Comunicarse es clave para lograr los objetivos marcados. En caso de complejidad, riesgos sustanciales, etc., es recomendable desarrollar un plan de comunicación del proyecto. Aquí le proporcionamos una plantilla para ayudarle en este ejercicio.
¿Para qué sirve un plan de comunicación del proyecto?
Comunicarse bien significa entregar la información correcta, a la persona adecuada, en el momento adecuado, en el formato adecuado y con el medio adecuado.
En el caso de que pocas personas necesiten estar informadas, es fácil comunicarles los elementos esperados. Las cosas se ponen difíciles cuando los interlocutores son numerosos, repartidos en varios departamentos, con perfiles muy diferentes. El plan de comunicación cobra entonces todo su interés. Realmente te ayuda a dominar tu comunicación.
Tus metas
Decidir que comunicar y a quien depende del rol y la posición de cada objetivo con respecto al proyecto. A continuación, se muestran algunos ejemplos de objetivos:
- Ayuda con la toma de decisiones
- Alerta sobre dificultades
- Informar sobre el avance de un proyecto
- Obtener apoyo
- Obtén recursos adicionales
- Asegúrate de que no se olvide nada
- Preparando el terreno para impulsar el cambio
- …
¿Quiénes son los destinatarios?
Como dijimos, la audiencia potencial es heterogénea. Por ejemplo :
- el equipo del proyecto
- el patrocinador del proyecto
- el comité de dirección
- el comité de gestión
- el cliente del proyecto (interno o externo)
- otras partes interesadas
¿Qué información debe contener?
Sus objetivos deben acercarse a las expectativas de los destinatarios: ¿Que es lo que ellos quieren saber? Es importante identificar el tipo de información, el alcance asociado y el nivel de detalle que cada uno desea obtener. No lo es no se trata de ahogar a sus socios y colaboradores bajo una montaña de información. Por otro lado, asegúrese de que se cumplan las expectativas de cada una de las partes.
Otro parámetro a tener en cuenta: la fase en la que se encuentra el proyecto. Dependiendo de su estado de avance, la información transmitida es diferente. Por ejemplo, el plan del proyecto se comunica en el lanzamiento, mientras que el seguimiento del presupuesto se comparte una vez que ha comenzado la fase de ejecución.
Tipos de información para comunicar
Aquí hay una lista no exhaustiva del contenido que se transmitirá:
- el panel de gestión de proyectos
- seguimiento presupuestario
- seguimiento de la planificación
- seguimiento de los entregables
- retrasos y otras dificultades encontradas
- riesgos actualizados
- las decisiones tomadas
Una vez más, el contenido del mensaje y su forma dependen del objetivo y los objetivos asignados . Un patrocinador querrá seguir los entregables a través de una tabla de Excel detallada. Los jefes de servicio que pronto se verán afectados por los cambios relacionados con el proyecto recibirán un agradable boletín informativo de "vendedores" sobre los sucesivos avances. La información básica es la misma. El objetivo es obtener la adherencia de este último.
Preparación del plan
Para redactar su documento, recopile la información respondiendo las siguientes preguntas:
Qué ? Tus metas
Cuáles son tus metas ? ¿Por qué quieres comunicarte?
Quién ? Tu objetivo
¿Con quién quieres comunicarte? ¿Por qué (desde su punto de vista y el de ellos)? ¿Qué información les transmitirá?
Dónde ? Las fuentes
¿A dónde vas para conseguir la información para transmitir?
¿Cómo? 'O' ¿Qué? Herramientas de transmisión
¿Qué medio utilizar (papel, archivo de computadora, etc.)? ¿Qué canales deben movilizarse para comunicarlos (por correo electrónico, en reuniones, por teléfono, etc.)?
Por quién ? El gerente de comunicación del proyecto
¿Quién es el responsable de preparar y transmitir la información? Esta función no se delega únicamente en el director del proyecto. Los miembros del equipo, el patrocinador u otros pueden hablar según la audiencia y el tema.
Cuando y cuanto? El ritmo de las comunicaciones
¿Cuándo y con qué frecuencia? Todas las semanas ? Todos los meses ? ¿Después de un evento identificado? etc.
La elección de los medios de comunicación debe hacerse a la luz del presupuesto financiero y humano que se pueda dedicar a esta parte. Por supuesto, este es un parámetro a tener en cuenta a la hora de preparar el plan.
Plantilla de plan de comunicación del proyecto
Un documento de este tipo consta generalmente de 4 partes principales. La introducción, los objetivos, la matriz resumen que muestra los elementos comunicados a cada audiencia y el horario para organizar las distintas acciones de com.
1 - La introducción
Sitúa este plan en la problemática general del proyecto, así como en su contexto. Recuerda las especificidades del trabajo. Por ejemplo: múltiples partes interesadas, problemas humanos importantes, grandes inversiones, etc. para que el lector pueda comprender plenamente la importancia de la comunicación en el proceso.
2 - Objetivos de comunicación
Explicación detallada de los objetivos y metas asignados en términos de información. En resumen, lo que esperas de este plan.
3 - Matriz de comunicación
Visualización de: ¿quién debería recibir qué? Por qué ? ¿Cómo? 'O' ¿Qué? Cuándo ? ¿Y por quién?
| Grupo objetivo | Objetivo de comunicación | Tipo de informacion | Medio de transmision | Periodo / Frecuencia | Responsable de com action |
4 - El horario de comunicación
Aquí está la parte operativa. La ventaja de esta herramienta es organizar la comunicación del proyecto planificando la entrega de información a los distintos objetivos. Esta es una variación de la tabla anterior organizándola en el tiempo.
| Fase del proyecto | Fecha (o hito) | Objetivo | Información a transmitir | Medio de transmision | Responsable de com action |
| Enmarcado | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Ejecución | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Conclusión | xx-xx-20xx |
Se hace referencia a este archivo en: Saber cómo comunicarse para involucrar
