Preparemos la escena. Le pide a su colega de TI que agregue algunas funcionalidades a su software empresarial (ERP, CRM, etc.) oa su sitio web. Aquí te pide "Dame tus especificaciones" … Tú respondes "¡ok por supuesto!".
Pero una vez frente a la hoja en blanco, su nueva página de Word en blanco, se pregunta por dónde empezar y qué incluir en estas especificaciones. Realiza una búsqueda rápida en Internet y los modelos de CoC encontrados son completos, pero complicados. Y sobre todo no adaptado a tus necesidades …
Te ofrecemos aqui un ejemplo de una especificación simple para solicitudes que siguen siendo profesionales, pero que no requieren que se elimine la gran artillería.
Definición de CDC
Un pequeño recordatorio para comenzar: una especificación tiene la función de formalizar una necesidad para que sea entendida por todos los actores involucrados en el proyecto . Especifica las especificaciones esperadas.
Modelo y ejemplo de especificaciones
Aquí están las secciones principales para explicar su necesidad.
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Contexto y definición del problema
Escriba algunas palabras para describir la base de la solicitud. Puede estar pensando que un desarrollador solo está interesado en la parte técnica. Piense de nuevo, a muchas personas les gusta ver el final de su trabajo. Además, dar sentido al desarrollo facilita la comprensión de sus necesidades y limitaciones. El diálogo más tarde será aún más fácil. Finalmente, al definir el problema, demostrando así los méritos de su solicitud, es más probable que vea sus especificaciones en la parte superior de la pila de archivos que se procesarán en la oficina de al lado.
Ejemplo : " tenemos cada vez más llamadas técnicas que gestionar. Hoy todo está registrado en un archivo de Excel que compartimos. Y eso plantea muchos problemas: no podemos trabajar en varios a la vez, no es muy fácil encontrar contactos previos … Además, cuando tenemos que compartir información entre compañeros del servicio técnico, lo hacemos. por correo electrónico, pero rápidamente se convierte en un lío: no se pueden encontrar los mensajes, cada uno tiene su propio método de clasificación, sin seguimiento…). Y como para los próximos años la relación con el cliente es la prioridad estratégica de la empresa, este punto necesita ser trabajado con urgencia. "
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Objetivo del proyecto
Después de explicar el contexto, exprese el nivel de sus expectativas y los resultados esperados. Los objetivos se cuantificarán.
" Queremos ofrecer un mejor servicio en nuestras respuestas a los clientes utilizando una herramienta real de gestión de solicitudes. Hoy la tasa de satisfacción es del 60%, apuntamos al 80% un año después de la implementación de la nueva herramienta ".
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Perímetro
Establece aquí los límites que le das a tu proyecto. ¿Se ven afectados todos los clientes? ¿Esto involucra a todos los empleados? ¿Todas las localizaciones? …
" Nos centramos en los clientes de Francia "
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Descripción funcional de necesidades
Este término poco evocador para los no iniciados se puede resumir simplemente: describe tu necesidad en términos de funcionalidades . En unas pocas líneas, explique qué hacer tu solicitud. Es la herramienta básica para la realización.
¿Dónde comenzar este análisis? Puedes hacerlo:
Comienza con las funciones principales y declínalas.
Por ejemplo :
Función principal: registro de contacto con el cliente
Subfunciones:
- crear un nuevo archivo
- modificar un archivo existente,
- etc.
Otro ejemplo de un sitio web de reembolso de atención médica:
Función principal: hacer una simulación de reembolso
Subfunciones:
- agregar un acto
- eliminar un acto
- memoriza tu simulación
Para cada función, puede adoptar una cuadrícula que especifique: el objetivo, la descripción de la funcionalidad, las restricciones / reglas de gestión y el nivel de prioridad.
Vea el ejemplo a continuación:Función: guardar contacto con el cliente / crear un nuevo archivo Objetivo Acceda fácilmente a una máscara de entrada que incluye la información esencial para solicitar Descripción La apertura de una máscara es posible a través de un acceso directo en el escritorio. Incluye la siguiente información: cuenta del cliente, nombre del cliente, nombre de contacto (…), etc. Restricciones / reglas de gestión El servicio solo es válido para los clientes, se proporcionará un modo degradado más adelante para los prospectos. El archivo solo puede ser cerrado por su creador, etc. Nivel de prioridad Alta prioridad La dificultad de esta tarea es describir las funciones esperadas precisamente para permitir el trabajo de realización sin entrar en un nivel de detalle demasiado alto.
Si tienes una idea para el diseño final en mente, haz una maqueta.
El ejercicio puede parecer un poco desagradable, pero es esencial para comprender su necesidad. Además, te obliga a pensar en lo que realmente quieres.
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Asignación presupuestaria; sobre de recursos
Especifique los recursos que planea movilizar.
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Límite de tiempo
Expresa aquí la fecha de finalización esperado para su proyecto. Con, para casos un poco más complejos, entregables intermedios.
Nuestro ejemplo de especificaciones resumidas
Puede utilizar estas especificaciones para todo tipo de proyectos: web, diseño, informática, organización …
Ejemplo de especificaciones en .doc (Word) para descargar
Consulte también el ejemplo de especificaciones para un sitio web.
Se hace referencia a este archivo en: Herramientas para mejorar la calidad - Escribir especificaciones funcionales
