Las demoras en el trabajo o en las reuniones son comunes, sin embargo, es responsabilidad del gerente tomar medidas para que este mal hábito no se agrave y termine socavando la efectividad de todo un equipo.
Empleado retrasado, ¿cuándo reaccionar?
Llaves perdidas, atascos de tráfico, problema en el transporte público, mal tiempo, conversación telefónica prolongada, urgencia de atender… Llegamos tarde un día a la oficina oa alguna reunión, a pesar de toda nuestra buena voluntad.
Ante un empleado que llega tarde una o dos veces, es importante que el gerente demuestre comprensión y un mínimo de humanidad en estos momentos.
Sin embargo, si llegar tarde se convierte en un hábito, es hora de actuar. Porque un recién llegado puede tener ciertos impactos negativos en un equipo, o incluso en toda la empresa:
- desorganización,
- disminución de la eficiencia y la productividad,
- deterioro del entorno laboral,
- tensiones, conflictos dentro del equipo, el servicio,
- etc.
Como reaccionar ?
Cuando los retrasos se vuelven regulares, incluso a diario, el gerente debe intervenir antes de que la situación se le escape por completo y las cosas se agraven.
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Tener una política clara sobre retrasos
El primer paso es tener un discurso y una política claros y establecidos con respecto a los retrasos. Si no se estipula nada en ningún lugar, los empleados pueden tomarse la libertad, a veces un placer, de llegar cuando lo deseen. O al menos no preocuparse demasiado por la puntualidad en general.
Sobre todo, evitar retrasos inoportunos implica predicar con el ejemplo. El gerente que quiera ver a sus empleados a tiempo en el trabajo o en una reunión hará que sea un punto de honor ser puntual.
Además, la empresa debe tener una comunicación clara sobre el tema:
- mostrar las horas de trabajo generales,
- estipular con precisión en el contrato de trabajo de los empleados los días y horas para el inicio y el final del día,
- indicar las sanciones en caso de incumplimiento - injustificado - de estos tiempos,
- especificar el procedimiento a seguir en caso de retraso,
- Explique el control de la jornada laboral por parte de la empresa, en su caso.
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Hágale saber a su empleado que ha notado sus retrasos
Es importante que el gerente haga saber a sus empleados que no se deja engañar y que se da cuenta de sus retrasos. De lo contrario, podrían pensar que sus retrasos pasan desapercibidos o son aceptados.
Para hacer esto, no es necesario señalar su retraso a un empleado tan pronto como entre por la puerta. Es mejor ser más constructivo.
Por ejemplo, saludar a todos sus empleados por la mañana es un hábito que permite al gerente recorrer sus tropas - y así enterarse de las ausencias o retrasos - y que los empleados sean perfectamente conscientes de que su gerente está al tanto de sus ausencias.
Otro consejo es pasar por el escritorio del empleado que llegó tarde cuando llegue. De este modo, inconscientemente se dará cuenta de que su gerente ha notado su retraso y estará más atento a partir de entonces.
En una reunión, el simple hecho de interrumpir su intervención hasta que el rezagado se instale es suficiente para indicarle a este último que su comportamiento no es el adecuado.
Por lo general, el simple hecho de hacerle saber a un empleado, de manera clara o más sutil, que ha notado un retraso, lo lleva a prestar más atención en el futuro.
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Enumere y analice retrasos
Todos los retrasos no tienen ni las mismas causas, ni la misma naturaleza, ni las mismas consecuencias. Un empleado que siempre llega 5 o 10 minutos tarde por la mañana, pero sale de su oficina igual de tarde, o incluso significativamente más, no es una cuestión de estado siempre que no se encuentre en un puesto que requiera una puntualidad impecable (atención al cliente, recepción , tienda, etc.).
Un empleado en una posición "solitaria" puede darse el lujo de llegar tarde de vez en cuando si hace su trabajo correctamente y sale de la oficina más tarde de lo esperado. No tiene ningún impacto en el trabajo de otros. Por el contrario, un empleado que llega tarde a una reunión o que tiene misiones en estrecha colaboración con varios colegas no puede permitirse llegar tarde con regularidad. El trabajo colectivo se vería enormemente perturbado.
Por tanto, es fundamental dar un paso atrás y analizar objetivamente dichos retrasos para actuar de forma adecuada. No es tanto el retraso en sí mismo lo que hay que considerar, sino las repercusiones de este último en el trabajo colectivo, el equipo, el ambiente, etc.
Una vez que se ha decidido que el retraso es realmente un problema, es una buena práctica que el gerente lleve un registro de los diversos retrasos notados. Este último constituirá un elemento concreto e indiscutible en caso de convocatoria del empleado fallecido. Además, en caso de retrasos reiterados que sean perjudiciales para la empresa, este registro apoyará la decisión de imponer sanciones.
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Organizar una entrevista con el infractor reincidente
El siguiente paso para el gerente, una vez que se han registrado por escrito las demoras de su colaborador, es convocar al rezagado cara a cara para tener una explicación con él y replantear su comportamiento. La entrevista tiene lugar, por supuesto, lejos de los ojos y oídos de otros empleados.
Dependiendo de los retrasos observados y sus consecuencias, la entrevista puede ser más o menos formal. El objetivo no es juzgar a la persona, sino su comportamiento y actuar de forma constructiva para que adopte un comportamiento más adecuado o aplicar las sanciones previstas por el reglamento, en caso de ser necesario.
Es preferible, en la medida de lo posible y siempre en función de la gravedad de las repercusiones, buscar comprender el motivo de la (s) demora (s). El empleado puede pasar momentáneamente por momentos difíciles en su vida personal que le induzcan a estos retrasos. En este caso, la idea es ayudarlo a poner en marcha acciones para resolver estos retrasos. Dependiendo del contexto y las causas, estas acciones pueden ser múltiples (revisión de la jornada laboral, puesta en marcha de jornadas de teletrabajo, ajuste del horario del empleado, etc.).
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Establecer un plan de acción
El paso final es:
- planifique junto con el recién llegado las acciones adecuadas para corregir este comportamiento y evitar que vuelva a suceder. Monitorear y felicitar los esfuerzos, revisar las acciones implementadas o sancionar si persisten las demoras.
- aplicar las sanciones correspondientes: advertencia, etc.
Se hace referencia a este archivo en: Ser un buen gerente: prácticas y herramientas - Reencuadrar a un subordinado - Manejar personalidades difíciles
