¿Qué es la reunión de lanzamiento? Esta es simplemente una reunión inicial para un proyecto. Una puesta en marcha que no se debe descuidar para iniciar bien el proceso. ¿Eres gerente de proyectos? Aquí tienes una herramienta privilegiada para ponerte en sintonía con las partes interesadas, fortalecer tu crédito y dinamizar a tu equipo.
Razones para la reunión de lanzamiento: los objetivos
¿Por qué utilizar reuniones iniciales? Comité Directivo , partes interesadas, equipo del proyecto, usuarios clave … ¿Por qué convocar a los actores involucrados a una mesa? Veamos los objetivos asignados a estas reuniones:
- promover propiedad del proyecto por todos los protagonistas
- comunicarse sobre puntos esenciales
- asegúrate de que todos estén en consonancia con los objetivos, los medios …
- crear una dinámica positiva alrededor del proyecto
- vosotras credibilidad así como el equipo
- mirar fijamente las reglas de operación
Antes del saque inicial
Como cualquier reunión, la clave del éxito es una preparación cuidadosa. No pase por alto este punto.
Otro consejo: enviar el plan del proyecto antes de la reunión.
Las etapas
Sencillez y eficacia son las consignas de este tipo de reuniones.
No se trata de ahogar a los participantes bajo una avalancha de información indigerible, sino al contrario, de facilitar la comprensión y darles confianza.
Infografías:
Veamos cuáles son las principales fases:
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Introducción
Preséntese e invite a los participantes a hacer lo mismo . Tanto más importante si algunos no se conocen entre sí. Que decir ? Lo esencial: apellido, nombre, función dentro de la empresa. Su papel en el proyecto se especificará más adelante.
Presentación de la agenda
Detallar la articulación del encuentro usando una agenda precisa . Definir cada paso y el modo general de funcionamiento: cuándo hacer preguntas, etc. Recuerda que este tipo de reuniones no debe convertirse en un monólogo , sino al contrario para promover los intercambios. El objetivo es involucrar a todos en la sala. La colaboración es la regla.
Recordatorio del contexto del proyecto y presentación de los objetivos.
Regrese a la génesis del proyecto y sus objetivos. ¿A qué problemas responde? No todo el mundo tiene el mismo nivel de información en cuanto a la historia y las razones que llevaron al lanzamiento del proyecto. Sin embargo, para comprender plenamente sus especificidades, las limitaciones, los problemas y adherirse plenamente al resultado de las operaciones, es fundamental integrar el por qué . En resumen… ¡dale sentido a la acción!
La diversidad de perfiles alrededor de la mesa es una fuerza para el éxito, pero también requiere un esfuerzo de comunicación significativo.
Indique los objetivos generales y, en su caso, desglosados por áreas. Especifique los entregables.
Descripción de las principales fases del proyecto
Detallar el plan del proyecto y especialmente la ejecución ( Talleres de trabajo, etc.) con las fechas de vencimiento de los entregables. Esta es la ocasión para asegurarse de que no se haya olvidado nada y que el método es adecuado para todos. Esta validación es importante. Previene, o al menos reduce, posteriores pérdidas de tiempo debidas a malentendidos del enfoque elegido.
Si está utilizando un software de gestión de proyectos, proporcione detalles sobre quién tendrá acceso y para qué.
Presentación del equipo: rol y responsabilidad.
Tómate el tiempo para hacerlo bien explicar quién hace qué y por qué se eligió a cada persona . Explique cómo trabajará cada uno con los demás, cómo funciona el equipo. En el aspecto práctico: haz una lista con los datos de contacto de cada ponente que puedes distribuir (correo electrónico, teléfono, etc.). Enfatice la importancia del trabajo en equipo para que el proyecto tenga éxito.
Identificación y gestión de riesgos
Enumere los riesgos potenciales y presente las medidas puestas en marcha para gestionarlos (prevención y / o tratamiento, si procede). No olvide estas amenazas que generalmente se ciernen sobre todas las nuevas prácticas: ¡resistencia al cambio! Anticiparlos adoptando un enfoque estructurado para gestionar este aspecto tan humano.
Presentación del plan de comunicación
¿Quiénes serán informados? Cuándo ? Por qué medio ? Esta parte a menudo se pasa por alto en los proyectos. Sin embargo, esta es una pilar en la apropiación de sujetos por parte de los equipos y una herramienta importante para prevenir la resistencia al cambio (ver arriba).
Validación de medidas de éxito
Los indicadores son muy importante para evaluar el logro de los objetivos iniciales. Un consenso sobre su definición es obligatorio para evitar cualquier controversia posterior.
Planificación de las próximas reuniones
A partir de ahora, acordar con la asamblea las fechas de las siguientes reuniones.
Se hace referencia a este archivo en: Estructura del proyecto - Gestión de proyectos
