Este último paso en el proceso de toma de decisiones es crucial. De hecho, una vez que se toma la decisión, ¡es hora de tomar medidas concretas! Si el gerente es en última instancia quien decide y sus empleados deben implementar las decisiones tomadas, la aplicación no siempre es fácil.
Prepárese para la aplicación de una decisión
Se ha tomado una decisión. Ahora es el momento de aplicarlo según el plan de acción definido.
Por lo general, no hay ningún problema, o muy poco, si todos los empleados se han involucrado en el proceso de toma de decisiones y han aceptado plenamente, o casi, lo que se ha decidido. En resumen, si la implementación de la decisión se ha preparado cuidadosamente en la fase inicial.
El buen gerente habrá pensado entonces en:
- comparte su visión,
- organizar el trabajo de manera eficiente,
- distribuir roles y misiones de manera relevante,
- establecer metas individuales y colectivas,
- apoyar a sus empleados en el cambio,
- etc.
Las cosas se ponen difíciles cuando este no es el caso y los empleados se resisten bastante a dicha decisión y al cambio resultante. Estas resistencias pueden tener varios orígenes:
- decisión tomada sin su conocimiento,
- la falta de consideración por parte del gerente de preguntas, comentarios, desgana de sus empleados,
- proceso poco o mal explicado,
- miedos al cambio,
- sin apoyo para el gerente durante todo el proceso,
- etc.
Esta resistencia puede tener consecuencias más o menos dañinas para el equipo, o incluso para la empresa:
- bloqueos en la implementación de la decisión por parte de los empleados,
- sabotaje del proyecto,
- ralentización en el avance del proyecto,
- ambiente de trabajo nocivo,
- salida de algunos empleados,
- incumplimiento de la decisión,
- mala imagen corporativa
- pérdida de nuevos mercados …
Cualquier aplicación de cualquier decisión tiene inevitablemente repercusiones a distintos niveles, directa o indirectamente vinculados a esa decisión. Por tanto, es fundamental que el directivo prepare adecuadamente la aplicación de las decisiones tomadas para gestionar mejor este cambio, ya sea menor o mayor para su equipo.
Las diferentes fases del proceso de aplicación de una decisión.
Prepárate para el cambio
Contentarse con implementar su decisión sin tener en cuenta las consecuencias directa o indirectamente inducidas por ella conduciría al gerente directamente a la pared.
De hecho, una decisión puede requerir la toma de otras decisiones, llevar a la implementación de soluciones alternativas, impactar a otros equipos o encontrar resistencias que uno no hubiera sospechado.
Es aconsejable realizar esta reflexión antes de la aplicación y prepararse para el cambio del proceso de toma de decisiones.
Presentar el plan de acción
Se trata de pasar a la fase operativa, de la idea a lo concreto. El papel del gerente aquí es adoptar la postura gerencial adecuada e informar a sus empleados de la decisión tomada, las diferentes acciones a tomar, los diferentes pasos necesarios para la implementación de dicha decisión: qué se hará, cuándo, por quién, por qué, cómo, con qué medios.
La idea aquí es que todos integren plenamente lo que se debe hacer, así como el papel que tendrán que desempeñar en este proyecto / cambio.
Por tanto, es oportuno que el directivo analice adecuadamente la personalidad de cada uno de sus interlocutores con antelación para adecuar su modo de comunicación y así poner todas las posibilidades de su lado con respecto a esta presentación. Brindar apoyo escrito para acompañar la presentación oral, así como elementos visuales para involucrar a todo tipo de personalidades.
Responder a preguntas y objeciones
El diálogo es fundamental. El gerente, en este contexto, debe alentar a sus empleados a hacer preguntas, compartir sus miedos y vacilaciones, dar su opinión, expresar sus sentimientos.
Es fundamental que el gerente escuche las inquietudes de sus empleados y les responda de manera tranquilizadora …
Involucrar a los protagonistas
Cuanto más involucre el gerente a sus empleados en la implementación de su decisión, más motivados estarán para el éxito del proyecto. Idealmente, el gerente se habrá cuidado de incluir a sus empleados en la ejecución del plan de acción.
Monitorear el progreso y hacer cumplir los plazos
Para que la decisión se aplique correctamente y tenga éxito, el gerente debe monitorear regularmente el progreso de todos, asegurarse de que se cumplan los plazos, anticipar eventos imprevistos, etc.
Informe sobre el proceso
Este último punto a menudo es subestimado por los gerentes. Sin embargo, un debriefing después de que se ha tomado una decisión, o After Action Review en inglés, permite hacer un balance de cómo se llevaron a cabo las cosas y, por lo tanto, aprender para las próximas decisiones.
Un debriefing posterior a la acción le permite aprovechar la experiencia para mejorar continuamente y maximizar la cohesión del equipo.
Se requieren habilidades gerenciales
Para hacer cumplir su decisión, el gerente operativo debe tener ciertas cualidades gerenciales específicas.
Habilidad para comunicarse de manera efectiva
La comunicación gerencial es un pilar de las prácticas gerenciales. Permite al gerente informar, compartir información, definir tareas con precisión, etc.
Como parte de la implementación de una decisión, una buena comunicación implica, entre otras cosas:
- Adapte su modo de comunicación a sus interlocutores: tono, vocabulario utilizado, elementos visuales relevantes, materiales escritos precisos, claros y concisos.
- Dominar el lenguaje no verbal para transmitir mejor los mensajes y asegurarse de que estén bien integrados, pero también para detectar reticencias, malentendidos, etc.
- liderar una reunión: estilo de facilitación apropiado, formato de reunión adecuado, agenda clara, objetivos específicos, etc.
Escucha activa
Como parte integral del rol de gerente, la escucha completa y activa es esencial para ser escuchado.
La escucha activa es:
- escuchar más allá de las palabras, decodificar el lenguaje no verbal, cuestionar, reformular para asegurarse de que un elemento se entiende correctamente,
- ponerse en la posición de sus interlocutores para comprender mejor sus reacciones y puntos de vista,
- mostrar empatía y amabilidad,
- interactuar inteligentemente,
- impulsar la inteligencia colectiva
Liderazgo y fuerza de convicción
Un cierto carisma es fundamental para aspirar al éxito en la implementación de sus decisiones. El buen administrador se asegurará así:
- ser un ejemplo y un motor para sus empleados,
- ser asertivo y flexible,
- ser capaz de convencer rápidamente,
- saber negociar, construir consensos,
- explica sus decisiones …
Capacidad para apoyar el cambio
Conocer y saber gestionar las diferentes etapas de un cambio es un activo fundamental para el director operativo que, por tanto, debe ser capaz de:
- analizar los impactos de una decisión,
- examinar las fuerzas y los frenos presentes,
- establecer relaciones de causa y efecto para articular el plan de acción de manera efectiva,
- anticipar la resistencia para superarla mejor,
- tranquilizar a los empleados
- motivar a su equipo enfatizando las fortalezas de la decisión una vez implementada,
- mostrar flexibilidad para avanzar de manera constructiva y evitar apuntar a su equipo …
Habilidad para manejar conflictos.
Saber detectar el inicio de un conflicto y actuar desde las primeras tensiones es fundamental para llevar una decisión al éxito. Por lo tanto, es interesante para el gerente poder:
- descifrar lo no verbal para identificar las tensiones emergentes no expresadas y otros signos de resistencia.
- Analizar los problemas: defender los intereses del equipo preservando los mejores intereses de cada empleado.
- Disminuir tensiones desde el principio para evitar que el ambiente se deteriore e impacte negativamente en la eficiencia y productividad del equipo.
- facilitar el diálogo: permitir que todos se expresen libremente, promover la tolerancia, las diferencias de puntos de vista …
Se hace referencia a este archivo en: Gestión de empleados: ¿Cómo gestionar un equipo? - Toma de decisiones: proceso y trampas a evitar
