Gracias a ella, puede controlar el desarrollo de su actividad siguiendo las brechas entre la previsión y la realidad. El cuadro de mando ocupa un lugar central en las herramientas de gestión de cualquier líder, gerente, ejecutivo, líder de equipo … Ya sea para sus propias necesidades o para las de otros empleados, aquí están los puntos clave para desarrollar dicha herramienta.
Resumen
- 1 - Definición
- 2 - Los diferentes tipos de TB
- 3 - ¿Cómo construir un tablero "bueno"?
- 4 - Pasos para desarrollar una TB
- 4.1 Contenido
- 4.2 La elección de la solución técnica
- 4.3 La estructura del tablero
- 4.4 ¿Qué gráficos elegir?
- 4.5 Elección de colores
1 - ¿Qué es un tablero?
Empecemos por la definición. La función del "tablero" es para permitir la visualización, el seguimiento y la fácil explotación de los datos relevantes en forma de figuras, ratios y gráficos. Estos indicadores ( también llamado KPI ) están vinculados a objetivos con el fin de tomar decisiones.
Ejemplo: el tablero de un automóvil es una ilustración perfecta de lo que se trata. En su vehículo, puede ver las principales métricas: velocímetro, indicador de combustible, alerta de nivel bajo de agua, etc. información esencial e importante para conducir (pilotar) su vehículo.
Para la gestión, el principio es el mismo. Un conjunto de indicadores lo alerta sobre desviaciones críticas, lo ayuda a evaluar una situación, lo guía en sus decisiones, lo apoya en la comunicación de hechos y motiva a sus equipos en torno al seguimiento de objetivos.
Si eres un creador de negocios, podrás controlar más fácilmente el desarrollo de tu negocio gracias al seguimiento de tus objetivos financieros, de marketing, comerciales, etc. Eres capaz de evaluar las diferencias entre la previsión de tu plan de negocio y la actual cifras) - y tomar, si es necesario, las decisiones necesarias y realizar las acciones necesarios para rectificar la situación y alcanzar los objetivos marcados.
2 - Los diferentes tipos de cuadros de mando
Como acabamos de ver, el objetivo principal de un TB es gestionar una actividad, es decir, tomar decisiones para actuar en base a los resultados observados. Sin embargo, también se puede utilizar para analizar una situación: comprender las razones de un fracaso (o incluso un éxito), anticipar amenazas, etc. Lo que da 3 propósitos:
- gestión operativa: supervisa la ejecución de tareas a nivel de operaciones y la implementación de un plan de acción - ejemplo: número de nuevos clientes para vendedores, tasa de agotamiento de existencias para el departamento de suministros, tasa de won para un centro de llamadas, gestión de proyectos, cuadro de mando de gestión para seguimiento presupuestario, gestión de riesgos, etc. La gestión de su negocio se vuelve "ágil": la reactividad es un factor clave de éxito. Con estas herramientas de apoyo a la toma de decisiones, es fácil implementar acciones correctivas apropiadas si la situación lo requiere.
- gestión estratégica: da una visión global de las actividades de la compañía al comité de dirección (aumento de la facturación, número de clientes, cuotas de mercado, evolución de la rentabilidad, etc.) ya los grupos de interés. Consulte el Cuadro de mando integral de Kaplan y Norton. Facilita la toma de decisiones.
- análisis de los datos: este uso es menos convencional que los demás. Su objetivo no es entregar información sintética y operativa, sino por el contrario brindar material para la comprensión de las cifras. Una de las aplicaciones es la mejora continua de procesos. Estamos en la búsqueda de causas. Es lícito preguntarse si sigue siendo un tablero sin, por supuesto, cuestionar su utilidad.
Vea también cómo crear un tablero de proyectos
3 - ¿Cómo construir un tablero "bueno"?
No se trata de producir herramientas a cambio de nada. ¡Puede reclamar la victoria si el fruto de su trabajo es realmente utilizado por sus destinatarios, ya sea usted o sus colaboradores! Configurar un tablero aceptado y entendido es necesariamente simple y relevante.
Lo que significa :
- 1 - la participación de los futuros usuarios en el diseño de la tabla y la selección de indicadores. Para que sea aceptado, es importante involucrarlos desde la creación. Los riesgos de equivocarse (elección incorrecta, demasiada información, etc.) se reducen considerablemente. Además, al ser un actor en el desarrollo de herramientas, la propiedad del usuario es natural. Todavía tienes que involucrarlos realmente y no imponer tus propias ideas en cada etapa.
- 2 - Un número limitado de medidas para centrarse en lo esencial. Sobre todo, no sobrecargues tus mesas a riesgo de hacerlas ilegibles. Algunos dicen que todas las medidas deberían caber en una página.
- 3 - Resultados indiscutibles - con una definición transparente, sencilla y comprensible, sin posible disputa - un perímetro de hormigón definido, sin planta de gas para calcular los valores …
- 4 - Indicadores que habilitan la acción - un nivel de detalle suficientemente preciso para actuar.
- 5 - Fuentes de datos accesibles (para el cálculo de medidas)
- 6 - Uno plantilla de tablero claro, fácil de usar - motivador para aprovecharlo al máximo
4 - Pasos para desarrollar un TdB
A medida que se desarrollan los pasos, le sugerimos preguntas que debe hacerse para crear un panel de control esencial, relevante y operativo. Esta metodología le ayudará a configurar una herramienta eficaz.
4.1 Contenido
Determinar los objetivos del tablero
Para que sea útil y utilizado, es necesario identificar quién lo utilizará y cómo (seguimiento de acciones, análisis de datos, etc.). Realizar un estudio de necesidad para establecer el marco general para la construcción de la herramienta de medición.
Preguntas de ejemplo:
| Usuario | ¿Quien es el beneficiario? ¿Tiene ya un sistema de informes? ¿Se siente cómodo con los informes sin papel? |
| Usar | ¿Qué tipo de tablero necesita? Que información ? En que casos ¿Qué va a hacer con eso? ¿Con qué frecuencia consultará los resultados? ¿De qué forma desea recibir el tablero? |
Esta información también te será útil para elegir la solución técnica (ver más abajo)
Identificar los objetivos y elegir los indicadores clave
Hay globalmente 2 tipos de indicadores de desempeño :
- los indicadores de actividad (o proceso): miden volúmenes en relación con los objetivos de seguimiento de la productividad (cantidades vendidas, cantidades compradas, número de referencias en stock, etc.).
- los indicadores de resultados: financieros, de calidad, de rentabilidad, de costes… evalúan el rendimiento. En términos de eficacia, para la consecución de un objetivo marcado - la eficiencia: para el uso óptimo de los recursos.
Para gestionar una actividad, los indicadores debe estar conectado a uno o más inductores de rendimiento . Para un determinado objetivo, estas son las causas que tienen mayor incidencia en el desempeño de la actividad. También hablamos de variables de acción (querido a el método OVAR ).
Ejemplo para definir sus indicadores
| Actividad | Objetivo de la actividad | Inductor de rendimiento | Indicador | Objetivo |
| Gestión de quejas de clientes | Maximice la satisfacción del cliente mediante la gestión de quejas | Velocidad de procesamiento | Tiempo promedio de procesamiento (indicador de resultado): tiempo transcurrido entre la toma en cuenta de la respuesta telefónica al cliente | 24 hs máx. |
| Número de archivos procesados por día y por persona (indicador de actividad) | 30 | |||
| Resolución de problemas: proporcione una respuesta que satisfaga al cliente. | Tasa de quejas (resultado) | 80% |
Las preguntas :
Dependiendo de los objetivos definidos, ¿cuáles son los impulsores del desempeño? ¿Qué indicadores elegir? ¿Cuáles son los objetivos cuantificados asignados a cada indicador?
Recuerda que para ser efectivo una lente debe ser "inteligente". Otro punto, cualquier medida cabe en una noción de calidad, costo o tiempo . Tenga en cuenta esta tríada al elegir sus métricas y proporciones.
Organizar la jerarquía de dirección
Si debe crear un conjunto de herramientas para administrar su negocio, tenga cuidado de respetar la coherencia entre los TB en cada nivel. Por ejemplo, los objetivos del servicio deben reflejarse de forma consolidada en el nivel superior.
Alineación estratégica es imperativo respetar!
Definir frecuencias de actualización
Para leer: Diseño del tablero - Metodología, herramientas y ejemplos visuales
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Para saber qué periodicidad de actualización del indicador utilizar (diaria, semanal, mensual, etc.), se deben considerar varios puntos:
¿Con qué frecuencia se notan los cambios? ¿Con qué frecuencia la interpretación es relevante y permite la acción?
Cuanto más cerca esté de las operaciones elementales, más corta debe ser la frecuencia. . Un operador que supervisa la productividad de su máquina debe reaccionar muy rápidamente ante cualquier desviación. Por el contrario, para la gestión estratégica, no tiene sentido tomar decisiones sobre un cambio semanal en la facturación. El tomador de decisiones busca analizar una tendencia marcada, por lo tanto, generalmente durante varios meses.
4.2 La elección de la solución técnica
Seleccione el medio
¿Vas a confiar en la hoja de cálculo de Excel? ¿Está su herramienta de generación de informes integrada en su suite de inteligencia empresarial o en su software de gestión? ¿Un servicio Saas especializado en Internet?
Una vez más, tenga en cuenta que lo importante es la sencillez y eficacia del soporte. Una interfaz amigable, gráficos agradables de consultar… juegan un papel importante en la apropiación de la herramienta.
Identificar fuentes de datos
¿Cómo recopilará los datos para el cálculo de los indicadores? ¿Dónde ir para obtener la información?
En este paso identifica las fuentes de datos que alimentarán el tablero : software de contabilidad, gestión de ventas, ERP, CRM, datawarhouse … - luego define cómo estos datos se retroalimentarán en su herramienta (importación de archivo de Excel, enlace entre bases de datos, etc.)
Definir cómo entregar la TB a los destinatarios.
¿Cómo se distribuirán los paneles a sus destinatarios? Esta pregunta está estrechamente relacionada con la elección del medio. Ciertos servicios SaaS permiten la distribución directa a los usuarios.
Para las otras soluciones, la elección se divide entre ponerlo a disposición en un directorio dedicado (en un servidor, a través de una intranet, etc.) - el usuario va a encontrar su propio tablero - y otra opción donde el documento es "empujado" a su destinatario por correo electrónico. Tenga en cuenta que en el primer caso, un sistema de alerta por correo electrónico informa de la presencia de un nuevo documento.
En algunos casos, el tablero está en formato de papel.
Otra vía para orientar el tipo de implementación a retener es revisar el análisis de su uso. ¿Será compartido? ¿El usuario necesita acceso remoto?
4.3 La estructura del tablero
Otro punto crítico es el diseño y la organización de la información dentro del tablero. Recuerda que es fundamental ¡formatear y estructurar un todo simple, coherente, eficiente y orientado a la acción!
Son posibles varias opciones para presentar la información.
Por grupo de indicadores
Reúna los indicadores por objetivo creando secciones.
Ejemplo: ventas, marketing, recursos humanos para la gestión estratégica
Por nivel de detalle
Desde los más sintéticos hasta los más detallados. Representa una jerarquía entre medidas.
Por vínculo causal
Vinculando los indicadores que se afectan entre sí.
4.4 ¿Qué gráficos elegir?
Un gráfico le permite interpretar una medición de un vistazo. Complementa ventajosamente los ratios mostrados. Pero, ¿cómo se elige el gráfico adecuado para una visualización eficaz? Aquí hay algunas recomendaciones con tipos de gráficos básicos.
Representa una proporción
Para visualizar un% entre un conjunto dado, el gráfico circular (también llamado diagrama circular) es bastante apropiado:
Sin embargo, tenga cuidado de limitar la representación a un máximo de 5 valores para no sobrecargar el gráfico y, por lo tanto, ilegible.
Representa una razón
Se puede usar el gráfico circular, pero el indicador es más relevante, porque muestra el posicionamiento entre 0% y 100%
Representa una progresión
Los gráficos de tipo de línea le permiten visualizar rápidamente las tendencias y el progreso en un espacio-tiempo determinado. También es posible utilizar el histograma (ver más abajo). Además, resaltar progresiones positivas y negativas con la ayuda del color.
Comparar categorías, niveles
El histograma (o gráfico de barras o gráfico de "barras") es ideal para poner los datos uno al lado del otro para facilitar la comparación de valores. Como recordatorio, el gráfico circular resalta las proporciones, es decir,%.
Por lo tanto, las ventas entre diferentes productos también se pueden representar usando un gráfico circular para rastrear el peso de cada uno en la facturación general, así como también usar un gráfico de barras para visualizar y comparar el nivel de resultado entre cada uno.
Tenga en cuenta que las barras del diagrama pueden ser horizontales.
Para una visualización de tendencias además del volumen, aquí hay un histograma de columnas apiladas.
Es posible acumular información utilizando gráficos compuestos. Por ejemplo una serie en curva y otra en palos.
Sugerencias: tenga cuidado con los gráficos demasiado sofisticados, como las visualizaciones en 3D. Ciertamente estéticos, y más aún … pierden eficacia al hacer más compleja la lectura de los resultados.
4.5 Elección de colores
Están ahí para ayudar y no confundir el mensaje. Por tanto, es aconsejable evitar los colores chillones.
Lo ideal es utilizar paletas, queridas por los diseñadores gráficos. Tendrá así colores armoniosos, agradables de consultar.
Para distinguir las cifras positivas (aumentos o objetivos superados) de las negativas (pérdidas, objetivos no cumplidos), siempre se requieren el verde y el rojo.
Este archivo está referenciado en: Desempeño de compras - Tablero - Desempeño comercial - Desempeño y gestión de procesos - Indicadores de desempeño: cómo elegirlos e implementarlos - ¿Cómo construir un tablero de recursos humanos? ¿Qué indicadores elegir? - Las claves de la gestión del desempeño
