Qué pasó ? ¿Cómo lo hicieron? Estos son los mismos errores que la última vez … Si hubiéramos mirado hacia atrás, tal vez … Tantas preguntas que puede hacerse sobre las razones para dar ese paso. Concretamente, ¿en qué consiste un RETEX? Qué significa ? ¿Cuándo dar retroalimentación?
¿Qué es Feedback (Feedback)?
La retroalimentación (también llamada RETEX o REX) es un enfoque destinado a detectar y analizar anomalías, desviaciones y cualquier evento, ya sea positivo o negativo, buscando las causas y las secuencias y extrayendo lecciones.
La noción de "positivo" y "negativo" es importante, porque la mayoría de las veces pensamos en dar retroalimentación cuando ha habido una anomalía o un error en el proceso. Si bien cada proyecto o buena práctica puede estar sujeto a la realización de este tipo de enfoques.
¿Cuál es el punto, me dirías? Sencillamente, para promover la reproducción de una interpretación , estar en un proceso de prevención de riesgos y mejora continua.
Como se dijo anteriormente, la retroalimentación se trata de mirar hacia atrás en una situación difícil, éxito o fracaso. Puede estar vinculado a varias situaciones:
- Un gran proyecto
- Un proyecto innovador
- Un proyecto recurrente
- Un incidente o evento potencialmente grave
- Una anomalía / mal funcionamiento de un producto
- Seguir un proyecto.
Lo que hay que recordar :
Feedback - RETEX es ante todo un método, una herramienta. Y como su nombre indica, nos permite mirar hacia atrás a una situación vivida por nosotros mismos o por otra persona.
Implementar un proceso de retroalimentación
Tres pasos clave son esenciales en un proceso de retroalimentación:
En primer lugar, debe identificar claramente el tema sobre el que desea realizar su retroalimentación (ver gestión de proyectos).
Se acaba el tiempo cuando iniciamos este proceso. Si su tema no se identifica correctamente, sus comentarios pueden ser incorrectos. Sería una pena perderse información importante para poder realizar una retroalimentación informativa.
Puedes definir parámetros internos y externos relacionados con la situación / evento que te interese.
Aquí hay algunas ideas que le ayudarán:
- Descripción del Proyecto
- Definición de los objetivos del proyecto
- Fechas del proyecto
- Alcance del proyecto (geográfico, regulatorio, benchmarks, etc.)
- Recursos: miembros del proyecto, expertos relacionados con el proyecto y partes interesadas (partes interesadas)
- ¿Cuál era el contexto en el momento del proyecto?
- Desafíos
- El entregable
Ahora puede preguntarse: ¿Qué estoy buscando en la información?
Fase 1: recopilar los datos
El propósito de esta primera fase es recopilar todos los datos esenciales para brindar retroalimentación.
Como prioridad y si es posible, registre las primeras devoluciones en caliente y recopile declaraciones / testimonios para comenzar a recopilar información.
En caso de anomalía o evento grave, estos datos son esenciales para comprender lo sucedido.
Para garantizar esta retroalimentación, cree una herramienta (o metodología) para recopilar o retroalimentación: formulario, correo electrónico, lluvia de ideas, etc.
Por ejemplo, en el caso de una anomalía del producto, los elementos importantes a recopilar son:
- Fuente de la anomalía: ¿Quién se vio afectado (cliente? ¿Empleado?)
- Etiqueta del producto
- Análisis de uso (incluido el uso razonablemente previsible del producto)
- Referencia del producto
- Ubicación de la anomalía: geográfica y en qué punto del ciclo de vida del producto
- Descripción de la anomalía y su criticidad
Fase 2: analizar los datos
El análisis de datos tiene como objetivo caracterizar la información para identificar los factores que generan el evento / situación . Este análisis puede ser tanto cualitativo como cuantitativo.
En caso de comentarios negativos, debe:
- Identificar las desviaciones observadas de lo solicitado.
- Realice un análisis crítico utilizando herramientas: 5M, 8D, 5W, árbol de causa raíz, diagrama de relaciones, todas las herramientas de apoyo a la toma de decisiones
- Determinar las causas e impactos que llevaron a estas desviaciones, ya sean positivas o negativas.
En caso de recibir comentarios positivos, debe:
- Identifica lo que pasó
- Analizar información y deducir buenas prácticas
- ¿Se pueden reproducir estas buenas prácticas? (use la herramienta QQOQCPC)
Fase 3: explotar los datos
Este último paso consiste en la elaboración de un informe, un plan de despliegue de los resultados analizados, con el objetivo de:
- Definir medidas paliativas
- Definir el plan de acciones correctivas a implementar, ya sea técnico, organizacional o humano.
- Definir acciones preventivas, buscando situaciones similares a la realizada en el feedback.
Este plan de implementación puede luego integrarse en el plan de prevención de riesgos y el mapeo de riesgos.
Y no olvide compartir los resultados. Es importante aprender de sus éxitos y esos fracasos o los de los demás. Este podría ser un buen punto de partida en la identificación de los principales riesgos y en la realización de análisis de riesgos. Por lo tanto, no lo dude, envíe sus comentarios y compártalos.
Consulte también el método Acción después de la revisión para aprender de las actividades actuales o pasadas
