Estructura aún más tu organización y hazte más eficiente con el método Zen To Done: descubre los 10 hábitos que te ayudarán a liberar tu mente del peso de la confusión y la dispersión, incluso el agotamiento. Aquí hay un método de organización simple, muy inspirado en el método GTD mientras que es más personalizable y más orientado a la acción: el método Zen To Done o ZTD.
Ya conoces la herramienta de organización personal Getting Things Done, aquí tienes una versión complementaria sencilla y práctica basada en 10 hábitos a adoptar para ser más eficiente y mejor organizado en tu vida diaria, ya sea personal o profesional.
Presentación del método ZTD
El enfoque encuentra su inspiración en su hermano mayor, el método GTD. Al igual que esta última, confía en la adopción de nuevos hábitos para aumentar su eficiencia en el día a día. Sin embargo, prefiere la acción en el presente en lugar de planificar y concentrarse en un hábito en el que trabajar antes de pasar al siguiente.
Creado por Léo Babauta, periodista y padre ocupado de 6 hijos, el método es sobre todo pragmático. Abrumado por las docenas de cosas que tenía que hacer, regularmente olvidaba ciertos elementos y, en última instancia, era relativamente improductivo. Poco a poco fue cambiando sus hábitos y así desarrolló el método ZTD.
El objetivo es dedique suficiente tiempo a aprender y practicar un hábito antes de pasar a otro. Esto es para evitar dispersarse en todas direcciones sabiendo que será difícil lograr todos los objetivos planteados.
Léo Babauta afirma que es mejor fijarse una meta de nuevo hábito por año, incluso si eso significa dividirlo en varios subobjetivos, y ceñirse a él que esperar poder cambiar varios comportamientos al mismo tiempo y muy ¡Se siente superado rápidamente, incluso con exceso de trabajo!
Beneficios de ZTD
El método es complementario a NERAC y GTD, otras 2 herramientas para optimizar la organización y la eficiencia y tiene sus ventajas, tales como:
- centrarse en un hábito trabajar al mismo tiempo,
- centrarse en la acción : alcance sus objetivos de forma sencilla y eficaz,
- planificar y organizar de una manera más estructurada,
- simplificar cosas tanto como sea posible,
- dar más importancia a logro de objetivos uno después del otro. Lo importante no es el tiempo dedicado a alcanzarlos, dentro de lo razonable, sino el hecho de lograrlos.
Los 10 hábitos del método Zen To Done
Cada uno de los 10 hábitos definidos en el proceso se debe trabajar e implementar uno tras otro. La idea es concentrarse en uno de ellos durante 1 mes para estudiarlo y ponerlo en práctica de forma eficaz antes de pasar al siguiente.
No tienes que trabajar en los 10 hábitos. Identifique los que más le convengan o que realmente necesite desarrollar y priorícelos. Puede hacer esto en el orden que desee, siempre que se concentre en un elemento a la vez.
-
Recoger
Como ocurre con muchos métodos organizativos, el primer hábito a adoptar es anotar sistemáticamente y a medida que surgen, las misiones encomendadas y / o por realizar. Puede estar en una computadora portátil siempre a mano, a través de una aplicación de teléfono inteligente, una nube, etc. Es importante tener una herramienta sencilla, fácil de usar y de llevar donde quiera que esté. Lo principal es poder anotar en todas partes y todo el tiempo en un solo medio.
El objetivo es Reúna en un solo lugar la lista de las tareas que debe realizar. para liberar su mente del peso de las cosas para recordar, así como de cualquier confusión entre fechas límite, tiempo, etc. o incluso evitar perder ciertos post-its u otros pequeños trozos de papel en los que había escrito información importante sobre una tarea en particular.
-
Para tratar
Entonces se trata de tomar una decisión rápida ante todos los elementos recogidos para no permitir que se acumulen tareas, correos electrónicos, cartas, etc. En su enfoque, Léo Babauta sugiere lidiar con la información diariamente procediendo de la siguiente manera:
- lidiar de inmediato con lo que se puede hacer y que solo toma poco tiempo (menos de unos minutos): respuesta rápida y fácil a un correo electrónico, una carta, etc.; llenando documentos ; etc.
- eliminar lo que no sea necesario: documentos procesados, borradores, correos electrónicos poco interesantes, etc.
- delegue o planifique lo que no se puede hacer en el momento (puede hacerlo usando la Matriz de Eisenhower).
El objetivo es que no quede nada en su centro de recolección: bandeja de entrada de correo electrónico, pila de papeles, cuaderno, etc.
-
Plan
Este hábito consiste en haz una lista semanal de tus tareas más importantes . Además, diariamente, establece el top 3 entre estos elementos importantes: 3 cosas que quieres lograr más que los demás y que planificarás de inmediato en tu agenda del día para concretarlas lo más rápido posible.
La idea es ponerse manos a la obra desde el comienzo del día para deshacerse de él lo más rápido posible y seguir adelante. La planificación ayuda a limitar la procrastinación y a ver claramente lo que se ha logrado y lo que queda por hacer.
-
Actuar
Este método recomienda un modo de funcionamiento secuencial: tratar una cosa a la vez concentrando toda su energía y atención en una sola tarea. Si esto le resulta difícil, puede confiar en el método Pomodoro, que le permite centrar su atención durante un período de tiempo definido.
Consejo: limite las interrupciones para ser lo más eficiente posible: apague el tono de llamada de su teléfono inteligente y sus diversas notificaciones, reenvíe su teléfono fijo a la extensión de un empleado, cierre la puerta de su oficina, etc.
-
Una herramienta simple y confiable
Como parte de un enfoque Zen To Done, es importante Configure un sistema simple, eficiente, adecuado para su operación y confiable.
Tómese el tiempo para pensar detenidamente antes de comenzar a usar este o aquel proceso, porque una vez que su hábito haya comenzado, será difícil para usted cambiarlo. La herramienta que elija debe ser fácil de usar, accesible en cualquier lugar y en cualquier momento, confiable y permitir actualizaciones periódicas sin temor a la pérdida de datos.
-
Organizar
Su entorno debe ser propicio para el trabajo, su organización simple, estructurada y eficiente. Su espacio de trabajo debe ser lo más ergonómico posible.
Ordene su escritorio, la habitación y la encimera, limpie su computadora (elimine archivos superfluos, obsoletos o duplicados, etc.), tire a la basura, física o virtual, todo lo que sea innecesario, ocupe espacio y perturbe su cerebro.
Organice, ordene, clasifique sus documentos; esto también implica una clasificación finamente estructurada de sus archivos digitales, correos electrónicos, etc. Esto libera su mente del peso de aquellos elementos que sabe que deben almacenarse y le evitará tener que buscar un documento durante horas.
Su entorno de trabajo debe ser ergonómico, estructurado, visualmente relajante y propicio para la concentración.
-
Hacer inventario
Una de las bases del método ZTD es Mantenga siempre su sistema operativo y actualizado. Para ello, es fundamental realizar con regularidad:
- asegúrese de que sus tareas prioritarias estén bien integradas en su agenda,
- haga un balance de sus tareas, su progreso, sus plazos,
- optimiza tu agenda,
- actualice sus metas a largo plazo.
-
Simplificar
Otro fundamento del método es la simplificación. En los procesos, pero también en los objetivos. Léo Babauta propone así:
- Limita la cantidad de tareas : clasifica todos los elementos que ha introducido. Algunas se superponen, otras son inútiles. Priorizar. Saber centrarse en lo esencial y lo más importante es fundamental.
- Sabes decir que no : No se comprometa a hacer algo que lo avergonzará o pondrá a prueba el resto de su trabajo, a menos que sea una obligación, una prioridad máxima o una emergencia.
- Reducir dispersiones : céntrese en lo esencial, evite dispersarse demasiado suscribiéndose a demasiadas fuentes de información. Concéntrese en la calidad sobre la cantidad.
-
Establecer rituales
Una clave para cambiar sus hábitos con éxito es '' establecer rutinas diarias. Estos rituales regulares lo obligarán a lograr ciertas cosas, le asegurarán que está progresando, pero también lo harán más eficiente. Ellos pueden :
- Comienza tu día : consulta tu agenda, define tus 3 tareas diarias importantes, etc.
- terminar su jornada laboral : actualice su matriz NERAC, prepare los archivos del día siguiente, etc.
- ritmo de tu trabajo a lo largo del día : horas específicas dedicadas a procesar sus correos electrónicos, etc.
-
Encuentra tu pasión
El placer hace que las tareas sean menos restrictivas y transforma el trabajo. Al ocupar una posición que le encanta y le conviene, ganará en eficiencia. Además, si tiene una pasión o un pasatiempo, se esforzará por desterrar la procrastinación y completar sus diversas tareas para que pueda dedicarle tiempo. Será tu motivación, tu recompensa por el trabajo realizado.
El objetivo es, pues, definir qué te motiva, qué te da energía, qué te emociona y hacer de ella, si no de tu carrera, un hobby al que te esforzarás por apegarte para mantener tu equilibrio interior.
