¿Te sientes con exceso de trabajo? ¿A veces sale tarde de la oficina o incluso muy tarde? ¿Tienes la impresión de que tus días se componen de preocupaciones por resolver, problemas por resolver, tensiones, estrés? ¡Quizás sea interesante analizar la gestión del tiempo y poner en práctica algunos principios simples pero efectivos para hacer que la eficiencia rime con serenidad nuevamente!
¿Por qué administrar mejor su tiempo en el trabajo?
En nuestras vidas ocupadas y ultraconectadas, todos los días, cada hora, cada minuto ahora se cuenta, disecciona, registra, factura … Por lo tanto, es mejor convertirse en un maestro en el arte de la gestión del tiempo si no quiere perder control.
Cualquiera que se sienta tentado a no tenerlo en cuenta pronto se verá atrapado por el reloj, el calendario o incluso un diario lleno de múltiples recordatorios para ordenar … Porque si es tentador y delicioso olvidar el concepto un poco de tiempo durante el vacaciones, es muy diferente en la vida profesional donde todos los protagonistas corren tras plazos cada vez más ajustados.
Las ventajas de saber controlar tu tiempo tienen múltiples impactos y son numerosas:
- ganancia en eficiencia y productividad : trabajo mejor estructurado, tiempos de descanso, una visión más ilustrada de las tareas y los plazos, etc.
- tiempo libre : ya sea para estar más atento a tus empleados, entrenar o simplemente para respirar y tomar aire fresco.
- para liberarte de una dosis de estrés : una mente liberada del peso de las incertidumbres, una carga mental reducida.
¿Cómo administrar mejor su tiempo?
No existe una solución rápida en lo que respecta a la gestión del tiempo. Como ocurre con cualquier deportista de alto nivel, todo depende de saber gestionar tus esfuerzos de forma inteligente. Por lo tanto, se requiere un mínimo de organización y rigor, ¡así como una buena dosis de sentido común!
Gestión del tiempo: principios básicos
Organizar
Correr detrás de mil liebres a la vez no te convertirá en una persona más eficiente o productiva. El hecho de que tenga una agenda ocupada no significa que será más productivo. Los que pierden el tiempo no siempre están donde se los espera.
Por ejemplo, buscar un archivo importante en medio de papeles sueltos y otros documentos en su escritorio mientras todo su equipo está esperando una revisión podría afectar la productividad de todo su equipo.
De este modo, planifique sus tareas correctamente, asegúrese de que su trabajo esté estructurado de manera eficiente y su escritorio esté ordenado ergonómica y lógicamente para usted es un primer paso hacia una buena gestión del tiempo.
Organiza tu trabajo de manera óptima : ¡consulte nuestra sección dedicada!
Establecer metas personales
Sepa adónde vamos. Aquí hay otro pilar en lo que respecta a la gestión del tiempo. Los objetivos le permiten avanzar sin perder el rumbo. Ofrecen esta ventaja de Ser capaz de saber con facilidad y precisión dónde estamos y qué nos queda por hacer. , especialmente si son S.M.A.R.T. - Simple, medible, aceptable, realista y definido temporalmente.
De este modo, puede establecer objetivos semanales, mensuales o incluso diarios para articular más adecuadamente el tiempo a su disposición.
¡Para una mayor eficiencia, fíjese metas INTELIGENTES!
Define tus prioridades
Establecer prioridades le permite administrar su tiempo de manera más eficiente y eficaz, pero también desarrollar su inteligencia emocional al aprender a usar su estrés de manera inteligente en lugar de sentirse abrumado por él.
Hay muchos métodos disponibles para aclarar sus prioridades y así ganar en eficiencia. Sin embargo, las líneas generales siguen siendo similares:
- Identificar las tareas a realizar,
- analizar el grado de urgencia e importancia,
- actuar adecuadamente,
- hacer un punto regular .
Aprenda a administrar mejor sus prioridades priorizando sus tareas
Ya no pospongas las cosas
Posponer algo que se puede hacer ahora mismo es un verdadero freno a la acción lo que puede tener consecuencias importantes en términos de productividad y cumplimiento de plazos, por ejemplo. También es una fuente de tensión, desmotivación, frustración y, en última instancia, contribuye a aumentar la carga mental.
Entonces, si la postergación es a veces inevitable, es sin embargo uno de esos malos hábitos que es mejor deshacerse.
¡Deje de procrastinar para obtener más eficiencia!
Sabes decir que no
Poder expresar un rechazo es una habilidad clave. Esto no solo permite afirmarse y ser respetado , pero también evita ser abrumado por tareas que no son nuestras o que podrían ser delegadas.
Aprenda a decir no de manera eficaz
Aumenta tu capacidad de concentración.
Saber concentrarse permite cambia tu cerebro al modo "trabajo".
Estar plenamente en lo que hace es garantía de eficacia. Saber concentrarse le permite evacuar momentáneamente preocupaciones y otras preocupaciones, ignorar los ruidos y distracciones circundantes para estar completamente anclado en el momento presente y así ganar en productividad.
Mejora tu concentración en el trabajo
Tomar descansos
Una persona que no es capaz de mantenerse enfocada de manera efectiva durante días y días, tomarse el tiempo para tomar un descanso, tomar un poco de aire fresco y respirar es todo menos contraproducente. De lo contrario, los descansos reducen el estrés y oxigenan el cerebro .
Métodos y herramientas de gestión del tiempo
El desafío en esta área es muestre coherencia en su enfoque. Porque al igual que en una dieta, una desviación lleva a otra hasta que vuelve a caer en la situación inicial.
Existen muchas técnicas y herramientas para lograrlo. Quizás la parte más difícil es decidir qué métodos implementar y ceñirse a ellos. Hemos seleccionado algunos métodos probados. Depende de usted apropiarse de ellos, o no, ¡y hacer el mejor uso de ellos!
Método GTD
Aquí hay un enfoque holístico para la gestión del tiempo: hacer las cosas, o el arte de hacer las cosas, que gira en torno a 5 acciones:
- recoger : identificar las tareas a realizar,
- para tratar : analizar la necesidad de actuar,
- organizar : orquestar según el grado de importancia, urgencia,
- revisar : sigue el progreso,
- actuar dependiendo de las opciones previamente seleccionadas.
Si bien el primer paso para hacer una lista de tareas puede parecer tedioso, esta herramienta le ahorrará un tiempo precioso, tanto en su vida profesional como personal.
Familiarízate con el método Getting Things Done
Lista de quehaceres
Defendida por algunos, criticada por otros, la "lista de tareas pendientes" o lista de cosas que hacer en francés, es una herramienta relativamente simple de configurar para aquellos que saben cómo ceñirse a ella. La "dificultad" es no sobrecargar, ser sucinto y claro y preciso.
El principio es siempre el mismo: tenga una visión clara de su agenda. Así, en cuanto a los otros enfoques, se trata de:
- lista las acciones a realizar, las tareas a realizar,
- asignar prioridad para cada,
- clasificar priorizando según una prioridad definida.
¡Aprenda a hacer una lista eficaz de tareas pendientes!
Técnica Pomodoro
Desarrollado por Francesco Cirillo en la década de 1980, este método simple tiene como objetivo ayudarlo a réster concentrado en una sola tarea durante 25 minutos - 1 sesión - luego tome un breve descanso antes de comenzar otra sesión de 25 minutos.
La idea es que es contraproducente permanecer concentrado en una tarea durante más tiempo y que es importante desconectar el cerebro durante unos minutos entre dos tareas.
Aquí nuevamente, el método solo es efectivo si es adecuado para su operación.
(re) descubrir el método Pomodoro conocido como la técnica del tomate para evitar dispersiones.
Matriz de Eisenhower
Este sencillo método le permite reflexionar y dar un paso atrás en las diversas tareas que debe realizar. Toma la forma de un modelo dividido en 4 cuadrantes, cada uno correspondiente a un grado específico de importancia y urgencia:
- las tareas importante y urgente que se tratará como una prioridad,
- los elementos importante, pero no urgente que habrá que planificar,
- Los artículos no importante, pero urgente que deben ser tratados de forma inmediata o delegada,
- las tareas no es importante ni urgente cuyo tratamiento será abandonado o dejado de lado.
Utilice la matriz de Eisenhower para categorizar sus tareas de acuerdo con su grado de importancia y urgencia
