¿Cómo analizar todas las dimensiones de un problema? La dificultad es abordar el tema desde ángulos relevantes haciendo las preguntas correctas. Esto es precisamente lo que permite el método QQOQCP.
A menudo, los equipos luchan por resolver un problema debido a la percepción que todos tienen de él. Percepciones que rara vez coinciden por su evidente subjetividad, cada uno tiende a mirar y pensar solo desde su ángulo de visión y sus conocimientos y / o experiencias.
El método QQOQCP permite realizar un análisis detallado de la situación . Y este de manera constructiva, basada en un cuestionamiento sistemático para girar el problema en todas direcciones, descomponerlo en todas sus dimensiones, desviar la mirada y abrir el campo de posibilidades en términos de solución.
Presentación del QQOQCP
Definición
El método se originaría hace 20 siglos, bajo el Imperio Romano en el llamado hexámetro quintiliano. Su versión en inglés se conoce como las "5 W". ¿Quién dice qué? ¿Dónde, cuándo y por qué ?. Su nombre francés "QQOQCP" proviene del acrónimo que lo define:
- Q - ¿Qué : objeto, acción, fase, operación.
- Q - Quién : partes interesadas, actores, gestores.
- O - Donde : lugar, distancia, escenario.
- Q - Cuando : hora, horario, duración, frecuencia.
- Cómo es eso : material, equipo, medios necesarios, modales, modalidades, procedimientos.
- P - Por qué : motivaciones, motivos, razones de ser, etc.
Al cuestionamiento se le puede atribuir un eje adicional importante: el "¿Cuánto?" (costes, cantidad…). El método toma entonces el acrónimo QQOQC. VS P. Por cierto, la última P - ¿Por qué se puede extender a Para qué: con qué propósito?
El proceso consiste en recoger y analizar toda la información relevante disponible haciendo un máximo de preguntas de todo tipo sobre un problema, una situación, un tema definido de antemano. La idea es pensar de forma constructiva para sacar a relucir las principales causas del problema, las razones de un proyecto específico , definir las líneas principales de un plan de acción, etc.
Objetivo del proceso
Esta herramienta le permite explorar un tema desde todos los ángulos y encontrar soluciones adecuadas. También le permite ordenar un conjunto de información relevante y clasificarla de acuerdo con esta lógica: desde "qué" (descripción de la situación en cuestión) hasta "por qué".
Ventajas y limitaciones del método.
Una de las ventajas de QQOQCP es su sencillez, tanto en su implementación como en su uso práctico. Además, es un método que fomenta un cuestionamiento amplio y constructivo. Permite recopilar información esencial y precisa sobre una situación determinada.
Entre sus limitaciones, podemos señalar el carácter "perturbador" o contraproducente que pueden asumir algunas preguntas si están mal formuladas.
Contexto de uso del enfoque
En términos de aplicación, el método QQOCQP es muy útil para el análisis, mapeo y definición de procesos objetivo en paralelo con el método Ishikawa (diagrama de causa y efecto) más enfocado a la resolución de disfunciones organizacionales. Por tanto, se puede utilizar, entre otras cosas, en el contexto de:
- Resolución de problemas
- Definición de un plan de acción
- Desarrollando un proyecto
- Escribir un informe de la reunión
- Manejo de hombres , en particular en el marco de gestión de conflictos
- Prospección
El QQOCQP en detalle
Quién ?
Se trata de determinar quiénes son los diferentes protagonistas involucrados. Esta pregunta puede "apuntar" a personas, puestos, servicios, habilidades, el tipo de actores involucrados (empleados, clientes, proveedores, varios proveedores de servicios, etc.). Así, las preguntas a plantear son, entre otras, las siguientes:
- ¿Quién identificó el problema? ¿Quién inició el interrogatorio?
- ¿Quién es el responsable del proyecto, el archivo?
- ¿Quién está causando el problema?
- ¿Quiénes se ven afectados directamente?
- ¿Quién se ve afectado?
- ¿Quién necesita respuestas?
- ¿A quién contactar?
Puede ser conveniente matizar sus comentarios formulando estas preguntas de una manera menos intrusiva y más diplomática: ¿Quién es la persona que identificó el problema? Cual es su funcion? ¿Qué departamentos y equipos están involucrados? etc.
Qué ?
Esta pregunta es para definir de forma clara y precisa el problema en cuestión , centrarse en el proyecto a ejecutar, etc. La idea es determinar la naturaleza del problema así como sus consecuencias, definir mejor las diferentes facetas de un proyecto, etc. Por tanto, el interrogatorio podría ser:
- ¿Qué es exactamente?
- Cuál es la situación actual ?
- Cuáles son las consecuencias ?
- ¿Cuáles son los riesgos?
- ¿Qué se ha puesto en marcha para intentar solucionar el problema?
- ¿Cuáles son las devoluciones?
- ¿Qué ha funcionado? Por el contrario, ¿qué no cumplió con las expectativas iniciales?
Dónde ?
Es a travs de esta cuestin de describir lugares y ubicar cosas con precisión en el espacio. Las preguntas se centrarán en:
- Dónde está el problema ? En qué país, edificio, departamento, equipo, etc. ? ¿En qué producto? Que maquina ¿Qué publicación? etc.
- ¿En qué etapa aparece la dificultad?
- ¿Es accesible la ubicación del problema?
Cuándo ?
Luego viene la cuestión de la temporalidad. El objetivo es determinar las circunstancias temporales - frecuencia, duración, previsibilidad, etc. - del problema. El interrogatorio luego gira en torno a preguntas como:
- ¿Cuándo ocurrió exactamente el problema?
- ¿Cuánto tiempo ha estado presente esta preocupación?
- ¿Después de qué evento en particular?
- ¿La dificultad ocurre con regularidad? Si es así, ¿con qué frecuencia?
- ¿Cuándo aparece el problema?
¿Cómo? 'O' ¿Qué?
Se trata de definir cómo surge el problema, pero también cómo actúan los actores y con qué medios (este punto puede desprenderse y ser objeto de un cuestionamiento específico):
- ¿Cómo se manifiesta el problema?
- ¿Cómo reaccionan los diferentes protagonistas?
- ¿Qué procedimientos se siguen? ¿Cuáles son las instrucciones?
- ¿Cómo abordan la normativa este tipo de situaciones?
- ¿Qué métodos se utilizan?
- ¿Cómo está organizada la empresa, el servicio, el equipo?
Cuánto cuesta ?
A menudo incluida en el punto anterior, esta pregunta tiene como objetivo cuantificar los medios - humanos, financieros, técnicos, temporales, etc. - puesta en marcha y / o necesaria ante dicha situación. Preguntas como:
- ¿Cuánto tiempo tenemos para resolver el problema?
- ¿Qué presupuesto tenemos?
- Cuántas máquinas, herramientas, estaciones, servicios, etc. están preocupados ?
- ¿A cuántos proveedores podemos consultar?
- ¿Cuánto le cuesta a la empresa el valor predeterminado?
Por qué ?
La última faceta del cuestionamiento tiene que ver con las causas, las raíces, pero también con el objetivo pretendido. Para cada una de las preguntas anteriores y para que la crítica sea constructiva, puede ser apropiado Analizar las razones y usos, objetivos de los distintos elementos identificados. .
Entonces, para cada quién, qué, dónde, cuándo, cómo, cuánto, tiene sentido preguntar por qué y con qué propósito (¿para qué?) Para analizar el problema en profundidad y resolverlo de manera efectiva.
