En la era de la reunión aguda, es esencial jugar la carta de la originalidad mientras se busca la máxima productividad. Los métodos ágiles han revolucionado el mundo empresarial, con estilos de gestión transversales que permiten a todos expresarlo con mayor libertad en un archivo.
Si las "reuniones de pie", los "scrums diarios", los "sprints" … ahora están floreciendo en los pasillos de las empresas en Francia, el hecho es que cada una de estas reuniones tiene, al amparo de un nombre anglosajón bastante divertido - tiene un ritual y un propósito específicos.
"Reunión de pie", el principio
Traducido literalmente como "reunión permanente" en francés, El concepto de este tipo de reunión es muy simple: los participantes se colocan en círculo para facilitar los intercambios y la efectividad de la entrevista. . Ni silla ni mesa, los participantes intercambian cara a cara, cada uno por turno, sin distinción de puesto, de manera muy informal. El intercambio se realiza entre todos y no para la atención de un mismo participante.
En general, el período de tiempo asignado a "Stand-ups" es relativamente corto: cuente uno mínimo de 5 minutos y máximo de 15 . Ningún facilitador designado: nadie dirige realmente la sesión, solo un administrador de sesión es responsable de garantizar que se respete el marco de la reunión (en particular, comprobar que la sesión no se deslice en demasiados detalles) y el tiempo. Siempre puede ser la misma persona o cada miembro del grupo por turno.
Los intercambios tienen lugar cuando cada persona interviene. Es posible utilizar un objeto, un testigo en cierto modo, que pasa de un participante a otro para estructurar los intercambios y respetar la palabra de cada uno: solo el que tiene el testigo en la mano puede hablar antes de hacerlo. sus colegas.
Se puede usar una pared o un rotafolio para "tomar notas" usando notas adhesivas que se colocan y se mueven de acuerdo con el progreso de la tarea escrita en él.
Este estilo de reunión no es apropiado para ningún tipo de reunión. ¡Es difícil imaginar una reunión estratégica de gran importancia celebrada en pocos minutos en medio del corredor! Por lo tanto, las reuniones de pie deben reservarse para pequeños artículos diarios, por ejemplo.
¿Por qué una reunión permanente?
Metas
El propósito de estas entrevistas es simple. Se trata de hacer un balance de los problemas actuales de forma rápida y eficiente . Como por ejemplo :
- hacer una valoración general Las misiones de cada uno: lo que se ha hecho, está previsto que se haga el mismo día, aún queda por hacer.
- responder a un problema : dificultad particular encontrada en un proyecto (todo el grupo piensa en conjunto para encontrar una solución).
- intercambiar información útil : aquí se puede obtener fácilmente un elemento que le falta a uno de los protagonistas cuestionando al grupo, o el director del proyecto puede, durante estas reuniones, transmitir a todo su equipo los últimos intercambios - estratégicos o de desarrollo, por ejemplo - que tuvo con el cliente.
- energizar al grupo : potenciar la cohesión y el espíritu de equipo, potenciar la motivación colectiva y personal.
- recordar los objetivos del proyecto: mantener la visión global del proyecto y el objetivo a alcanzar.
Ventajas
Si no se van a generalizar los stand-ups, no obstante tienen ciertas ventajas y permiten, en particular,:
- limitar la duración de los intercambios : la posición de pie induce naturalmente a intervenciones concisas. Los participantes generalmente van directo al grano, sin deseos de prolongar demasiado esta postura en la que todos permanecen acampados sobre sus piernas, lo que rápidamente puede volverse incómodo.
- fluidez de los intercambios : el lado no formal e interactivo del círculo permite discursos más naturales y liberados.
- optimizar la atención de los participantes : la postura de pie refuerza la atención, además, ¡es difícil consultar sus correos electrónicos o navegar discretamente en la Red cuando uno está parado frente a sus compañeros!
- fomentar el espíritu colaborativo : intercambios facilitados, centrados en objetivos colectivos, intercambio de conocimientos especializados e información.
- Identificar las avenidas que deben alentarse y las que deben abandonarse. : en el contexto de proyectos de innovación, por ejemplo, donde se ahorrará un tiempo precioso gracias a estos puntos regulares que permiten evitar perder tiempo en soluciones que finalmente no funcionarán.
Limites
Además del hecho de que no pueden reemplazar todo tipo de reuniones, los "stand-ups" tienen algunos inconvenientes:
- delicada toma de notas : limitado por la postura de pie. Sin embargo, aún es aconsejable estar al tanto de lo que se dijo durante el stand-up.
- posible inconveniente para algunas personas: dolor de espalda, problemas circulatorios, embarazo, etc.
- no hay tiempo para detalles : estos se discutirán más adelante o aparte del stand-up, si corresponde.
Organizar una reunión de pie
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Prepárate para la reunión
En primer lugar, para decidir sobre la celebración de stand-ups diarios entre diferentes actores, es fundamental que tengan un proyecto, un objetivo común. Definir los temas y preguntas que se discutirán, el tiempo asignado para la reunión así como el responsable o líder de la jornada..
El propósito de dicha sesión no es informar a sus colegas sobre su misión diaria si no están preocupados por el tema. Además, el objetivo principal es compartir información útil y constructiva para el grupo . Así, los participantes no se limitan a decir simplemente "trabajé en xxx", sino más bien "trabajé en xxx según esa metodología que era la más adecuada", por ejemplo.
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Para ir directo al grano
El objetivo de la reunión permanente es intercambiar información útil para todos los participantes de forma rápida y eficaz. Por tanto, no conviene entrar en detalles. Estos posiblemente podrían discutirse más adelante. De la misma forma, los puntos que solo interesan a una parte del grupo serán discutidos más adelante y por separado.
Si es necesario, escriba los temas que se discutirán después del stand-up. Esto evita el olvido y permite que todos vean que su solicitud se ha tenido en cuenta, incluso si no se discute más ampliamente sobre el terreno.
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Tomar notas
Los post-it son herramientas útiles. La ventaja: fáciles de usar, mover e identificar por códigos de colores, limitan la posibilidad de escribir tostadas y promueven información esencial.
El sistema Kanban (ilustrado arriba) se adapta perfectamente: proveniente de la industria automotriz japonesa, la metodología "Kanban" (etiquetas en japonés) le permite visualizar rápidamente el progreso de un proyecto. Como parte de un equipo ágil, cada tarea - o "historia de usuario" - se materializa mediante un post-it que se moverá de la columna "por hacer" - por hacer - a la columna "hecho" - hecho - en el camino por la columna "en progreso" - en progreso - o incluso "probando" - en la fase de prueba - dependiendo de su etapa de progreso.
Gráfico y visual, este sistema es formidable en eficiencia y transparencia cuando se usa en un medio físico (pizarra, pared, etc.) y no virtual (software). -
Energizar la reunión y unir a sus participantes
Aportar positividad y dinamismo al encuentro para maximizar los intercambios constructivos y productivos. Por ejemplo, puede utilizar una cookie que pasa de un participante a otro en un orden indefinido. Quien recibe el testigo toma la palabra y, a su vez, se lo pasa a otra persona.
Estas breves reuniones diarias son una oportunidad para compartir una visión global de un proyecto manteniendo un espíritu positivo, que influirá en el estado de ánimo del equipo y las acciones futuras.
