Cada vez más empresas experimentan trabajo remoto para ciertos empleados, a veces para todos sus empleados. Abandonar el modelo de entorno de trabajo tradicional induce inevitablemente un cambio en los métodos de gestión, métodos y procesos habituales.
La gestión de un equipo virtual requiere una variedad de herramientas y prácticas de gestión específicas.
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- ¿Qué es un equipo virtual?
- Las 4 dimensiones de un equipo virtual
- Las claves para gestionar este tipo de equipos
- Consejos prácticos para gestionar empleados dispersos geográficamente
¿Qué es un equipo "virtual"?
En primer lugar, es interesante recordar qué es un equipo, ya sea virtual o no. Un equipo es un grupo de personas que trabajan juntas en la misma dirección. Solo existe a través de sus misiones, sus proyectos, sus objetivos colectivos. Todos se identifican a sí mismos como parte de la misma entidad. Todos actúan en interés del grupo, bajo el liderazgo de un gerente.
Se dice que un equipo es "virtual" cuando no todos sus miembros trabajan físicamente en el mismo lugar y al mismo tiempo. Por tanto, se trata de trabajar juntos, pero por separado. Juntos en el sentido de que todo el equipo va en la misma dirección, hacia el mismo objetivo. Por separado, porque no todos los empleados comparten la misma oficina, el mismo entorno, el mismo horario de trabajo, etc. y en realidad no se encuentran muy raramente.
Hay varios tipos de equipos denominados "virtuales". Puede actuar de equipos cuyos miembros se encuentren todos en la misma zona geográfica, pero que trabajen - de forma regular o a tiempo completo - desde un lugar que no es la empresa. Algunos trabajan desde casa, otros son fanáticos de los centros de coworking, otros viajan por el planeta como parte de sus misiones y se comunican desde su lugar de trabajo actual. A veces, el equipo no tiene un lugar de reunión fijo y permanente.
Con el advenimiento de las nuevas tecnologías, especialmente en la comunicación, los empleados de equipos virtuales están aprendiendo a trabajar juntos, mientras están solos, hacia un objetivo común. Se redefinen el tiempo, el espacio y la organización. Los vínculos entre los diferentes empleados de un mismo equipo se fortalecen gracias a los nuevos modos de comunicación.
La composición y gestión de un equipo virtual tiene, por supuesto, ventajas, pero también ciertos límites.
Ventajas
- Flexibilidad para los miembros del equipo: mejor equilibrio entre la vida privada y profesional, la organización del tiempo de trabajo, la organización de las tareas, etc.
- Costos reducidos para la organización: infraestructura, bienes raíces, equipos, facturación, etc.
- Mejor productividad - menos tiempo de inactividad, mejor comunicación …
- Mayor satisfacción de los empleados …
Limites
- Membresía e identidad del grupo difícil de implementar,
- La cohesión del grupo a veces es difícil de crear, una confianza difícil de instalar,
- Dificultad en reclutar los perfiles adecuados , componga el equipo adecuado,
- Diferencias tecnológicas dependiendo de la ubicación de los empleados, dificultades de mantenimiento informático, costes adicionales de los servicios configurados según las áreas geográficas, etc.
- Barreras culturales, si las hay,
- etc.
Las 4 dimensiones de un equipo virtual
Jessica Lipnack y Jeffrey Stamps han establecido 4 dimensiones que caracterizan a un equipo virtual:
- El propósito del equipo : misiones para lograr una meta y lograr resultados. Esto se traduce en el compromiso, a través de tareas y misiones diarias, de cada miembro del equipo por la consecución de un objetivo común. Este último está claramente definido, compartido y aceptado por todos. Esto da como resultado roles, responsabilidades y misiones específicas para cada miembro del equipo. Por tanto, los objetivos son tanto individuales como interdependientes entre sí.
- Individuos : un líder / gerente, empleados, 2 dimensiones: interna y externa. Un equipo virtual no es solo un conjunto de tecnologías, cada una más desarrollada que la otra. Los miembros de dicho equipo deben poder trabajar en dos niveles: internamente (de forma independiente y con otros miembros del equipo), pero también externamente (con socios externos al equipo: proveedores, clientes, varios proveedores, etc.).
- Enlaces : interacciones, relaciones interpersonales a través de medios de comunicación. Los miembros del equipo están vinculados a través de diferentes herramientas (correos electrónicos, mensajería instantánea, videoconferencias, etc.) para poder interactuar entre sí. Estas herramientas permiten borrar la distancia, facilitar el trabajo y la toma de decisiones. Los miembros de un equipo virtual construyen así sólidas relaciones interpersonales y desarrollan un clima de confianza mutua. Elementos fundamentales para la eficiencia y la productividad.
- De temporalidad : una agenda / calendario, proyectos, un ciclo de vida del equipo. El gerente de un equipo virtual no podrá reunir a todos sus miembros al mismo tiempo en el mismo lugar que lo haría con un equipo clásico. Tendrá que lidiar con las agendas de todos y las limitaciones de tiempo. Cada miembro, por su parte, deberá realizar los esfuerzos necesarios para adaptarse lo mejor posible. Lo ideal es definir esto en cuanto se constituya el equipo para que pueda deambular antes de encontrar su velocidad de actuación.
Las claves para gestionar un equipo virtual
No administra un equipo virtual como administra un equipo "clásico". Hay algunas reglas a seguir.
Comunicarse efectivamente
La comunicación es la base de cualquier relación. A la hora de liderar un equipo de colaboradores dispersos en diferentes lugares, es fundamental configurar varias herramientas de comunicación con fines específicos:
- compartir información formales todos los demás miembros del equipo o solo algunos,
- charlar informalmente con colegas, como lo haríamos alrededor de la máquina de café o en la esquina de un pasillo, a través de Slack, por ejemplo,
- intercambio en una reunión ,
- transmitir un elemento esencial a todo el equipo,
- avanzar en un proyecto ,
- comunicar un artículo urgente directamente a la persona adecuada,
- etc.
Por tanto, es fundamental definir claramente desde el principio los usos de cada uno de los medios de comunicación puestos a disposición. Esto evita cualquier malentendido posterior o pérdida de tiempo en la organización. Además, contribuye a un cierto sentimiento de pertenencia a un grupo. Cada miembro del equipo sabe qué herramienta usar, cuándo y con qué propósito.
También es importante que todos los miembros del equipo puedan acceder a todos los canales de comunicación configurados de forma rápida e intuitiva. Se debe ofrecer una formación adecuada a cada empleado, ya sea in situ o mediante videollamada o cualquier otro medio que permita al participante apropiarse total e inmediatamente de la herramienta en cuestión.
Atención : es fundamental para garantizar la seguridad de los medios de comunicación, en particular cuando se trata de intercambiar datos confidenciales.
Gestionar proyectos
En particular, se forma un equipo para realizar proyectos.
Para ello, es fundamental invertir en herramientas colaborativas , dedicada en particular a la gestión de proyectos, que permite seguir los plazos, compartir información, enviar notificaciones y alertas, seguir el progreso de todos, emitir una revisión de seguimiento semanal o mensual que enumere todo lo que debe hacerse, quién y cuándo.
El uso de tales herramientas no solo mejora la productividad, sino que también promueve la comunicación y los intercambios entre los diferentes miembros del equipo. Estos últimos pueden en cualquier momento seguir el progreso de sus compañeros, recopilar la información que necesitan, informar sobre su propio progreso, etc.
La gama de herramientas de gestión de proyectos es amplia. Todos elegirán la fórmula que mejor se adapte a su campo de actividad, la organización y las necesidades de su equipo.
Movilizar y motivar a las tropas
Para involucrar y motivar a sus empleados dispersos en diferentes ubicaciones geográficas, el gerente debe Permiten la máxima flexibilidad, autonomía y libertad de acción. Estos equipos son particularmente efectivos en organizaciones liberadas, caracterizadas por un modo de operación que ofrece una gran parte de autogestión y responsabilidad a sus empleados.
Esto no significa que deba contentarse con seguir los proyectos y sus colaboradores desde lejos, sin interactuar con ellos regularmente. Por ello, es fundamental para él estimular una dinámica de grupo y mantener una cierta emulación de, entre otros:
- comparte tu visión, dale sentido,
- recordar los objetivos comunes,
- construir una sólida cultura corporativa / de equipo,
- reconocer y valorar el trabajo realizado,
- potenciar los distintos canales de comunicación …
Consejos prácticos para gestionar un equipo virtual a diario
Para maximizar la productividad y el éxito de un equipo de empleados dispersos geográficamente, el gerente debe utilizar las herramientas adecuadas y los métodos de gestión adecuados, al tiempo que tiene un cierto número de capacidades específicas. Desde herramientas colaborativas hasta prácticas clave, aquí hay algunas ideas para administrar un equipo virtual.
Recluta a las personas adecuadas
Reúna al equipo adecuado . El que estará integrado por colaboradores capaces de trabajar eficazmente de forma remota. Suficientemente autónomo, motivado, ingenioso, con buena capacidad para comunicarse por escrito y oralmente, sabiendo administrar su tiempo de manera eficiente. Y sobre todo en quien tener total confianza. La idea no es que el gerente dedique su tiempo a exigir responsabilidades para asegurarse de que el trabajo esté hecho.
Al contratar a estos empleados, el gerente debe, en particular, garantizar su capacidad para trabajar en un equipo virtual: a gusto con los medios de comunicación adoptados y puestos en marcha, ingenioso ante cualquier dificultad o problema por resolver, pero capaz de pedir ayuda si es necesario.
Crea una relación de confianza con cada empleado
La confianza es la base de cualquier relación. Esto tiene mucho sentido cuando el gerente y sus colaboradores solo se ven ocasionalmente.
Es fundamental que el gerente cree y mantenga un vínculo especial con cada miembro del equipo virtual:
- comunicarse individual y regularmente con todos,
- Póngase en contacto con cada empleado con regularidad para hacer un balance de los proyectos y asignaciones actuales, pero también para intercambiar de manera más informal,
- ofrecer videollamadas periódicas para humanizar la relación,
- dar y pedir comentarios,
- etc.
Crea una carta de equipo virtual
Establecer un documento que defina claramente al equipo y sus reglas de funcionamiento:
- razón de ser del grupo,
- definición de equipo virtual ,
- presentación de los miembros : identidad, roles, responsabilidades, datos de contacto, lugar de residencia, etc.
- reglas de operación : organización del trabajo, proceso de comunicación, intercambio de información y proceso de gestión de proyectos, planificación de reuniones formales e informales, etc.
- definición de metas : medios puestos a disposición, resultados esperados, indicadores utilizados, etc.
Este documento también puede servir como apoyo para cualquier recién llegado al equipo.
Definir procesos de trabajo estandarizados y flexibles
Las herramientas, la organización del trabajo, el proceso, la comunicación, los equipos y, en ocasiones, el mobiliario y el entorno de trabajo son elementos que pueden imponerse a los empleados. Por un lado para facilitar el trabajo y los intercambios. Por otro lado, alimentar el sentimiento de pertenencia a un mismo grupo.
Estandarizar dejando suficiente autonomía y libertad a los empleados es garantía de confianza y coherencia. Todos están sujetos a las mismas reglas.
Esta coherencia del directivo hacia todos los miembros de su equipo permite una mayor eficiencia y evita malentendidos y otros factores desmotivadores.
Definir franjas horarias de conexión
Asegurarse de que entre las horas de trabajo de los colaboradores coincidan determinadas franjas horarias, en particular cuando los miembros del equipo trabajen desde lugares con diferentes husos horarios. El gerente puede aprovechar estos momentos para organizar intercambios entre todos los miembros del grupo y / o para comunicarse con todo el equipo.
Se recomienda tener una mayoría de empleados trabajando simultáneamente durante un rango de 3 a 4 horas por día al mínimo. Incluso si no es necesario un intercambio particular, este principio permite definir una determinada pertenencia al mismo grupo. Los empleados se sienten menos aislados y pueden interactuar si es necesario.
Además, permite una resolución de problemas más rápida y eficiente, si es necesario.
Construye una identidad de equipo
Organice eventos regulares de formación de equipos en los que todos los miembros del equipo virtual estarán presentes físicamente. Si esto no es posible por cualquier motivo, organice desafíos o videollamadas totalmente informales durante las cuales los miembros del equipo puedan conocerse mejor. Puede ser interesante planificar intercambios regulares fuera del trabajo.
- Cree un espacio de trabajo idéntico para todos (hardware, software, aplicaciones, etc.),
- Involucrar a los empleados tanto como sea posible en la definición de los distintos protocolos.
Crea una máquina de café virtual
En la oficina, hay muchas oportunidades para discutir y conocer mejor a sus colegas, forjar relaciones laborales sólidas: saludos, descansos, máquina de café, reuniones, fiestas de cumpleaños, etc. Cuando el equipo está disperso geográficamente, es fundamental crear oportunidades para hacer lo mismo a pesar de la distancia.
Une messagerie instantanée, accessible à tout moment et par tous les membres de l'équipe, peut permettre des échanges aussi bien non professionnels que professionnels, tout en gardant le même ton "léger" que l'on emploierait si l'on partageait le même despacho. Los empleados podrán, por ejemplo, celebrar cumpleaños o cualquier otra fecha importante relacionada con sus compañeros, compartir sus planes para el fin de semana o incluso compartir sus experiencias / descubrimientos / aficiones.
Fomente el contacto personal y los intercambios interpersonales entre los miembros del equipo.
Reconocer y premiar el trabajo realizado
Para mantener la motivación y el compromiso, recompense el buen trabajo. Puede resultar oportuno plantear retos que, si se ganan, darán lugar a una recompensa: llevar a cabo un determinado número de proyectos, conseguir una rotación definida, validar nuevas competencias, adquirir nuevos conocimientos, etc. Estas recompensas pueden ser de diferentes tipos: bonificaciones, nuevas responsabilidades, invitaciones a un evento en particular, obsequios, etc.
Este enfoque no solo permite mantener la motivación a un alto nivel, sino que también permite que cada empleado se sienta parte de un equipo real.
- Establezca metas INTELIGENTES,
- Promover el papel de todos los miembros del grupo.
- Celebra los éxitos
- etc.
Este archivo está referenciado en: Ser un buen gerente: prácticas y herramientas - ¿Cómo administrar un equipo?
