Factura proforma: definición y modelo

¿Qué es una factura pro forma?

La factura pro forma está a medio camino entre el presupuesto y la factura:

• Al igual que la cotización, presenta una oferta de precio. Estos documentos comerciales juegan un papel de información precontractual y de ninguna manera constituyen contratos hasta que sean aceptados por el cliente. En el contexto de determinadas profesiones, la factura pro forma sustituye al presupuesto cuando no es obligatorio.
• Se trata de una factura "por formulario", es decir que incluye la información obligatoria de la factura sin aportar ningún valor contable. Como proyecto o borrador sobre cuya base se editará la factura final si así lo acuerdan las partes. La diferencia es que es provisional: se abre a negociaciones y estará sujeta a ajustes.

Los GTC no son obligatorios en el contexto de las relaciones B2B. La factura pro forma, por regla general, los incluye para cumplir su función informativa.

La factura pro forma no tiene valor legal, es puramente indicativa y de ninguna manera vinculante. Además, en ningún momento la ley se refiere a este documento comercial, ni en el Código de Comercio ni en el Código del Consumidor.

¿Cuándo usarlo?

Los profesionales utilizan principalmente este documento en sus relaciones B2B, para sus ventas de bienes y servicios.

Nota: en la industria de la construcción, es habitual preferir cotizaciones.

2 situaciones en particular justifican el establecimiento de una factura pro forma:

• Solicitud de financiamiento bancario: el prestatario puede utilizar este documento para justificar su solicitud de préstamo.
• Envíos fuera de la UE: la factura pro forma debe adjuntarse a la mercancía para declarar su valor en aduana. Se refiere a productos no destinados a la venta: muestras, obsequios, etc.

Atención ! La factura proforma, a diferencia del presupuesto y la factura, no se registra en las cuentas. Tampoco da lugar a un pago por parte del cliente. Asegúrese de utilizar una numeración separada.

Desde la factura pro forma hasta la celebración del contrato

Este documento comercial permite que se inicien las negociaciones, que pueden tardar mucho en concretarse, o nunca tener éxito.

1. Una vez alcanzado un acuerdo entre las partes, el cliente emite un formulario de pedido o firma un presupuesto para formalizar el contrato. Nota: ni el presupuesto ni el formulario de pedido son obligatorios en las relaciones B2B, las partes pueden concluir su acuerdo verbalmente. No obstante, se recomienda redactar un documento que constituya una prueba válida, en particular cuando las sumas en juego sean importantes. .
2. El proveedor cumple con sus obligaciones - prestación de servicio, entrega de bienes, etc. A cambio, el cliente paga el precio de acuerdo con las CGC, al recibir la factura final. Nota: cuando se trata de productos gratuitos, tipo de muestra, no se emite ninguna factura. .

Modelo e instrucciones

Al no estar regulada, la factura pro forma no obedece a ningún formalismo legal. Sin embargo, algunas menciones son imprescindibles …

Las menciones imprescindibles

Mencionar:

• La indicación "pro forma" para evitar cualquier riesgo de confusión y un número para fines de clasificación.
• La identidad y los datos de contacto del cliente y el proveedor.
• La fecha de emisión.
• La descripción de los productos o servicios a los que se refieren las negociaciones comerciales: naturaleza, cantidad, precio unitario sin IVA, etc.
• El precio total incluye IVA con precisión de la cantidad de IVA, así como cualquier descuento. Especifique la moneda en caso de transacción internacional.
• El GTC: tiempos de entrega, condiciones de pago,
• El período de vigencia de la propuesta comercial.
• La firma.

Este documento es muy similar a la factura final. Para evitar cualquier disputa, es fundamental mencionar que se trata de una factura "pro forma". Si el acuerdo tiene éxito sobre esta base, se puede convertir fácilmente en una factura final.

Ejemplo de una factura pro forma

Algún software de contabilidad le permite generar automáticamente facturas proforma personalizadas.

Modelo:

FACTURA DE PROFORMA

Razón social (forma corporativa y denominación social)

Número de sirena o siret

Cantidad de capital social

Número y lugar de RCS

Dirección de la sede

Número de teléfono / correo electrónico

Número de TVA :

No:

Fecha de emisión :

Período de validez :

PARA :

Nombre del cliente / nombre de la empresa

Domicilio social

DESCRIPCIÓN	MONTO	PRECIO UNITARIO HT	HT TOTAL	TASA DEL IVA	IVA	PRECIO TOTAL
		TOTAL

Firma:

Especifique las CGC: tiempo de entrega, condiciones de pago, multas por demora, etc.