El exceso de trabajo bien puede convertirse en el mal del siglo. El "siempre más, siempre mejor" tiene sus límites. Al igual que todos tenemos nuestras propias limitaciones.
¿Cómo hacer frente a los ritmos infernales y los retrasos impuestos más o menos sutilmente en las empresas? ¿Qué hacer cuando administrar de manera óptima su tiempo, priorizar tareas y dominar perfectamente otras soluciones para la sobreabundancia de archivos ya no es suficiente para cumplir con los plazos? ¿Cómo evitar la trampa del agotamiento logrando aplazar un caso cuando sea posible?
¿Por qué negociar una prórroga?
Por miedo a sonar como un holgazán, a decepcionar tu eficacia o la confianza que se ha depositado en ti, o incluso a no mostrarte ante tu equipo, se te ocurre acumular muchísimos archivos y te encuentras totalmente abrumado por la carga de trabajo. Además, ya se puede ver aparecer el pequeño grano de arena que bloqueará toda la máquina …
Continuar aprovechando su energía y reservas indefinidamente conduciría no solo al desastre para su equipo / departamento / negocio, sino también a su propia ruina.
Por lo tanto, para no hundirse en el agotamiento, es fundamental que obtenga, de su supervisor, tiempo adicional para el archivo que requiere más tiempo y que es difícil, si no imposible, completar a tiempo. Esto, ya sea por usted o por razones fuera de su control.
El proceso es delicado, por supuesto, pero no obstante necesario. Un mínimo de retrospectiva y preparación te ayudará a dar el paso, atreverte a salir de tu zona de confort y negociar con tu jefe para posponer una fecha límite.
Negocia con tu jefe el aplazamiento de un expediente
Ha mirado las posibilidades y ha llegado a la conclusión de que es totalmente inviable devolver todos sus archivos a tiempo. Sin embargo, ha realizado todos los esfuerzos posibles para lograr y cumplir los plazos y objetivos establecidos. No tiene más remedio que ir a buscar a su supervisor y pedirle un poco más de tiempo.
Sin embargo, no negocia con su jefe como lo haría con un colega promedio. Por tanto, es fundamental prepararse bien para la entrevista si quiere que sea constructiva y, sobre todo, que la respuesta sea positiva.
"No cargues tus hombros con una carga que exceda tu fuerza" - Proverbio latino
Evalúe su sobrecarga de trabajo y sus consecuencias
Por lo tanto, el primer paso en su preparación será evaluar de manera clara y precisa este "desbordamiento" de trabajo. Puede comenzar mirando a su alrededor y entrevistando a sus colegas que realizan un trabajo similar para determinar si ellos también se sienten sobrecargados (en cuyo caso puede solicitar una entrevista grupal con su jefe).
Luego tenga en cuenta lo siguiente:
- número de archivos a procesar , tiempo y recursos (materiales, humanos, presupuestarios, etc.) asignados al logro de cada uno versus el tiempo real dedicado a lograrlos, los recursos realmente gastados, etc.
- tareas cotidianas a realizar (inherente a su misión y "fuera de contrato").
- averías : elementos diarios imprevistos o parasitarios que perturban su organización (decisiones externas tomadas demasiado tarde, misiones y roles de cada software insuficientemente definidos, obsoletos o incompatibles, etc.), ya sea en la empresa o con sus socios (proveedores, prestadores de servicios externos, etc.) .).
- estresores (demasiada presión, ambiente ruidoso, errores informáticos, retención de información por parte de algunos, absentismo regular entre algunos de sus empleados, mal ambiente general, etc.)
Para cada punto, escriba las consecuencias concretas, directas y / o indirectas, en su trabajo. (retraso en la tramitación de determinadas partes de un proyecto, interrupción de su capacidad de concentración, fatiga física y mental, trabajo extra, desmotivación, trastornos del sueño, etc.).
Identifique las causas de su desbordamiento
Usando las notas anteriores, identificar objetivamente las causas de su sobrecarga de trabajo. 2 ejes:
- motivos inherentes a su propio funcionamiento : falta de organización, mala gestión de su tiempo, sobreestimación de algunas de sus habilidades, elecciones técnicas perjudiciales, errores de cálculo, falta de motivación, etc.
- razones fuera de tu control: disfunciones organizativas en su empresa, tensiones generalizadas, gestión inadecuada o perjudicial, presión excesiva, objetivos inalcanzables, recortes de personal, ocultación de información por parte de algunos compañeros mal atendidos, sabotaje intencionado, ausencia de proveedores de servicios externos, problemas informáticos recurrentes, etc.
Prepara tu defensa
Con base en este análisis, prepárese para su entrevista con su supervisor ocupándose de Desarrollar soluciones a su desgana y contraargumentos con elementos concretos. . Esta negociación con tu jefe requiere una excelente preparación (que también lleva tiempo), una buena dosis de valentía y humildad, pero también una auténtica objetividad de tu parte.
Incluso si, en esta etapa, es fácil preferir decir que las cosas mejorarán por sí solas o que todo volverá a ordenarse eventualmente, no huyas y asumas tu responsabilidad como gerente . Solo aplazaría el plazo para un enfrentamiento ineludible. Es por tu bienestar y el de tu equipo.
¡No te dejes abrumar!
La mejor solución para evitar tener que negociar un tiempo adicional para la finalización de una tarea o la renderización de cualquier archivo es aún actuar río arriba , ¡incluso si a veces la negociación resulta inevitable! Algunos consejos para dejar de abrumarse:
- maneja tu tiempo de forma óptima y razonable para mantener el equilibrio,
- cura tu confianza en ti mismo ,
- formate a ti mismo , si es necesario o pedir la ayuda de un entrenador para perfeccionar ciertos aspectos de su misión,
- comunicarse efectivamente - con sus empleados, sus proveedores de servicios externos, su jerarquía,
- atreverse a decir que no , o incluso negociar si el rechazo no es posible,
- aumenta tu carisma , esto le permitirá ser más persuasivo,
- aprender a delegar de manera efectiva .
