Lo mínimo que podemos decir es que a las empresas francesas les encantan las reuniones. Los franceses dedicarían una media de 4,5 horas semanales a estos encuentros profesionales. Conferencias, seminarios, sesiones informativas, reuniones de gestión y servicio, lluvia de ideas, reuniones stand-up, "conferencias telefónicas", revisiones de proyectos, etc. No faltan los tipos de reuniones y los nombres que se dan para definirlos. Teniendo cada uno de estos encuentros una razón de ser legítima y un objetivo a priori bien definido, se recomienda encarecidamente que cada persona invitada a participar.
Si nuevamente estas entrevistas fueron productivas … Sin embargo, apenas la mitad de ellas realmente lo son: regularmente, las discusiones comienzan en todas direcciones, se prolongan o no conciernen a todos los participantes. Agenda poco clara, facilitador desactualizado, organización tosca, discursos no preparados … las trampas socavan rápidamente la eficacia de estas entrevistas.
Sin embargo, ¿deberíamos prohibir pura y simplemente las reuniones que permanecen sin embargo, cuando sean relevantes y estén bien dirigidas? una gran herramienta en términos de comunicación, colaboración, intercambio de experiencia , etc? ¿Cuáles son las causas de la improductividad de estas reuniones? ¿Cómo hacer efectivas estas entrevistas?
Encuentro en el corazón de las prácticas gerenciales
Estos momentos de encuentro profesional entre diferentes actores (compañeros, expertos, socios, empleados de una misma entidad, etc.) son sobre todo un momento privilegiado para hacer balance de la marcha de un expediente, reflexionar juntos y dar respuesta a un problema determinado, intercambiar información, presentar un nuevo proyecto, etc. Por tanto, son esenciales para la vida de un servicio, una empresa y son una importante palanca de comunicación .
En efecto, las reuniones tienen varios objetivos para la entidad que las organiza:
- administrar un equipo ,
- articular y monitorear el progreso de un proyecto ,
- anunciar transformaciones ,
- Formar nuevas herramientas, nuevos métodos organizativos,
- presentar e informar ,
- etc.
En teoría, cada reunión debe responder a una pregunta definida de antemano, que conduzca a una toma de decisiones concreta y productiva. Todos deben retener elementos favorables al avance y consecución de objetivos, información hasta entonces faltante, o contentos de haber podido hacer un aporte al edificio.
En la práctica, lamentablemente esto está lejos de ser el caso. Porque en Francia en particular, nos gusta debatir, argumentar, a veces sobre temas tan inútiles como contraproducentes (el color del papel higiénico, plantas artificiales vs naturales, etc.).
Si los motivos de estos múltiples y variados encuentros son a veces loables y parten de un buen sentimiento por parte de quien los organiza (preocupación democrática, ganas de obtener la opinión de todos antes de decidir por miedo a tener que asumir una elección que pocos aprobará, voluntad de involucrar plenamente a su equipo, transparencia en la comunicación, etc.), el hecho es que la reunión aguda no es una prueba de eficacia.
En efecto, no es tanto la cantidad de reuniones lo que hace que la gente se avergüence, sino su lado no productivo. Vincular reunión tras reunión a menudo denota una falta de organización o incluso una gestión defectuosa.
¿Cuáles son las causas de estas reuniones improductivas?
Hay varias vías que pueden conducir a la ineficacia de ciertas reuniones:
- falta de gestión o gestión deficiente : un gerente que no puede tomar decisiones por sí mismo o que se siente incómodo con su papel de líder tenderá a tener más reuniones para tranquilizarse.
- gestión colaborativa en exceso : involucrar a su equipo no debe significar renunciar por completo a su rol directivo y evitar la toma de decisiones individuales, por ejemplo.
- falta de organización : tema discutido decidido "por un repentino estrés de la cabeza", participantes convocados sin pensarlo o más modales que eso o agenda clara, demasiada cantidad de invitados, tiempo de reunión demasiado largo o por el contrario demasiado limitado.
- falta de preparación : por parte del organizador, pero también puede deberse a que los participantes han tenido que intervenir y no han organizado realmente su intervención.
- agenda difusa : múltiples sujetos que tocan varias categorías de actores reunidos en una misma sala y al mismo tiempo (¡confusión, malentendidos, enfado e impaciencia garantizados!), tema de reflexión demasiado amplio o mal definido.
- animación plana o no adecuada : moderador inaudible, habla monótona, vocabulario incomprensible, dificultad para enmarcar el pensamiento o las intervenciones de todos, dificultades para dar / hablar, falta de energía o incluso confiar en su capacidad de improvisación …
- discusiones que se desvían del tema : cuando la discusión no está debidamente enmarcada, las discusiones pueden desviarse fácilmente, ir en todas direcciones y finalmente terminar en algo diferente al tema inicial. ¡Azote de la productividad y pérdida de tiempo garantizada para cada participante!
¿Cómo salir del reencuentro?
Salir de la reunión no siempre significa reducir la cantidad de reuniones (a menos que su agenda no incluya nada más. En cuyo caso, es hora de reducir las reuniones y volver a visitar toda su organización). Una entrevista eficiente y productiva es ante todo un momento cuidadosamente preparado por adelantado .
Algunos consejos para una reunión productiva
- escribir una agenda efectiva : es el secreto de una reunión eficaz. Definir el objetivo de la entrevista. lo más claramente posible. Sea específico y conciso.
- invitar a los participantes : unos días antes del gran día, te encargarás de invitar a todos informándoles de la agenda, el avance general de la entrevista así como su rol durante dicha reunión así como los elementos que tendrán que compartir o preguntas. a lo que deberá aportar respuestas o puntos que deberá presentar, etc.
- calibrar la reunión : elija el lugar correcto, el momento correcto, la duración correcta, los participantes correctos (número y función) para eliminar el tiempo perdido para todos.
- empezar a tiempo : incluso si no todos los participantes están presentes. Luego, se encargará de dar la bienvenida a los recién llegados con una pequeña oración específica que se reformulará sin lastimar y, por lo tanto, establecerá el marco para una entrevista productiva.
- presentar el marco : inicie su intervención recordando el objetivo de la reunión así como su esquema general (temas discutidos, recorrido de los diferentes participantes y rol de cada uno, tiempo asignado, etc.).
- animar eficientemente : dependiendo del tipo de reunión que hayas elegido y de los participantes, te asegurarás de adoptar el estilo de animación adecuado para más dinamismo e intercambios. Vocabulario, velocidad del habla, momento formal o informal, presentación ilustrada, etc. ¡Tantos criterios a tener en cuenta y dominar para una reunión eficaz! También sepa distribuir los discursos y fomentar la escucha así como los intercambios constructivos (puede, para ello, confiar en el método de los 6 sombreros de reflexión, por ejemplo). Sorprenda a sus interlocutores positivamente con un estilo de animación que dará en el blanco.
- Limite las ayudas visuales : ilustraciones sencillas, legibles y visibles para todos, sabiamente y en número limitado (solo se reforzará la atención de tus interlocutores a tu mensaje).
- escribe un reporte : este documento debe ser preciso y fiel a las discusiones, reflexiones y decisiones tomadas durante este encuentro. También deberá indicar las acciones a tomar. Enviarás este informe a cada uno de los participantes así como a cualquier persona susceptible de verse afectada, pero cuya presencia no sea obligatoria.
