Principios ágiles que realmente pueden ayudarnos
El origen del enfoque ágil, tal como lo conocemos hoy, proviene del mundo del desarrollo de software y se basa en primer lugar en un cambio radical en la visión de la gestión de proyectos en comparación con el enfoque tradicional.
Pasamos de un enfoque secuencial, también conocido como "modelo en cascada":
A un nuevo enfoque iterativo y colaborativo:
Esto significa que pasamos de realizar un mismo proyecto en un solo ciclo a abordarlo en varias iteraciones. Estos se realizan en estrecha colaboración con el cliente y siempre producen resultados, adaptados a cada momento del proyecto.
Acabamos de enumerar todos los elementos que nos ayudarán a mejorar el rendimiento y la calidad, veámoslos con más detalle:
- Enfoque iterativo : no nos importa querer definir y resolver todo al inicio del proyecto. Se divide en módulos que se pueden abordar por separado. Ejecutar el proyecto es solo el procesamiento iterativo de estas partes.
- Entrega rápida : aplicando el proceso que acabamos de describir, los resultados aparecerán rápidamente. Depende de nosotros priorizar el procesamiento de módulos que puedan dar los entregables más esperados por nuestros clientes.
- Reducción de pasos improductivos e inútiles : Se deben evitar estudios, reuniones, análisis, preparación de documentación que no sean estrictamente necesarios. Más adelante veremos dónde concentrar esfuerzos.
- Uso de conocimientos técnicos empresariales : La colaboración entre el equipo del proyecto y el cliente es fundamental, pero cuidado: hay que saber elegir los contactos adecuados del lado del cliente. Los tomadores de decisiones no siempre son los que conocen en detalle el entorno del proyecto. Es mejor ceder el paso a los "perfiles empresariales", es decir, a personas que tengan experiencia en el campo que se está tratando. En este proceso, es importante tomarse el tiempo para implementar medidas efectivas con el fin de transmitir la información correctamente al equipo del proyecto.
- Adaptación al cambio : muy a menudo, la comunicación de información de calidad asegura que los actores del proyecto estén en sintonía con las necesidades reales del cliente. El enfoque iterativo permite que las necesidades se traduzcan rápidamente en resultados adecuados.
- Uso de los mejores métodos de diseño y nuevas técnicas. : las herramientas, los métodos y las técnicas de diseño están en constante evolución. El uso de sus últimas actualizaciones aporta un valor añadido real al proyecto.
Ahora que conocemos un poco más sobre los principios del enfoque ágil que nos interesan, echemos un vistazo a los resultados concretos que nos aportan.
Objetivo número 1: asegurar el desempeño
Los primeros tres elementos descritos anteriormente (enfoque iterativo, entrega rápida, reducción de pasos improductivos e inútiles) pueden mejorar claramente el rendimiento.
La iteración en el sentido ágil, es de hecho un corto período de tiempo de unas pocas semanas como máximo. Atrás quedaron las largas etapas de análisis de necesidades, diseño, desarrollo y validación de cronogramas específicos de los métodos tradicionales de proyectos.
Cada ciclo tiene etapas muy cortas en las que intenta realizar tareas definidas de la manera más eficiente posible. Por tanto, la ganancia en el tiempo de ejecución es indiscutible.
Además, cada iteración debe terminar con una entrega según principios ágiles: en el peor de los casos, se consigue un resultado después de unas pocas semanas.
Estamos lejos de proyectos interminables, procesos y herramientas orientados, ¡que nunca producen nada!
Mantenlo simple y hacer solo lo estrictamente necesario es otro principio a recordar. En efecto, el tiempo no dedicado a tareas poco o nada productivas, nos hace ganar en rendimiento.
Un ejemplo muy claro es la reducción al mínimo estricto de las reuniones del proyecto con todos los interesados, que generalmente son demasiado largas y poco concretas. Entonces se favorece la conversación cara a cara a corto plazo para tratar temas específicos.
Objetivo número 2: lograr una calidad óptima
Volvemos a la lista de elementos del enfoque ágil que hemos conservado por su utilidad y notamos que hay al menos tres que pueden aportarnos mucho desde el punto de vista de la calidad.
Conocimientos comerciales, por ejemplo, permite que la solución se adapte con mucha precisión a las especificidades del área del proyecto. Esto significa que es probable que el resultado cumpla mejor con las expectativas de los solicitantes.
Además, el paso del tiempo puede cambiar las reglas del juego en determinadas industrias, como las finanzas o las nuevas tecnologías. ¡Esta posibilidad es un lugar común!
Por tanto, la calidad en el escenario descrito anteriormente requiere una adaptación permanente para evitar un desajuste con las necesidades del momento. El elemento ágil de la "adaptación al cambio" está presente para satisfacer esta necesidad.
Finalmente, estar preparado para utilizar los últimos métodos de diseño y nuevas técnicas tiene un impacto directo en los entregables. Evidentemente, se benefician de este principio ágil en términos de calidad.
Conclusión
La agilidad puede ser una muy buena alternativa en la gestión de proyectos, especialmente cuando se trata de mejorar la calidad y el tiempo de ejecución. Por supuesto, hay que saber aplicar los principios ágiles que pueden dar los mejores resultados en el momento adecuado.
Les he dado un pequeño resumen sobre cómo hacerlo. ¡Ahora depende de usted ver qué tan efectivos son!
Un último consejo: si quieres que funcione la “magia ágil”, intenta dar a conocer este enfoque a todos los stakeholders para que comprendan la gran oportunidad que puede representar esta nueva visión de la gestión de proyectos y para que te puedan ayudar. .ayuda a agarrarlo.
Autor - Jean-Louis ROGE -
Jean-Louis es un ingeniero de TI, Director de Servicios de Información (DSI).
Fue PCO (project controller), responsable de la planificación, actualización y control de proyectos durante más de 20 años en diferentes sectores empresariales como telecomunicaciones, distribución masiva y servicio público.
