecto. Este paso ayuda a comprender la génesis de la demanda y sus desafíos.
Esta información aporta un colorido singular al trabajo que sigue. Dan sentido a la misión del equipo y permiten que todas las partes interesadas compartan la misma comprensión del proyecto.
- ¿Qué justifica este proyecto?
- ¿Por qué realizar este proyecto? ¿Por qué es necesario?
- ¿Cuál será su impacto?
- ¿Cuál es el problema a resolver?
- ¿Qué puntos necesitan mejorarse?
- ¿Cuáles fueron los elementos que desencadenaron la solicitud?
- ¿Qué caracteriza la situación?
-
los objetivos del proyecto
Una vez definido el proyecto y su origen, es recomendable especificar qué traerá el proyecto una vez finalizado. Se trata de objetivos tanto cuantitativos (ganancias económicas, productividad, etc.) como cualitativos (satisfacción del empleado, imagen de marca, etc.). Sabiendo la razón, manténgase en el número de indicadores.
-
- ¿Cuál es el objetivo del proyecto? Los objetivos ?
- ¿Cuáles son las expectativas?
- Cuales son los objetivos?
- ¿Cuáles son los entregables (productos, documentos, etc.)?
- ¿Cuáles son los indicadores de éxito?
-
Alcance del proyecto
Un proyecto suele tener límites. Es importante especificar cuáles: qué contiene o abarca el proyecto y qué no tiene en cuenta o no aborda. Ésta es una aclaración importante. Esta es una oportunidad para verificar que todas las partes interesadas comparten el mismo alcance. Además, esta información tiene una influencia directa sobre los recursos humanos, materiales y financieros movilizados, los métodos utilizados y los plazos. Por tanto, es fundamental concretar el marco en el que evolucionará el proyecto.
- ¿Cuáles son los límites del proyecto?
- ¿Qué departamentos / procesos / funciones / área geográfica / segmento de clientes / incluyen o excluyen?
- ¿Qué características se ven afectadas?
- Cuales son las prioridades?
- ¿Cuáles son las otras áreas afectadas?
-
Restricciones
Pueden surgir limitaciones internas y externas que el director del proyecto debe tener en cuenta. Puede ser una cuestión de limitaciones de personal, recursos, tiempo, resultados, etc.
-
Actores
La identificación de los actores permite saber no solo quién hace qué, quién es responsable de qué, sino también quién debe ser informado de qué. Así, todas las personas interesadas conocen el rol y la responsabilidad de cada uno (ver la matriz RACI). Una gran ayuda para interacciones efectivas.
- ¿Quiénes son los miembros del equipo del proyecto?
- ¿Quién está a cargo de cada área?
- ¿Quién participa en las reuniones de dirección?
- ¿Quiénes son las otras partes interesadas?
- ¿Quiénes son los expertos?
- ¿Quiénes son los usuarios clave?
- ¿Quién valida los entregables?
-
Programar macro
Ubica en el tiempo las etapas principales (por ejemplo, estudio previo, estudio detallado, creación de prototipos, etc.) del enfoque implementado. La planificación macro tiene un doble interés: fijar un horizonte temporal y dar una visión del avance de las operaciones.
- ¿Cuáles son los hitos y las fechas clave?
- ¿Cuáles son los principales hitos?
- ¿Cuáles son los principales plazos?
- ¿Cuándo debe comenzar el proyecto?
- ¿Cuándo debería terminar a más tardar?
-
Recursos
- Recursos humanos : recursos internos y externos necesarios.
- Medios materiales : máquinas, herramientas, salas de reuniones …
- Recursos financieros : precisión de la dotación presupuestaria destinada a la realización del proyecto. Especifique la porción dedicada a cada fase identificada en la macroplanificación.
-
Comunicación
Describa quién comunica cuándo, así como los medios utilizados. Los detalles se especificarán en el plan de comunicación del proyecto.
-
Riesgos
Cualquier proyecto tiene riesgos: plazos muy (demasiado) optimistas, habilidades insuficientes, relaciones personales complicadas entre determinados empleados, etc.
- ¿Cuáles son los riesgos?
- ¿Cuáles son las debilidades? ¿Vulnerabilidad?
- ¿Cuáles son las limitaciones?
- ¿Qué sucede en caso de …?
Si esta información es importante, se puede especificar la ubicación donde se llevará a cabo el proyecto.
Este archivo está referenciado en: Marco del proyecto
