Ya sea un gerente o un experto en un campo, lo más probable es que tenga que hacerse cargo de la gestión de ciertos proyectos … Desafíos importantes en términos de sus propias responsabilidades … Surge una pregunta: qué metodología de gestión de proyectos utilizar para lograr sus objetivos ?
No se trata aquí del método Prince, Scrum, XP, sino de un enfoque sencillo, aplicable a cualquier tipo de proyecto, tanto para la contratación como para la organización de un servicio.
Una metodología que gira en torno a 4 etapas.
Paso 1 - Inicializar: ¿qué, por qué, cómo y quién?
Ésta es la primera fase. Conoces el objetivo. Necesitas saber más y …
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Recuerda el objetivo del proyecto.
Determina cuál es su propósito. Especifique el contexto si es posible. Esta información le da más significado al proyecto. De esta forma, todos los actores comparten la misma visión del proyecto y sus desafíos. Se reducen los malentendidos.
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Definir con precisión a qué debe conducir el proyecto
Este es el comienzo de sus especificaciones. Proyectarse para describir lo que quiere lograr. Escríbalo todo en blanco y negro.
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Establecer restricciones de tiempo y costo
Los medios a su disposición no son infinitos (en cuyo caso, no leeríamos este artículo…). Los plazos ciertamente tampoco lo son. En este punto, es necesario establecer las reglas del juego. Marque el perímetro de su proyecto.
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Identificar personas de recursos
La etapa final de este paso es la creación de un equipo de proyecto. Dependiendo del alcance de su misión o del tamaño del proyecto, esto no es necesariamente necesario. Por otro lado, sería sorprendente que pudieras liderar tu proyecto sin recurrir a otras habilidades, internas o externas. Recursos que son útiles en términos de asesoramiento o ejecución.
Paso 2: planifique los pasos y las acciones: ¿quién hace qué, cuándo?
Ahora sabes adónde quieres ir. Conoce sus limitaciones presupuestarias y de tiempo y ha enumerado las personas que necesitará movilizar. Ahora es el momento de poner música a todos estos datos.
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Definir las salidas y distinguir las diferentes etapas
La idea no es tener solo un principio y un final en su herramienta de planificación. Para facilitar el trabajo, identificar las etapas principales con producciones intermedias (las salidas). Ejemplo de contratación: definición del perfil del candidato (salida: lista de conocimientos, know-how y habilidades interpersonales del candidato ideal), lanzamiento de la búsqueda de candidatos (salida: lista de candidatos), etc. Una vez que se complete este trabajo, coloque estas acciones importantes en un cronograma (Gantt para las más avanzadas) y asigne fechas límite. Una representación gráfica facilita enormemente el seguimiento. También puede comenzar desde la fecha de finalización y crear un horario inverso.
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Agrega las tareas principales
Para cada paso, coloque en su cronograma las tareas consiguientes a realizar. No defina todo en detalle. Manténgase en un nivel operativo que lo ayudará a lograr sus objetivos. . Para cada tarea, asociar a los especialistas que se movilizarán . Esta es la oportunidad de consultar sobre su disponibilidad. De hecho, se recomienda encarecidamente no esperar hasta que se planifique su proyecto para comprobar la disponibilidad de una persona. Sabiendo que en cualquier caso es muy probable que experimente incertidumbres en su planificación … Tenga en cuenta que se trata de una herramienta de preparación, seguimiento e incluso reorganización. Obtienes así un cronograma de las tareas a realizar y los recursos asociados.
Paso 3: ejecutar y probar
Sobre la base de su preparación inicial, puedes lanzar las operaciones planificadas . Cada paso debe conducir a la salida definida. Si surgen imprevistos, resuélvalos teniendo en cuenta los siguientes pasos. El objetivo es mantenerse fiel al plan original tanto como sea posible. A medida que avanza el trabajo, coordine el trabajo de los especialistas, facilite reuniones, etc. Implementar ajustes organizacionales (es muy raro que no haya nada que cambiar a este nivel): formación, gestión del cambio … Según el caso (y sensibilidades), estos ajustes se realizan durante la ejecución o durante la entrega. Para mantenerlo bajo control, la mayor parte del tiempo este paso se gestiona dentro del proyecto.
Paso 4 - Finalizar
Aquí está el final de tu misión. Y algunos principios a seguir para cerrarlo con éxito …
- Asegúrese de que se hayan logrado los objetivos iniciales.
- Entregue, si se va a entregar una solución final. Este es el caso de una aplicación informática, por ejemplo.
- Termine el trabajo en progreso "prolijamente" : asegurarse de que los informes estén escritos, la documentación finalizada, los especialistas informados del final del proyecto, etc.
- Haga un balance de lo que funcionó y las dificultades encontradas. ¡Este es un ejercicio muy útil para la mejora continua!
