¿Para qué se utiliza un estudio de oportunidad? ¿Qué es un caso de negocio?
El estudio de oportunidades se realiza antes del proyecto. Valida la razón de ser de la solicitud (y por tanto del trabajo), el contexto, su relevancia, las ganancias esperadas en relación a los medios y costos incurridos.
Ella responde a las preguntas: ¿Qué? Por qué ? Quién ? Y cómo ?
No confundir con el modelo de negocio
El objetivo es ir hacia un "pasa o no pasa" después de haber evaluado si a la empresa le conviene llevar a cabo el proyecto.
Este estudio se puede utilizar para todo tipo de campos: técnico, informático, pero también comercial, marketing, organizacional (transformación digital) …
Ejemplo: ¿Es apropiado crear una nueva agencia de ventas => en caso afirmativo, inicio de obra, si no => abandono
Para un proyecto modesto, el caso de negocio se puede resumir en una simple página en PDF. Siempre es interesante anotar lo esencial. Las ideas son más claras, las inconsistencias se revelan …
Para un trabajo complejo, toma la forma de un archivo elaborado, sin dejar de ser un vendedor accesible y eficiente.
¿Por qué realizar un estudio de oportunidades?
Este documento es una ayuda para la toma de decisiones. Sintetiza todos los datos necesarios para tomar una decisión informada.
Para un líder de proyecto, también es un apoyo para convencer: demostrar su relevancia y rentabilidad.
Otro interés: el solicitante tiene en mente, más o menos claramente, los motivos de un proyecto. El ejercicio de redactar un caso de negocios le permite revisar y compartir información con todas las partes interesadas. Por tanto, todo el mundo tiene el mismo nivel de información.
Nota: el caso de negocio se puede utilizar en el contexto de la gestión del cambio para explicar la situación actual / la situación futura.
¿Quién escribe el caso de negocios?
Suele ser el patrocinador del proyecto cuando existe esta función. De lo contrario, esta tarea se delega a cualquier otro solicitante que tenga una base suficiente en la empresa para iniciar un trabajo.
En algunos casos, un director de proyecto también puede asumir esta función. Sobre todo cuando el proyecto está "en trámite" y es necesario convencer a la dirección de sus méritos para ponerlo en marcha.
El solicitante puede recurrir a expertos internos o externos en recursos humanos, finanzas, técnicas, etc. para respaldar su análisis.
Las partes de un estudio de oportunidades
No existe un marco estándar de casos comerciales. Cada negocio tiene sus propias prácticas y hábitos. Gerente GO! te ofrece un plan estructurado en 8 pasos:
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Resumen ejecutivo
Está compuesto por información esencial. Explica en pocas líneas el motivo del proyecto, los entregables esperados y los recursos movilizados.
Es importante cuidar bien esta introducción, ya que las primeras impresiones cuentan mucho en el proceso de toma de decisiones.
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Presentación del problema u oportunidad
Esta parte responde a la pregunta: ¿qué?
Detalla la solicitud: el problema a resolver o la oportunidad a aprovechar.
Consejo: encuentre el nivel adecuado en la profundidad y el detalle de las explicaciones. El objetivo es brindar información suficiente para convencer a su audiencia sin ahogarla en detalles superfluos y contraproducentes.
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Análisis de la situación
Este paso ayuda a comprender el motivo del problema o la aparición de la oportunidad. Aporta elementos adicionales, internos y externos, referentes a diferentes áreas: ambiental, competitiva, financiera, etc.
Para ver - La herramienta Pestel es ideal para formalizar un análisis ambiental. Como es el FODA para el pensamiento estratégico.
El análisis ofrece una visión detallada para comprender cómo los hechos, los actos… se vinculan para producir la situación dada.
Por ejemplo: el aumento de la competencia por nuestros productos estrella y las nuevas y más restrictivas normativas medioambientales nos obligan a revisar nuestra gama.
O para una oportunidad, cómo la articulación de elementos crea una oportunidad.
El análisis de la situación también fija el alcance del proyecto.
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Opciones y elección de solución
Enumere las posibles soluciones para responder al problema inicial. Presente el elegido y explique por qué. Gerente GO! Aconseje este paso para demostrar a las partes interesadas que se han considerado las principales opciones. Signo de un trabajo de análisis serio y completo.
Los criterios de selección pueden ser económicos, estratégicos (alineación con la estrategia), organizativos, comerciales …
Consejo: para mayor impacto, presente cómo sería el futuro con la implementación de la opción elegida.
Esta solución es el punto de partida del proyecto.
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Ganancias esperadas
Detalle los beneficios cuantitativos y cualitativos generados por el proyecto.
Financiero:
- aumento de margen,
- reducción de costo,
- aumento de la rotación
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No financiero:
- maximización de la satisfacción del cliente,
- mejora de calidad,
- fortalecer la competitividad,
- aceleración de un proceso,
- desarrollo de agilidad
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Costos y medios comprometidos
Describe los recursos (económicos, humanos, materiales…) necesarios para llevar a cabo el proyecto. No se trata de enumerar cada puesto con precisión, sino de dar órdenes de magnitud para informar la toma de decisiones.
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Planificación
Indique la fecha óptima de implementación con los principales hitos (reunión de lanzamiento, etc.). Información muy útil para la planificación y el arbitraje entre los distintos proyectos de la cartera.
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Riesgos y limitaciones
Un proyecto siempre tiene un elemento de riesgo. El propósito de esta parte es hacer un balance de los riesgos y sus impactos.
También identifique las limitaciones que pesan sobre el buen funcionamiento del proyecto o sobre los entregables (por ejemplo: falta de habilidades internas, sobrecarga de los equipos involucrados en la implementación, etc.)
Asesoramiento adicional
Para que este documento sea efectivo, aquí hay algunos principios clave a seguir:
- Debe ser claro, conciso y directo.
- Su diseño agradable e impactante para convencer.
- No uses jerga profesional. Algunas partes interesadas no son especialistas.
- No se sobrecargue con números y otra información superflua. El objetivo es brindar elementos para la toma de decisiones y no rehacer el análisis en sus detalles.
- Debe ser un vendedor con objetivos claros.
