Orden vs desorden: todos tienen su propio espacio de trabajo.
Tanto en el trabajo como en la vida cotidiana, los perfiles difieren: los seguidores del desorden se enfrentan a los mejor ordenados. Si bien el almacenamiento al cuadrado no es necesariamente un motor más eficiente para ser productivo en el trabajo, si la desorganización promueve la estimulación intelectual en algunas personas, algunos principios básicos se aplican a todos los perfiles para mejorar en la propia actividad profesional.
1. Clasificación al vacío para un ahorro de espacio inmediato.
Creativo o no, organizar bien su oficina necesariamente pasa por una fase de clasificación. Al ordenar, identifica lo superfluo para deshacerse de los elementos que ensucian innecesariamente su espacio de trabajo. Para ahorrar espacio útil … Este primer paso de clasificación se puede realizar de forma muy fácil y rápida haciendo las siguientes preguntas:
- ¿He utilizado recientemente este documento / objeto?
- ¿Funciona este material?
De no ser así, almacénelo, repare o deséchelo según la naturaleza de cada artículo que ocupe su oficina.
Tenga en cuenta: ciertos documentos legales o contables deben conservarse durante un período mínimo. Guárdelos en un archivador exclusivo, que guarda en un armario o en un estante.
Más allá del ahorro de espacio necesario, la clasificación habrá permitido que el perfil "ordenado" encuentre un espacio de trabajo limpio, para ideas más claras. Con esto en mente, asegúrese de tener siempre una papelera cerca de su escritorio.
2. Limpiar: garantizar la credibilidad en el trabajo.
Organizar tu oficina pasa por la limpieza. Los anillos de taza de café y las migas de sándwich no ofrecen necesariamente la mejor imagen en un contexto de coworking o corporativo, y especialmente en espacios abiertos. Sea cual sea su perfil, la limpieza periódica de su espacio de trabajo es, por tanto, fundamental para parecer creíble y no sufrir una etiqueta degradante.
3. Ordene para ahorrar tiempo.
Ne pas réussir à mettre la main sur ce post-it d'importance centrale, chercher des minutes durant un papier essentiel ou ne pas retrouver de stylo qui marche : tous ces désagréments bien connus n'ont pas le seul inconvénient de favoriser l'énervement en el trabajo. Ayudan a perder tiempo y productividad. A menos que sea mejor orientarse en un escritorio lleno de papeles y equipos dispersos, ordenar es esencial en un entorno de trabajo productivo.
Etiquete sistemáticamente, ordene por fecha y tema, luego coloque todo en su lugar. También es posible organizar su oficina por zonas de trabajo según las fechas de vencimiento de los expedientes, su nivel de urgencia o su estado de avance. Los equipos de oficina como clasificadores, portalápices, archivadores, cajoneras o cajas de almacenamiento son todos accesorios que te permiten clasificar de forma inteligente, para una mejor navegación.
Nota: para permitir un almacenamiento óptimo e inmediato, ¡evite la procrastinación! ¿Recibe una carta? Trátelo de inmediato. ¿Terminaste tu café? Ve a guardar tu taza. ¿Tu teléfono está cargado? Desconéctelo y vuelva a colocar el cargador en su lugar en un cajón.
4. Plantas en su escritorio para reducir el estrés en el trabajo.
Dado que la organización de su oficina también implica su distribución, ¿por qué no aprovechar su espacio de trabajo para promover un ambiente relajado? Una planta verde, una foto de tus hijos o un jardín japonés pueden ayudarte a reducir tu estrés laboral, para que puedas ser más eficiente. Un estudio ha demostrado que las plantas, más allá de mejorar el bienestar, contribuyen a la productividad (1).
5. El brillo adecuado para aumentar su resistencia.
Organizar su oficina es una oportunidad para brindarse una comodidad útil. ¿Su espacio de trabajo no recibe luz exterior? ¿Trabajas hasta tarde en la noche? Para limitar su fatiga en el trabajo, equipe su escritorio con una lámpara lo suficientemente brillante. En la misma perspectiva de comodidad, conviene comprar una silla de oficina adaptada: para evitar dolores de espalda y así ganar en productividad.
6. Organiza la oficina … ¡desde tu computadora!
Debido a que la mayor parte del trabajo ahora se realiza por computadora, es esencial organizar el escritorio y el buzón de su computadora para que coincidan con su espacio de trabajo físico. Organice sus documentos en carpetas y subcarpetas, deseche los borradores y vacíe regularmente la basura, elija un fondo de pantalla que promueva el trabajo sin estrés: ¡tantas reglas a seguir para ganar eficiencia profesional!
Nota: para evitar duplicados, a riesgo de no encontrar su camino, asegúrese de utilizar un solo diario (en papel o en formato digital) y de agrupar sus recordatorios y recordatorios de tareas en un solo medio.
Si no sabe cómo configurar su espacio de trabajo, te invitamos a mirar el método 5S. Tomado de la calidad total, este método se basa en 5 principios (definidos en japonés): Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
O, en francés:
Limpiar, ordenar, limpiar, "mantener el orden" y "ser riguroso".
Principios que se convierten en acciones concretas para mejorar tu entorno.
(1) https://www.futura-sciences.com/sante/dossiers/medecine-bien-etre-sante-nature-1491/page/5/
