Recoger la expresión de necesidades para un proyecto

¿Cómo formalizar las necesidades de clientes o usuarios? ¿Qué contiene una hoja de expresión de necesidades? Conozca los tipos de información que debe recopilar y las preguntas clave que debe hacer. Ilustración con ejemplos.

Recibe una solicitud para un nuevo proyecto - ¡Bien! Ahora se tratará de definir y expresar las necesidades de los solicitantes, usuarios o clientes.

Este paso es esencial para describir las funcionalidades y limitaciones del próximo proyecto con sus equipos o los solicitantes. El objetivo es simple: Tenga a mano una guía que le será de utilidad, especialmente en la redacción de las especificaciones.

¡Pero ten cuidado! Estamos hablando aquí de la expresión de necesidades. En ningún caso de soluciones. Estos se desarrollarán en fases posteriores.

Hemos enumerado 7 pasos para expresar las necesidades. Para aclarar al máximo nuestras palabras, encontrará en cada sección un ejemplo concreto aplicado a un proyecto organizativo.

Información: esta colección de expresiones de necesidades debería ser un documento de referencia para el resto de su proyecto. Para que sea accesible para todos, asegúrese de escribirlo de manera legible, utilizando un lenguaje simple y natural. Olvídese de las grandes frases con complicadas palabras técnicas. Utilice tantas ilustraciones, infografías o diagramas como pueda para ilustrar su punto. Lo visual es tan importante como el contenido.

1 - Definir el propósito del proyecto

Este es el propósito general del proyecto: reorganizar un servicio, solucionar un mal funcionamiento, etc.

Tomemos el ejemplo de un proyecto organizativo. El objetivo puede ser mejorar el clima social.

2 - Recuerda el contexto

Se trata de hechos, hechos u otros elementos relevantes para el tema que se aborda: en el origen de la solicitud, que influyen en las respuestas a brindar, etc.

• De qué estamos hablando ? Haga un balance de lo que ya existe. Para ello, utilice un mapa y presente los intercambios de forma funcional.
• ¿Cómo? 'O' ¿Qué? Dónde ? Cuánto cuesta ? Por qué ? Explore los temas que contribuyen a la comprensión general del problema.

Cuantas más preguntas haga, más fácil será. Tenga en cuenta que al escribir las ideas pueden ser claras, pero en la mente de sus equipos o de su cliente, puede ser bastante diferente.

Con nuestro ejemplo, las preguntas a formular podrían ser:

• - ¿Existen hechos externos que expliquen el deterioro del clima social?
• - ¿Hay algún servicio en particular en cuestión? ¿O actores?
• - ¿Cuál es la situación actual y qué soluciones ya se han implementado?
• …

3 - Establecer el perímetro del proyecto

Es importante saber dónde comienza y dónde termina. Cuáles son los límites:

• ¿A quiénes afecta el proyecto? ¿Quién es el público objetivo y quiénes son los contactos internos?
• ¿Qué servicios tener en cuenta?
• ¿Deben integrarse todos los procesos?

4 - Definir los objetivos del proyecto y las necesidades

Ahora que ha determinado los contornos del proyecto, es el momento de definir el contenido y su alcance.

• Cuales son los objetivos?(¿Encontrar nuevos prospectos? ¿Lanzar un producto? ¿Entrar en un nuevo mercado? …)
• cuáles son los necesidades del usuario o personas involucradas en tu proyecto? ¿Cómo responderá este último a un problema? Para simplificar las cosas, siéntase libre de crear casos de uso o casos de práctica. Ponte en sus zapatos.
• ¿Cuándo debe entregarse el proyecto? ¿Cuáles son los plazos clave? Esta noción de retraso también se puede expresar en las limitaciones siguientes.

Ejemplo :

Como parte de nuestro proyecto organizacional, el objetivo es mejorar el clima social

5 - Indique las ganancias esperadas

Este no es el paso más fácil, ya que estimar las ganancias no es fácil dependiendo de la naturaleza del proyecto. Sin embargo, proporcione formas de evaluarlos o medios para medirlos. Como una facturación dirigida, sistemas de información más funcionales y fáciles de usar …

Ejemplo: Para medir las ganancias o beneficios esperados de nuestro ejemplo, puede: hacer que se realicen entrevistas internas, utilizar cifras como tasas de rotación, porcentaje de bajas por enfermedad, uso de recursos internos, etc.Dar todo lo posible a objetivos cuantificados y concretos.

6 - Evalúe las limitaciones y posibles riesgos de sus necesidades

Quien dice proyecto también dice limitaciones, incluso riesgos. Estos tendrán un impacto en su entorno o en el de su cliente. Pueden ser técnicos, humanos, regulatorios, financieros, vinculados al mercado y al producto o servicio.

• ¿Cuáles son los posibles frenos? Oponentes? ¿Legal? etc.
• ¿Cuál es la dotación presupuestaria?
• Para cuando ? El cuándo es una cuestión clave. Para evitar convertirlo en una restricción, establezca una fecha límite aproximada ahora. Manteniéndose en línea con el presupuesto. Encuentre una fecha de inicio del proyecto (usando una retroplanificación), incluso una previsión. Esto se puede cambiar más tarde. Al hacerlo, reducirá el riesgo de desviaciones del horario.

Ejemplo: las principales limitaciones de un proyecto organizativo suelen ser la reticencia interna. Si los actores no están claramente informados de los próximos objetivos, pueden objetar y retrasar el proyecto.

7 - piensa en los impactos

Para comprender mejor las necesidades, es bueno hacer un balance de los impactos que tendrán en su proyecto. Podría tener un impacto en su gente, procesos, software o herramientas. Pero también sobre la comunicación o la propia organización de la empresa. Al anticipar los impactos potenciales, limitará las sorpresas desagradables. Esto hará que la implementación de la solución sea más fácil y precisa.

Ejemplo: el objetivo es simple, las necesidades identificadas. Sin embargo, los impactos siguen siendo inciertos. En nuestro ejemplo, pueden tener repercusiones en los empleados: su comportamiento, su forma de trabajar, pero también de comunicarse entre sí y entre los diferentes departamentos. La mejor manera de medir estos impactos es mapear los vínculos entre cada actor, servicio y su proyecto.

Entenderás, este paso no solo es esencial, ¡sino también muy interesante! Al expresar las necesidades de manera efectiva, ya formalizará la funcionalidad del proyecto.

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