La reunión informativa es una herramienta muy interesante para estar lo más cerca posible de sus empleados. Tiene una doble ventaja: le permite comunicar instantáneamente hechos importantes e involucrar a su equipo aún más. Luego de una devolución más detallada sobre el interés de este instrumento, les proponemos un enfoque en las buenas prácticas en la materia. El objetivo: que puedas utilizar concretamente el brief en tu gestión.
¿Qué es el informe del equipo?
Este es un modo directo de comunicación con todos sus empleados, similar a una mini reunión. Se caracteriza por un lado informal donde el intercambio es la prioridad . Todos pueden expresarse sobre el tema (s) que está lanzando, hacer preguntas …
En cuanto a las modalidades, los participantes tanto de pie como sentados. Es posible que haya oído hablar de la técnica de reunión de pie. Bueno, ¡generalmente se hace para reuniones informativas de equipo!
¿Por qué utilizar esta herramienta?
En general, utiliza esta herramienta de gestión ya sea de forma recurrente y organizada - ex. todos los lunes para hacer un balance de la semana que viene y de la pasada - ya sea de forma ad hoc cuando surge una necesidad de información (mensaje de gestión a transmitir, imprevisto, etc.).
En el caso de reuniones programadas, los miembros del equipo generalmente tienen la opción de solicitar la adición de temas en la agenda.
Interés de las reuniones informativas
Ahora veamos los principales beneficios:
- transmitir un mensaje mediante la recopilación inmediata de comentarios del equipo,
- anticipar disfunciones o encontrar soluciones rápidas,
- involucrar a la gente en el éxito colectivo y desarrollar su sentido de pertenencia,
- infundir la cultura corporativa compartiendo una visión, misiones,
- recopilar ideas y sugerencias de sus empleados,
- anticipar rumores tomar la iniciativa a través de una comunicación clara e inequívoca,
- Permitir que todos conozcan el papel de los demás. en el equipo,
- facilitar la coordinación del equipo ,
- hacer una actualización efectiva sobre el progreso de las tareas de cada uno y la consecución de los objetivos colectivos,
- volver a movilizar las tropas ,
pero tambien para fortalecer tu imagen de líder !
El escrito es de hecho una poderosa herramienta de gestión para acercarlo a sus empleados . Incluso es fundamental en tu actividad como gestor.
Cómo realizar un informe de equipo
Frecuencia
Si su informe está planeado, se puede llevar a cabo todas las semanas . Tenga en cuenta que algunos gerentes organizan uno por día. Se medirá en función de los problemas, el equipo, el contexto, etc. La rapidez y el carácter pragmático de este encuentro abogan por un uso frecuente.
En caso de comunicación excepcional, nada le impide provocar una mini reunión entre 2 escritos programados.
Duración
Un breve es por definición corto. Deje un máximo de 30 minutos.
Tenga cuidado de no convertirlo en un encuentro "clásico" con debates interminables.
Lugar
Es muy común realizar este intercambio dentro del espacio de trabajo de tus colaboradores. Esta práctica tiene ventajas y desventajas. Una de las ventajas es reforzar el lado rápido e informal sin tener una "reunión" . Por otro lado, el El riesgo es no captar completamente la atención de todos. porque estos últimos, al estar cerca de sus estaciones de trabajo, podrían no desengancharse por completo. Ver por tanto según la configuración del local.
En algunos casos, un espacio aislado cerca de las estaciones de trabajo funciona muy bien.
En el caso de que los empleados permanezcan en su lugar, insisten en detener sus actividades , activar el desvío de llamadas, etc. En definitiva, haz todo lo posible para que no te molesten.
Mantenga las reuniones en pie tiene muchas ventajas: evitar perder tiempo en los detalles, lo que le permite desconectarse de su actividad adoptando una posición diferente a la de sentarse frente a su computadora.
Número de participantes
Para facilitar el intercambio, no exceda de diez participantes. Si administra un equipo grande, mantenga varios informes (por departamento, por proyecto, etc.) según la agrupación más relevante según los temas abordados y las temáticas.
Preparación
Quick point no significa falta de preparación. Anticípese a preguntas, recopile datos importantes, etc. para hacer que la sesión informativa sea lo más eficiente posible y fortalecer su imagen como gerente profesional.
Mejores prácticas para una sesión informativa exitosa
- Anuncie con anticipación los temas tratados, los objetivos así como lo que espera de cada uno . A medida que se busca una eficiencia rápida, debe captar inmediatamente la atención de la audiencia. Utilice un anuncio o una frase impactante como: "Ha hecho un trabajo extraordinario", "Una gran oportunidad se está acercando a nosotros", …
- Lista rápidamente oralmente, en una pizarra o en un rotafolio (vea el archivo del método sobre el uso del rotafolio), los temas que desea abordar
- Especifique la duración máxima
- Invite a sus empleados a expresarse para recopilar sus comentarios , no monopolice el suelo. Tenga cuidado de no abrir un debate interminable durante el breve, contrario a su propósito. Reúna la información y programe una reunión dedicada para abordar el problema.
- Demostrar una voluntad real de escuchar y no fingir. . No engañará a los miembros de su equipo por mucho tiempo haciéndoles creer que está prestando atención a lo que están diciendo. Concretamente, si no se tiene en cuenta ninguna sugerencia o escalada del problema, los siguientes escritos serán estériles. Por el contrario, haga un balance de los avances después de tener en cuenta las observaciones.
Se hace referencia a este archivo en: Herramientas de administración
